合同管理办法（修订版）
第一章总则
第一条为规范XX公司（以下简称“公司”）合同管理工作，保护公司和公司下属分子公司（以下简称“各单位”）在商务活动中的合法权益，防范合同风险，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称合同，是指公司与法人、组织签订的工程合同，公司与职工或外聘人员签订的劳动合同由人力资源部统一管理，管理办法另行规定。公司与法人、组织、自然人签订的非工程类合同，遵照公司的有关规定执行。
第三条本办法所称合同管理，是指对公司及各单位根据内部相关制度签订的合同、协议书等进行审查、监督和管理。合同管理的内容包括对资信调查、意向接触、商务谈判、审核会签、签订与履行、变更与解除、纠纷处理及备案归档等全过程的管理。
第四条公司合同管理工作坚持“以加强事前防范、事中控制为主，做好事后补救为辅”的原则，实行统一归口集中管理机制，并实行承办人、审核会签、授权委托、统一编号、合同专用章管理、台账管理、重大合同监督及合同统计归档等制度。
第五条工程合同：是指合同标的包含设计、设备采购与供应、施工、调试及相关的服务的部分或全部的合同，包括工程承包合同和工程分包合同。
第六条重大工程合同及以下所述的重大标的是指：
（一）涉及企业改制、产权（资产）处置和对外租赁经营、及涉外合同；
（二）标的额一定金额（含）以上的合同；
（三）新业务模式合同；
（四）其他关系公司重大经营和发展、信息披露的合同。
第七条本办法适用于公司本部和所属企业及项目公司。各单位可根据本规定，结合本单位情况，制定具体管理办法或实施细则。
第二章合同管理部门及职责
第八条公司合同管理部为公司的合同归口管理部门，所属企业及项目公司的合同归口管理部门由各单位确定。合同归口管理部门负责对合同管理工作所涉及的合同文件等进行编号、规范及审查。
第九条公司合同归口管理部门的主要职责有：
（一）建立健全公司的合同管理制度，并组织实施；
（二）直接负责公司本部合同的签订审核与管理工作；
（三）根据需要，会同各部门、各单位制定、推广使用公司相关“合同示范文本”；
（四）组织、监督、检查各单位对本办法的贯彻实施；
（五）办理公司法定代表人授权委托的具体事宜；
（六）办理公司重大合同的公证、鉴证；
（七）参与公司合同纠纷事宜的处理，指导各单位的合同纠纷处理事宜；
（八）对本部合同进行登录、统计，对所属各单位的重大合同进行汇总
统计及备案；
（九）宣传有关合同管理的法律、法规和规章，总结推广合同管理工作经验，通报合同管理中出现的问题；
（十）其他合同管理工作。
第十条公司本部及各单位承担具体合同办理任务的部门是合同的承办部门。
（一）承办部门负责其所承办合同的谈判、文本起草、提起会签、申办授权、签订、履行、变更与解除、纠纷处理及文本保管、报送归档等工作。
（二）每一件合同均应明确一个承办部门，公司各职能部门承办本部门职责范围内的合同。
（三）承办部门对每一件合同应确定一名具体承办人。承办人可以是本单位的业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。承办人需依法律、法规及本办法进行工作。
（四）承办部门及承办人应对自商约起至合同履行完毕止的全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与本单位有关部门及合同归口管理部门进行协商，并以承办部门为主进行解决。
（五）合同承办人应对其提供材料的真实性负责。
（六）公司作为承包商与发包单位签订合同，由市场营销中心负责组织，其他部门予以配合。公司作为发包单位与分包商签订合同，根据合同标的的不同，由承办部门负责组织，其他部门予以配合。
第十一条公司对外签订合同使用合同专用章，合同专用章共一枚，由公司总经理工作部负责保管，合同签订后，主管部门通过相关的审批手续加
盖公司合同专用章。
第十二条任何人不得以任何形式泄露合同涉及的技术、经营等商业秘密，或以任何理由向公司以外的法人、组织或自然人传播。
第三章合同的谈判与签订
第十三条承办部门负责组织合同的谈判。必要时，承办部门应邀请财务、技术、法律及与合同内容相关的其他部门参加。承办人应将谈判情况随时向本部门领导汇报，重大问题必须向公司领导请示。
（一）公司对外投标及合同谈判，应邀请公司有关部门参加重要商务和技术方案评审，并提交有关文件备案；
（二）合同承办部门应完整收集和保存谈判对象的有关资料，以保证降低合同风险，保护企业的合法权益；
（三）参与谈判的人员必须签订保密协议，对谈判过程中所涉及的信息负有保密义务，如若违反保密原则造成了公司损失，泄密人员要承担法律责任；
(四）谈判时，要重点关注合同标的、质量或技术标准；合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式；违约责任和争议解决方法；合同变更或解除条件；合同有效期限等；
(五）谈判时，应指定专人专门记录谈判过程中的重要事项和参与谈判人的主要意见，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据；
（六）谈判结束后，承办部门应制作谈判备忘录，并经各方签字盖章。
备忘录应记载以下内容：
1.准备会议情况，包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保
留意见、法律意见、需要请示法定代表人或总经理的事项等。
2.谈判情况，包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧，以及
我方谈判人员提出的应对意见等。
第十四条合同应由公司法定代表人签订；指定代理人签订时，应由法定代表人签发授权委托书。
第四章合同的起草
第十五条合同应一律采用书面形式。
第十六条合同的起草由己方承担的，由承办部门负责起草，文字应严谨、简练、准确，重点注意如下事项：
（一）合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释；
（二）合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数；
（三）除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。
第十七条起草合同时，应当选用公司合同示范文本。没有相应示范文本的，应参照国家或行业的标准示范文本，并结合实际情况进行完善。
第十八条对于因以下几种情况导致无法使用公司合同示范文本的，承办部门应提交情况说明，经公司部门负责人或所在单位主管领导同意，方可不选用公司合同示范文本：
（一）参与投标过程中，业主单位要求必须使用业主提供的合同文本的；
（二）我方在合同谈判中处于明显劣势地位，必须使用对方提供的合同文本的；
（三）其他特殊情况。
第十九条使用对方提供的合同文本签约时，承办部门应依据公司合同示范文本的风险提示控制签约风险。
第二十条合同应当包括以下内容：
