有如何提升工作效率-高效的时间管理

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时间管理六步
一、做好计划和统筹
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限
六、改进方法和习惯
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高效能人士的七个习惯
忙人的告白
因为我们不知道究竟什么对我们最重要 , 所以每件事 好像都很重要； 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都 做； 有些人看到我们每件事都做 , 所以，他们期望我们什
简单的就是最好的
明确期限，少说‚尽快‛ 经常进行整理和分类（5S） 把工作做在前面 不断优化工作方法

好记性不如烂笔头
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考试前，老师常常教我们，先做容易的、简单的
题目，将复杂的、难度大的题目留到最后做，以免浪
费时间。
请问：这个方法在工作中也可行吗？为什么？
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时间管理六步
1、做好计划和统筹 3、化被动为主动
6
高效的时间管理
一、管理者常见的时间陷阱
☞二、时间管理六步 三、高效能的九条守则
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时间管理六步
一、做好计划和统筹
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限
六、改进方法和习惯
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案例：广交会展位的来电
9

Fra Baidu bibliotek
一般情况下，在每年、每月、每周、每天
当中，较忙的是什么时间段？ 有哪些工作可以提前做？
2、要事第一 4、化繁为简
5、明确期限
6、改进方法和习惯
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时间管理六步
一、做好计划和统筹
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限
六、改进方法和习惯
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1、给自己的目标、计划设定清晰的期限
一个减肥的例子
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2、与别人约定期限
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3、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。
帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，
你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限 六、改进方法和习惯
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1、学会对付不速之客
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问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来 安排一件C类工作，王经理该怎么说？ 问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，
忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？
问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、
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走不回来的人
有一次，我要在客厅里挂一副画，请邻居来帮忙。画已经在墙上扶好 ，正准备砸钉子，他说：‚这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。‛ 我遵从他的意见，让他帮着去找木块。 木块很快找来了，正要钉，他说：‚等一等，木块有点大，最好能锯 掉点。‛于是便四处去找锯子。找来锯子，还没有锯两下，‚不行，这锯 子太钝了，‛他说，‚得磨一磨。‛ 他家有一把锉刀，锉刀拿来了，他又发现锉刀没有把柄。为了给锉刀 安把柄，他又去校园边上的一个灌木丛里寻找小树。要砍下小树，他又发 现我那把生满老锈的斧头实在是不能用。他又找来磨刀石，可为了固定住 磨刀石，必须得制作几根固定磨刀石的木条。为此他又到校外去找一位木 匠，说木匠家有一现成的。然而，这一走，就再也没见他回来。当然，那 幅画，我还是一边一个钉子把它钉在墙上。下午再见到他的时候，是在街 上，他正在帮木匠从五交化商店里往外架一台笨重的电锯。
么都做；
每件事都做让我们非常忙碌 , 所以我们没有时间去考 虑：究竟什么对我们最重要？
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时间管理四象限
1、既重要 又紧急
2、重要但 不紧急
3、不重要 但紧急
4、不重要 不紧急
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定义
重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。
紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。
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时间管理四象限
紧急 重要
限时完成的重要会面或
样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在
只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收 到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》， 而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
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在工作中，有哪些东西应该化繁为简？
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简化工作是所有优秀管理者的共同特 质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问 题。所以要善于将复杂的问题简单化。
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猴子的照料与喂养规则：
规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会 饿死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图 使他们复活上。 规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围 内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次515分钟。 规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻 找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。 规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性 级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要 模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者 的背上。
有如何提升工作效率
1
练习题：日程排序
2
A排序 B排序 C排序 D排序 E排序
1 2 3
F排序
4
5
3
一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个
不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种 资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是 一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上 忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……
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懒惰的员工
犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾 馆分别评选出10名最勤快和10最‚懒惰‛的员工。汉弗特叫人把10名‚懒 惰‛的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要 我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：‚恭喜各位被 评为本宾馆最优秀的员工。‛ 看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特 接着解释道：‚据我观察，你们的‘懒’表现在总是一次就把餐具送到餐 桌上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多 走半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整天闲着，在偷 懒。但依我看，最优秀的员工全无例外的都是‘懒汉’，因为你们‘懒’ 得连一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的‘勤’，大多表现在他们 整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多 少趟，花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效 率吗？‛
各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重 要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这 些打扰？
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2、甩掉背上的猴子
你在走道上碰到一位部属，他说：‚我能不能和您谈一谈？我碰 到了一个问题。‛于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉， 一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息 并不足以做出任何决策。于是你说：‚我现在没时间和你讨论，让我 考虑一下，回头再找你谈。‛ 猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭 在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你 接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你： ‚那件事办得怎样了？‛如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去 做这件原本他该做的事。 这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如 山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。 ——摘自《别让猴子跳回背上》
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时间管理六步
一、做好计划和统筹
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限
六、改进方法和习惯
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这几个故事可以给我们什么启发？
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勤劳的保洁员
一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保 洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实 在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。 董事长停下来问：‚先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换 一把？‛ ‚我只有这一把了。‛保洁员头也不抬地忙乎着他的活。 ‚你为什么不去仓库领一把呢？‛ ‚仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。‛ 保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁 有些不知所措。‚噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一 把。‛ 看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：‚这是在工作吗？真 不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。‛
×
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为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？
案例：一个采购部经理
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问题：‚弹钢琴‛跟‚要事第一‛有冲突吗？
故事：桶、石块、碎石、沙子、水 故事：两个捡破烂的人
个案分析：失败的经历/成功的经历
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要追求‚利益最大化‛，但是对于不重要
的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？
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时间管理六步
一、做好计划和统筹
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时间管理六步
一、做好计划和统筹
二、要事第一
三、化繁为简
四、学会说‚NO”
五、明确期限
六、改进方法和习惯
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英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。
题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴 亡命运的科学家。
第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境 污染而面临死亡的恶运。
C
D
15
80/20法则

一个企业 80% 的利润来自其 20% 的核心业务或重要客户。 80%的销售额来自20%的销售人员。 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和 平庸的占了约80%。

在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。
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分析：正确的日程排序
高效时间管理=在最短的时间内做最多的事
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高效的时间管理
☞一、管理者常见的时间陷阱
二、时间管理六步 三、高效能的九条守则
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管理者常见的时间陷阱
1. 2. 3. 4.
5.
6. 7. 8. 9. 10.
由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。 交办工作时，没有明确最后期限。 不速之客的干扰；常被电话打断工作。 花较多时间替下属拿主意。 长时间面谈。 繁多、冗长、低效的会议。 缺乏细致的实施计划。 过多文书记录。 过于注重细节；追求完美
第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地 球免于遭受灭亡的绝境。
第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地 种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。 此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使 其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？
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法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这
○ 工作往后推移
× 放弃的工作 ABCD分类法：
A：必须要当天完成的工作 C：可以请别人代劳的工作
B：可稍后处理的工作 D：做与不做都无所谓的工作
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高效的时间管理
一、管理者常见的时间陷阱
二、时间管理六步 ☞三、高效能的九条守则
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追求高效能 最有价值的九条守则

追求事半功倍，而不是事倍功半 不要凡事追求完美 学会 ‚弃卒保帅‛
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买土豆的两个人
甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提 拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想 了想，说：‚你到市场上看还有什么卖的？‛ 乙去了一趟市场回来说： ‚还有一个农民在卖土豆。‛老板问：‚多少钱一斤？‛ 乙又赶去市场， 回来回答老板：‚8毛钱一斤。‛老板又问：‚总共有多少斤？如果全部 要了能便宜多少钱？‛ 乙又急忙来回奔跑。老板说：‚好吧，你先坐 着。‛然后又叫来甲，对他说：‚你去市场看看，看还有什么东西卖？‛ 不一会甲回来说：‚还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果 全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我 们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈 谈吧。‛老板对乙说：‚这其中的原因你该明白了吧！‛ 乙羞愧地回到 厨房干杂活去了。
不紧急
做计划、中长期规划 工作沟通与协调 思考工作方法和流程的改进
工作 影响深远的事情 ……
有些电话 有些信函、报告
向上司或公司提建议
A
……
B
忙碌琐碎的小事
不重要
有些无谓之请托、邀约
大部分会议 许多迫在眉睫的小事 符合别人期望的事
有些文件资料之处理
有些交际应酬 ……
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‚你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。‛
——西方谚语
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一些好习惯

第一次就把资料或物品放在正确位置。 将各类资料物品归类摆放，清晰标示。这样做可 避免费时间去找东西，更不会再有在别人面前翻
箱倒柜的尴尬。

下班前进行清理。
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轻重缓急符号化
在写规划时，为了使工作更加直观，除了阿拉伯数字 （1、2、3、4），还可以用其他符号表示重要程度： ↘紧急 ？待重新规划的工作 ！重要 √ 完成任务