浅谈办公自动化的意义
摘要:机关管理现代化是指在机关管理中使用各种现代化管理方法和先进技术手段,使日常工作达到科学化和自动化的要求。
在我国当前的情况下,有些机关单位并没有充分采用先进的网络信息技术,推行办公自动化,这样必定会影响到行政决策的准确性和正确性,影响到行政目标的实现。
因此,机关管理工作必须逐步实现现代化,充分利用先进的网络技术推行实施网上办公措施,提高办公效率,以适应现代化建设的需要。
关键词:机关管理现代化推行办公自动化
办公自动化的发展要追溯到50年代中期,那时的办公自动化是指用电子数字处理设备来实现簿记功能。
此后由于缺乏必要的物质条件等原因,一直得不到显著的发展。
到了70年代初,微型计算机的出现,为办公自动化的发展创造了较为理想的物质基础。
微型计算机是一种智能设备,且有价格低、体积小、通用性强、可靠性高、使用方便灵活等特点。
因而很快应用于各信息领域的办公室中,有力地推动了办公自动化的发展。
1 国外办公自动化的发展概况
70年代中期,美国首先利用微型计算机系统实现办公自动化以来,在发达国家已得到迅速的发展。
美国联邦政府高度重视办公自动化的发展和应用,到1984年,90%以上的政府机构作上了电子邮件系统和电子报表系统,70%以上的政府机构准备增加其他管理支持软件、文件查询与报告生成程序、数据库管理系统等。
到1987年,美国联邦政府大约有20%的官员和雇员可以在家里通过计算机网络进行办公或利用各处数据资源。
在目前,办公自动化系统中普遍采用各种先进的设备,如语言合成、语音识别、多媒体技术、光盘等,使办公更加自动化、现代化。
美国发展办公自动化大体经历了3个阶段。
1975年前为第一阶段,采用单机设备,以文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等为主,完成单项业务的自动化。
1975—1982年为第二阶段,该阶段采用部分综合设备,如专用自动交换机与文字、话音通信系统等,以实现关键竞争业务运行自动化。
1983年以后为第三阶段,该阶段采用系统综合设备,如多功能工作站、电子邮件等其他办公设备并入计算机网络,各办公室之间不仅能传递数据,而且能传递语音、图形和图像等信息,并采用多种决策支持软件,使办公人员不仅能快速获得所需信息,而且能在很短的时间内作出判断与决策,从而大大地提高办公效率和办公质量。
2 办公自动化系统应具备的主要功能
办公自动化系统的工作并不是原办公任务的简单再现,而要采用各种先进的办公设备、先进的技术装备实现办公自动化,以提高办公效率与办公质量,进一步促进本单位、本企业事业向更现代化的水平发展。
一个较为完善的办公自动化系统应具备以下主要功能。
2.1 文字处理功能
文字处理功能应包括建立、编辑、修改、存储和复制文件资料。
编辑方式应有插入、删除、替换、移动、合并等多种操作。
能支持多种输入方式,如键盘输入、磁盘文件输入、光、电扫描输入等。
能支持多种格式的编辑文件和打印文件输出。
用户能根据不同需要采用各种不同的显示格式,可以随意设定左右边界,标题和眉批,页号不同位置打印,字体、字号的选择,前后背景,字间行距间距,左右对齐等。
这部分工作一般都由通用的字处理软件如wordstar、WPS等来完成。
2.2 资料处理功能
对大量资料提供高效的处理能力,一般都采用数据库管理信息系统,建立起公用的或专用的数据库。
包括资料的登记、存储、分类、查询、汇总、制表等多种功能,并提供快速的、方便的访问数据库的手段,共享数据和各种保密措施等。
2.3 行政管理功能
即日常行政事务管理,会议事务安排和办公用品、设备使用与调度,如安排工作日程与工作计划、办公用品管理、会议室、广播设备管理等。
2.4 图形处理功能
利用计算机存储的大量数据绘制各种统计报表和统计图形,如直方图、圆饼图、折线图等。
采用汉字识别设备和技术,直接将手写和印刷的文件读入计算机,解决大量数据的快速输入问题,利用图像扫描器输入各种图像等。
这些图像可以包括正文、设计图、照片、图形和便条等。
有了图像处理功能,就可以做到从杂志上取下一张图,从合同上取下一个签章,或从报纸上摘下一条新闻等。
并能改变显示屏上的图像,将某一图像与其他图像合并成新图像,能将图像以数字形式存盘,打印图像,能用关键字检索图像等。
2.5 决策支持功能
这是评价办公自动化系统水平的重要标志,也是办公自动化发展的一个重要方向。
所谓决策支持,即是把管理信息系统与决策过程紧密结合在一起,以支持各类办公人员的知识活动与信息活动,帮助决策人员寻找解决问题的途径和模式,确定解决问题的方法,使过去由决策人员做的大量繁琐工作,如资料的收集、查找,综合统计与分析工作,以及多个方案的综合分析比较等交给计算机承担,然后决策
人员根据计算机的综合分析结果,就可以迅速、正确地作出选择、判断与决策。
2.6 网络通信功能
办公自动化系统是收集、存储和处理信息的系统,通信是非常重要的功能。
单位内部的通信可以通过一个或几个局部网来完成,与外界的通信则要用远程网,如电话网、卫星通信等。
并要开展电子邮政服务,为每个办公人员设立一个电子信箱,接受其他人送来的会议通知、活动安排等。
发送信件时,可以指定某个收信人或多个收信人,发送的邮件可指定机密级和加急级、是否对方应答、约定时间通信等邮件在网络内取得最短路径进行传送,加快信息的交换速度。
通信网内不但可传送文字和数据,还可传送声音和图像等。
2.7 分布计算功能和资源共享功能
利用计算机网络,许多数据采集与处理都可以分散进行,而处理后的信息资源,网络用户就可以共享。
一些先进的仪器、设备,网络用户之间也可相互利用,共享这些设备资源。
总之,一个办公自动化系统应该是功能齐全、设备先进、办公效率高的系统。
3 我国办公自动化技术的现状与前景
近几年来,随着各类计算机,特别是微型计算机使用的数量不断增长,一些支撑技术,例如中文信息处理技术、数据库技术、计算机通信网络技术等日益成熟,随着改革开放的不断深入发展,在现代化管理的要求日趋迫切的形势下,许多政府机关、大型企业、事业单位、许多外贸公司以及部分私营的企业单位都在不同程度地进行或计划进行办公和信息管理自动化系统的建设,并正在成为我国推广计算机应用的一个重要领域。
在基本的办公自动化设备的应用方面,以微型机为基础的中英文字处理技术的发展和推广应用很快。
目前已有许多种型号的电子式中英文打字机和用作文字处理机的微型机系统,以及电子轻印刷系统,例如四通打印机、带巨人汉卡的微型机系统、科印排版系统等。
许多政府机关、学校、商业机构和公司,在起草公文、信函、制作各种报表等文印工作方面,正在逐步使用上述各类设备以取代传统的手工操作或机械式中文打字机和铅字排版印刷,并有进一步迅速发展的趋势。
利用微型机系统构成的文书档案管理和小型数据库管理系统的推广应用也发展很快,现在正朝着使用更先进的ORACLE关系数据库、NOVELL网络等技术,把多台计算机连接成局部网络系统,使办公与信息管理自动化方面向更高水平发展。
传真机、复印机等类办公设备已在办公室中广泛使用,因此这类设备的增长速度也很快。
由于在中文数据库技术方面的进展,使我国对大型数据库系统的开发与应用的条件逐渐成熟,国家经贸委、国家科委、外经贸部等单位已分别建立了国家经济信息、科技信息、对外经贸信息、国家专利信息等大型数据库系统,并逐
步与全国各省市进行联网,许多研究单位也建立了各种类型的数据库,为国民经济建设提供多种咨询服务等,因此为办公自动化系统的实施奠定了良好的基础。
我国在办公自动化应用软件的开发与应用方面,近几年来也取得了不少的成果。
对一些常规、定型的办公业务,已开发了不少软件包。
例如,中英文混合的文字处理、行文管理、文件收发管理、电子文书档案管理、电子邮件、办公日程管理、各种项目的事务处理软件等。
这些软件结合局部地区计算机网络技术,使基本办公自动化与信息管理系统相结合,把文字处理与信息管理技术结合在一起,在实践中取得了良好的使用效果,特别在目前,采用NOVELL网络,把上面讲的各种技术结合在一起,大大地促进了办公自动化水平的提高。
随着微电子技术、计算机技术和现代化通信技术的继续高速发展,将更加丰富办公自动化技术的内容,并不断地提高管理水平,办公自动化设备也将不断地更新换代。
例如,多媒体技术的应用,使计算机系统在办公自动化中能对各种数据、文字、图像和图形等各种信息加以综合处理。
对印刷体汉字可以由计算机读入、不必由人们一个一个字符的输入也已成为实现,并已有实用产品出现。
用扫描设备把英文报刊、资料等输入计算机,由计算机把它翻译成中文也已接近实现,只要力量加修改就可应用。
这些新技术的应用,将使办公自动化向着更高水平发展。
在通信技术方面,要发展宽带传输技术、脉冲编码调制技术,使办公自动化系统中的电视会议技术不只成为表演用的项目,而是向实用化方向发展。
电视会议将可经常使用,在家就可参加会议。
远程通信技术向多重传输介质方向发展,则可以在办公自动化系统中更广泛地应用电子邮件传递技术,丰富电子邮件的通信内容,并将逐步替换现有的电传、电报和传真等通信技术,获得更高的传输速度和更低的通信成本,可以预料电子邮件技术必然在全国性的办公自动化中发挥越来越大的作用。
建立在公共数据通信网络的基础上的综合业务数字网络技术,使多元化的信息可以混合在一起传递和处理,并收到了多元化信息处理各有特色的效果,丰富了办公自动化技术的内容。
同时,计算机和数字通信技术将兼容于一体,使办公和信息处理技术向分布式信息处理的方式发展,并得到共享系统中的软、硬件资料的效果。
利用计算机通信手段连成一体化的办公体系,必然会对人们的办公环境、办公方式、办公要领和管理效果产生意义深远的影响,使办公的效率更高、更快、更好。
参考文献
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[2] 李荆洪,邓志华等.《怎样使用和维护现代办公设备》2000.6出版.
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