记录控制程序

引言概述：记录控制程序，也称为日志控制程序，是一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统。

它可以帮助组织和管理大量的日志数据，并提供工具和功能来帮助用户分析和利用这些数据。

在各个行业和领域中，记录控制程序被广泛应用于系统监控、安全审计、故障排除、性能优化等方面。

本文将从五个大点来详细阐述记录控制程序的概念、功能、设计原则、实施方法和应用场景。

正文内容：1.概念1.1日志控制程序的定义1.2日志的重要性1.3日志控制程序的作用1.4日志控制程序的基本原则2.功能2.1日志记录功能2.1.1日志信息的与收集2.1.2日志信息的存储与管理2.1.3日志信息的实时监控与报告2.2日志分析功能2.2.1日志分析的目的与方法2.2.2日志分析工具与技术2.2.3日志分析的应用场景2.3安全审计功能2.3.1安全审计的概念与目的2.3.2安全审计的实施方法与要点2.3.3安全审计的价值与挑战2.4故障排除功能2.4.1故障排除的重要性与挑战2.4.2故障排除的步骤与方法2.4.3故障排除的工具与技术2.5性能优化功能2.5.1性能优化的目的与原则2.5.2性能优化的流程与方法2.5.3性能优化的工具与技术3.设计原则3.1日志格式设计原则3.1.1可读性原则3.1.2可扩展性原则3.1.3可查询性原则3.2日志级别设计原则3.2.1日志级别的分类与定义3.2.2日志级别设计的要点与技巧3.2.3日志级别设计的最佳实践3.3日志滚动策略设计原则3.3.1日志滚动策略的定义与目的3.3.2日志滚动策略的选择与配置3.3.3日志滚动策略的优化与调整3.4日志安全性设计原则3.4.1日志安全性的需求与挑战3.4.2日志安全性设计的技术与方法3.4.3日志安全性设计的最佳实践3.5日志可用性设计原则3.5.1日志可用性的目标与影响因素3.5.2日志可用性设计的关键点和技巧3.5.3日志可用性设计的实践建议4.实施方法4.1日志控制程序的选型与部署4.2日志控制程序的配置与管理4.3日志控制程序的性能与容量规划4.4日志控制程序的维护与优化5.应用场景5.1记录控制程序在系统监控中的应用5.2记录控制程序在安全审计中的应用5.3记录控制程序在故障排除中的应用5.4记录控制程序在性能优化中的应用5.5其他领域中的应用案例总结：记录控制程序作为一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统，在各个行业和领域中扮演着重要的角色。

1 目的规范记录的管理，以保持各部门质量、环境等体系活动的证据，并为产品的可追溯性以及过程、产品、体系、环境的持续改进、纠正措施和预防措施提供依据。

2 适用范围适用于公司各部门与管理体系有关的所有记录的管理。

3 定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

可以是表格、图表、报告、电子媒体、光盘、照片等形式。

4 职责4.1 总经办负责该程序的归口管理，负责记录表格的编号、组织评审、备案、档案管理和监督检查。

4.2 各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、处置及移交。

4.3 行政后勤部负责组织记录表单的外印、发放工作5 程序5.1 记录样式控制5.1.1 记录样式审批、发布、更改、归档流程：起草--> 1.取号--> 2.审核--> 3.相关部门评议--> 4.批准--> 5.发布（相关部门列入《记录清单》）--> 结束5.1.2 流程要求：a. 记录样式各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案，并由总经办按《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》给记录样式唯一的编号。

b. 新编制的记录样式（可与文件一同审批或执行5.2.1），由部门经理审核(《质量跟踪卡》由总经办审核)、总经办及相关的部门评议、管理者代表批准后交总经办发布生效执行。

c. 总经办应对生效实施的记录样式通过5.2.1的OA流程发送相关部门签收，并及时更新OA/信息门户/CMS 的记录样式，并发布OA公告。

d. 各部门接收记录样式后，规范和落实记录的“填写栏目、填制时机、填写人员、记录要求、单据流转、收集保存、整理归档、保存期限等活动，并及时更新部门《记录清单》。

5.1.3 记录样式同样属于受控文件，各部门的相应岗位应严格按规定的有效样式进行记录，不得随意更改。

5.1.4 记录样式的更改执行《文件控制程序》5.7条规定，对于作废的空白记录表单，由总经办发布停止使用公告，并将总务库及现场的统一收回处理。

一、目的对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。

二、适用范围适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。

三、职责3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。

四、内容4.1记录表格的设计4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。

4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。

4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。

4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。

4.2记录的填写4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。

如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。

4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。

4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。

4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。

4.3记录的编号行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。

4.4记录的归档和保存4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。

4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新；4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。

当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。

1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。

2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。

3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。

3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。

4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。

4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。

4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。

4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。

4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。

4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。

4.3 质量记录的编目和保管。

4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。

归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。

4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。

4.4 查阅和处理。

4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。

如需提供复印件带走，应由办公室长批准。

4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。

4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。

记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。

2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。

3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。

4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。

4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。

5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。

各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。

5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。

各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。

5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。

5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。

5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。

5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。

5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。

5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。

记录控制程序记录控制程序第一条目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体系有效运第二条范围本程序适用于本企业与质量管理体系文件相关的所有质量记录。

第三条定义质量记录是指为了证明质量管理体系的要素运行的有效性提供客观证据的文件。

第四条职责1.综合部负责组织程序文件、作业指导书等产生的质量记录样本的编制、审批、修订及日常检查考负责质量记录的保存、维护、借阅和日常管理工作。

2.各部门配置管理员负责本系统归口管理的质量记录的收集、临时保存及检查考核工作。

3.档案管理员负责保存公司签订的合同以及工程发生的相关记录。

4.各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

第五条程序1.质量记录的范围(1)与产品质量有关的记录，如顾客投诉记录，工程现场检验报告等。

(2)质量体系运行记录内审报告、管理评审报告、人员培训记录等。

(3)来自供应商的质量记录等。

2.质量记录的存储形式(1)书面文字(2)电脑存档3.质量记录的设计与标识(1)质量记录的编写按《文件控制程序》执行。

(2)质量记录的格式要满足程序文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。

(3)质量记录由各归口管理部门根据《文件控制程序》对序号进行编号，填写在编号位置。

(4)综合部要每年对全公司的质量记录样本汇总并组织编制成册，，发至各部门并以模板方式存于指综合部每月对全公司质量记录进行审查，统一归档存储质量记录。

4.质量记录填写和修改(1)记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改。

如因某种原因不能填写的项目理由，并将该项用单杠划去。

各相关栏目负责人签名不允许空白。

(2)如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方后的数据，并签上更改人的姓名和日期。

(3)如果由于程序文件或作业指导书的更改导致质量记录样本的更改，则更改过程按《文件控制程如果仅修改质量记录样本时，各部门将修改的样本报综合部，由综合部审核，企业最高管理者批准样本模板，并在下次发行质量记录样本手册时更新相应质量记录样本。

记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。

2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。

3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。

4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。

4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。

5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。

5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。

5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。

5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。

5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。

5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。

5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。

TX---011记录控制程序一、记录1．记录的定义：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件。

2．理解：记录的作用：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据，通常记录不需要控制版本。

记录是一种特殊文件，其特殊性表现在记录的表格是文件，一旦填完了，就起到了提供所完成活动证据的作用，这时就转变为记录的范畴，不允许进行更改和更新。

质量记录包括原始记录、统计报表、分析报告、相关方的有关记录和以各种媒体存在的记录。

可追溯性：追溯所考虑对象的历史、应用情况或所处场所得能力。

可追溯到原材料和零部件的来源，加工过程的历史，产品交付后的分布和场所。

客观证据：支持事物存在或其真实性的数据。

客观证据可通过观察、测量、试验或其它手段获得。

验证：通过提供客观证据对规定要求已经得到满足的认定。

二、记录控制程序2004年版的记录控制程序作废，现行有效的记录控制程序为2005年第一版。

即ZH1F002-2005代替ZH1F002-2004。

记录控制程序是QEOHS管理体系文件中的第二层程序文件，属兼容程序。

适用于质量、安环、计量体系的记录控制程序。

记录控制程序规定了记录的相关人员、部门的职责；记录的范围和分类；记录的形式；记录的填写；记录的标识、保管和归档；记录借阅；借阅的处理。

下面是记录控制程序文件修改记录记录控制程序（2005第一版）目录1 范围2 引用文件3 定义4 职责5管理内容5.1记录的范围及分类5.2记录的形式及采用5.3记录的填写5.4记录的标识5.5记录的保管和归档5.6记录的借阅5.7记录的处理6 记录1 范围本程序目的是对公司各系统管理活动所要求的记录进行控制和管理，以提供电厂安装、检修、运行维护项目质量、职业健康安全、环境及计量检测管理行为符合规定要求和公司QEOHS、计量检测等所有管理系统过程控制、实施绩效有效运行的证据，并为公司管理目标持续改进提供分析数据。

本程序适用于公司各项管理活动，包括QEOHS和计量管理体系的所有活动。

记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系所要求的记录予以控制，以确保提供产品质量符合要求和管理体系有效运行的客观证据。

2.适用范围适用于与质量、食品安全管理体系运行有关的所有记录3.职责和权限3.1各部门负责本单位记录的设计、编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。

（见附录A）3.2各子公司负责记录的汇总与标识、贮存、保护、保存期及处理的规定。

3.3质量技术部负责监督、审查记录控制的实施情况。

涉及的相关部门详见附录A。

4.工作程序4.1记录的组成4.1.1产品质量记录。

用以证明产品形成全过程能够达到质量要求的记录。

包括各种原始记录、检验报告、试验数据、鉴定报告、确认报告、物资材料评审报告、计算器具标准数据等。

4.1.2管理体系记录。

用以证明质量、食品安全管理体系运行的有效及不断改进的记录。

包括管理评审报告、内部审核报告、不合格报告、纠正措施以及供方评价记录等。

4.2记录的编制和审批4.2.1各子公司根据质量、食品安全管理体系要求，制定记录目录，规定制定和使用单位，并按照充分必要和经济的原则，规定各种记录的内容，并逐步做到全公司记录在内容和形式上标准化、规范化。

4.2.2各种记录原则上应与文件同时编制，形成记录与文件一并进行论证、审批、发布；单独的记录由使用单位设计编制，并将记录的设计样表统一报质量技术部审核；格式和编号均按《文件、记录编码规则》执行。

4.3记录的保存和保护4.3.1质量技术部编制“记录清单”，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，并备案记录样表，各部门应编制本部门使用的记录清单并汇总备案记录的样表。

4.3.2各部门、各子公司应规定各种记录的填报传递方法、授权人员以及归档、保管和处理方法。

4.3.3原始记录和凭证、报告的副本由各单位按月收集装订归档；凭证、报告的正本由最终接收单位收集、归档。

相关材料应指定专人保管。

4.3.4各单位形成的记录，根据记录的保存要求对电子及纸质记录进行保存，记录保存期一般不少于两年；管理体系记录和重要产品记录由单位质量管理部门收集，归档保存；保存期限内必须可查，保存完整有效。

记录控制程序会签单位:制作: 审核: 批准:质量：工程:采购：业务:研发：DCC：生产：PMC：2范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关记录的控制。

3术语/定义无4职责4.1 质量部是记录的归口管理部门，负责编制〈记录清单〉,对公司各类记录的表样进行批准、登记备案，负责监督检查各部门记录的控制情况。

4.2 相关部门负责设计、编制、审核本部门记录表格式样，并负责收集、整理、归档、保管本部门产生的相关记录。

超过一年的生产过程质量记录送质量部保存；超过一年的市场客户资料及合同/订单/标书/报价等资料及其评审资料送综合管理部存档。

5工作程序5.1记录的范围及分类5.1.1 管理体系运行记录如管理评审报告、合同评审记录、培训考核记录、内部审核、不符合项报告、满意度调查表等。

5. 1.2产品质量记录如生产和工艺记录、质量检验记录、试验和鉴定报告等。

5.2记录的媒体形式文字、图表、电子拷贝、软盘、光盘、照片等。

5. 3记录表格的设计5.3. 1记录表格的设计优先执行国家、行业标准，由产生该记录文件的主管部门负责设计，质量部部长审批，交质量部备案。

5. 3.2记录表格格式的更改执行《文件控制程序》。

6. 4记录的标识6.1.1 记录标识要做到使记录易于识别、检索，防止混淆，以及必要时实现产品、过程、体系运行的可追溯性。

6.1.2 记录表格采用编号的方式进行标识,具体编号方式执行《文件控制程序》。

5.5记录填写5.5.1填写应规范、完整、准确、清晰必要时应附加说明。

5.5.2记录的填写要及时、真实,不得事后补做和伪造记录。

5.5.3对于一些格式化的记录，空白应填写，无需内容记录时，应划斜线。

5.5.4如已产生的记录确有更改的必要时，应采用单杠划去原记录，不得直接更改原记录，应在其上方写上更改后的记录，加盖更改人的印章或签上姓名及日期。

5.5.5记录数据填写后需由复核人员对记录的数据的真实性进行签字复核或核准。

记录控制程序1目的对管理记录进行控制，确保管理记录的真实、完整、有效，以提供产品符合规定要求和质量/环境/职业健康安全/两化融合管理体系（以下简称管理体系）有效运行的证据。

2适用范围适用于对本公司为证明产品符合要求和管理体系运行有效的记录控制。

3职责3.1品保中心——是管理记录归口管理部门，负责汇集和审核与管理体系运行有关的记录表式,确保其规范化、格式化和标准化。

3.2各职能部门——负责收集、整理、保管本部门产生的或与本部门有关的记录。

3.3授权的文件批准人负责批准与该文件相关的记录表式。

3.4记录填写人员对记录的准确性、及时性和真实性负责。

4工作程序4.1记录的产生4.1.1记录是根据实际工作需要及文件的要求而设置的，文件中一般规定了记录的填写部门、内容、记录传递过程等。

4.1.2授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，记录格式的编制应简洁明了，内容完整。

4.1.3各部门在实际运行过程中，应严格按要求填写管理记录，确保记录的真实性和准确性，及时传递记录。

4.2记录表式的设计、编号标识4.2.1记录表式设计⑴文件编制部门负责文件要求的各种记录表式的设计，授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，由品保中心形成附件1《管理记录表式汇集》，使用时，各部门从中选择所需要的记录表式。

⑵管理记录表式是文件的一种，表式的修改按照《文件控制程序》执行。

4.2.2记录表式的编号标识管理记录表式的编号标识是记录受控的标志，凡管理体系涉及到的记录必须按规定统一编号标识，由品保中心/信息部负责，编号标识方法详见《企业管理标准化管理制度》。

4.3记录的范围4.3.1与产品质量有关的记录，如各种设计开发记录、供方评价记录、测量设备校准记录、检验和试验报告、不合格品记录、产品标识及追溯记录、顾客服务投诉处理记录等。

4.3.2体系运行记录，如审核报告、管理评审记录、文件控制记录、过程控制和纠正预防措施记录、人员资格培训记录、信息反馈记录等。

记录控制程序1目的对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

2范围适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。

3定义3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。

这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。

4相关文件4.1文件控制程序。

5职责5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。

5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

6流程图7工作程序7.1记录表格标识与发放7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。

“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。

7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。

7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。

7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。

7.2记录填写7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。

表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。

表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。

7.2.2记录应能提供产品实现过程的完整质量证据；记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰；记录应按照设置的表格逐项填写，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用“／”划去。

1、目的对记录进行控制和管理，确保记录的完整性、真实性及可追溯性，为采取纠正措施和预防措施提供依据，也为质量管理和HACCP体系运行的有效性提供证据。

2、适用范围本程序适用于本公司质量管理和HACCP体系文件规定的记录。

3、职责3.1质量管理部是记录控制的管理部门，负责记录样表的审核、备案存档，并对记录进行监督检查。

3.2 质量管理部负责检验有关记录的填写、收集、保管贮存和管理工作。

3.3 各部门负责本部门记录的编制、编号、填写、收集、保管和贮存工作。

4、工作程序4.1 记录：作为符合性证据保留的成文信息，公司为保证其信息真实可靠，应采用适当的方式防止其非预期的更改。

4.2 记录可以采用不同格式，如：表格、文字；不同的形式，如：文字、图片、实物、音频、视频等；不同类型的媒介，如：纸张、光盘、网盘等；公司记录以纸质版表格为主，鼓励无纸化办公。

如：供应商资质及检测报告保存其扫描件、采购申请网上审批等。

4.3 记录表格的控制4.3.1记录表格的格式由各职能部门按相关程序文件要求设计编制，列出清单，由质量管理部负责人审核后进行登记编目。

4.3.2各职能部门若需要更改或增加记录时，需填写文件更改单，经质量管理部审核同意后，才能更改或增加。

4.3.3在使用设计好的表单前，应进行必要的填写培训，确保使用者能正确使用表单。

4.4 记录的填写4.4.1记录的填写，内容要真实、完整、准确、及时，所有项目不得有所遗漏，并有负责人签字及记录填写日期。

4.4.2归档的记录用钢笔、圆珠笔、签字笔填写。

4.4.3记录应字迹清晰，不允许涂改，只能杠改，杠改后能清楚看到杠改内容，并在相应位置鉴章或签字。

4.5 记录的编号为了保证记录的唯一性，每种记录的表格均应有唯一性的编号，所有与质量管理和HACCP 体系有关记录的编号按《文件控制程序》规定执行。

4.6 记录的传递、保管、标识4.6.1记录由记录填写部门收集、分类、整理、装订成册、编目、标识；4.6.2各部门应编制本部门的《记录清单》，并复制报质量管理部存档。

记录控制程序一、目的对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

二、适用范围本程序适用于质量管理体系运行中记录的控制。

三、职责1.质量部负责记录的归口管理，并负责产品实现100％过程、监视和测量、计量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。

2.各部门负责本部门记录的管理。

3.记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

四、工作程序1.记录的范围凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于记录范围。

包括：⑴与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等。

⑵与质量活动有关的记录：与产品有关的要求的评审记录、设计和开发、评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、顾客财产记录、质量计划相关记录、统计技术应用记录、服务及顾客投诉记录等。

⒉记录的编号和标识⑴记录的编号按《文件控制程序》执行。

⑵记录以其编号作为标识。

⒊记录的填写要求⑴记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。

⑵记录不得随意更改，确需更改时，采取画改的方式，并在更改处签名。

⑶记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。

⒋记录空白表式的管理⑴各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放，质量部备案、编号，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。

⑵各部门负责制定本部门的“记录清单”，内容包括：记录名称、编号（包括版本)、编制部门、编制日期、保存期限等。

⑶质量部收集各部门提交的“记录清单”和空白记录表式，汇总成册和管理。

⒌记录的保管和贮存要求⑴各部门由主管或专职人员负责本部门记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。

记录控制程序1 目的和适用范围1.1 目的对质量、环境、职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制。

1.2 适用范围本程序适用于为证明质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行的记录。

2 职责2.1 行政部负责监督、管理各记录的运用。

2.2 各部门负责收集、整理、保管本责任区域的记录。

3 相关/支持文件3.1 《文件控制程序》4 定义无5 程序内容5.1 各部门负责收集、整理、保存本责任区域的记录。

5.2 记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

5.3 记录填写5.3.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，原则上用圆珠笔、钢笔（不容易抹掉的方法）填写记录。

5.3.2 填写记录时不得随意涂改，如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，不能使用涂改液修改内容。

在待修改部分不够空间情况下，可用箭头等形式延伸至足够空间处进行修改。

5.4 记录的控制及管理5.4.1 记录的保管5.4.1.1 各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，使记录利用起来方便。

(1) 按每一种类收集。

(2) 采用文件夹或其它方式保存。

(3) 放在使用起来方便的场所保管，查找起来一目了然。

5.4.1.2 不能使用随时间长而容易变化的纸张。

5.4.2 记录的储存5.4.2.1 记录应存放于通风、干燥的地方，防止丢失，劣化。

一般情况下，应实施能很快检索的管理方法。

(1) 尽量保存在专门场所。

(2) 避免高湿度，直射日光，避免尘埃。

5.4.2.2 所有的记录保持清洁，字迹清晰。

各部门按规定的期限保存记录。

5.4.3 记录的控制5.4.3.1 行政部编制《QES记录清单》，将公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。

5.4.3.2 有标准样式的记录表格列于各控制文件中，此类记录保存期限要求参见《QES 记录清单》。

文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。

这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。

2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。

它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。

3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。

它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。

4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。

5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。

它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。

记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。

它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。

记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。

它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。

2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。

它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。

3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。

它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。

4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。