1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：
3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：
4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：
6.内容:
6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:
6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确
认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部
门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、
TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等
客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来
文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其
有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文
件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:
6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：
顾客转来部门及客户代号公元年度流水号
之文件后二码
6.3.2有关法律、法规方面之外来文件
代表法律部门代号公元年度流水号
法规后二码
6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程
T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外
来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
6.4外来文件的分发
外来文件如须分发时，品保部须将文件名称、编号、分发日期登记在[文件发放与回收记录表]内，以便追踪。
6.5外来文件管理:
6.5.1.品保部负责有编号的外来文件的管理。
6.5.2.外来文件须依类别存放在文件夹中并标识。
6.6借阅与归还：
6.6.1须借阅外来文件者，应向品保部办理借出，借阅人须在[文件资料借阅
登记表]上登记，并签名。
6.6.2.借阅人在借阅期满时，应主动归还所借出的文件，品保部须在[文件资
料借阅登记表]上注明归还日期。
6.6.3.借阅期满时，品保部若查觉未归还，应向借阅人收回文件。
6.7外来文件的变更或作废
6.7.1 外来文件及资料如有变更或修订，新的外来文件发行时其旧版之文件将
自动作废。作废之文件由文管中心统一收回处理。
6.7.2 品保部销毁文件或资料时，须记录于[文件销毁记录表]上。
6.7.3 无效的外来文件及资料有保存的必要时，需加盖[作废]予以识别。
6.8 控制特性的文件识别:各项过程控制指导文件及类似的文件（如控制计
划、作业标准、检查标准）均必须注明客户的控制特性符号，以指明那
些过程会影响到质量特性。
6.9 工程规格文件
6.9.1客户提供的图纸依《文件和资料控制程序》管理。
6.9.2除图纸外所有客户的工程规格、标准及其变更，须在五个工作日内，
适时的审核、分发及执行，同时须建立一份记载每项变更生效日期
的记录，且实施该作业时所
有相关文件都须是最新版本，如FMEA分析表、控制计划、PPAP记录…
等。
6.9.3为避免无效外来文件及资料的误用，品保部须在每年上半年填写[外
来文件最新版次确认表] 传真给客户确认，如有变动条款则更新版
次状况及修订[外来文件总览表]，并分发各部门核对，以鉴别其版
次是否为最新的版本。
6.9.4有关PPAP核准/设计/过程/降级使用并记载每项客户核准变更的生效
日期的记录录，由品保部负责按客户别分别建立在[PPAP/设计变更/
过程变更/特采核准生效记录表]。
7.相关文件：
7.1《文件和资料控制程序》
8.相关记录：
8.1文件发放与回收记录表
8.2文件资料借阅登记表
8.3 PPAP/设计变更/过程变更/特采核准生效记录表
8.4外来文件管制一览表
8.5外来文件收文登记表
8.6文件销毁记录表
文件发放、回收记录编号：DXC－4.1－01
文件销毁申请
外来文件(图样)登记表
