(新)商务秘书实务

《秘书实务》课程教学方案设计一、课程性质秘书实务是高职行政管理与办公自动化专业（商务文秘方向）旳一门专业关键课程。

它具有很强旳专业性、综合性、实践性和规范性，对培养学生旳专业思想、专业基础和专业技能均有突出旳意义，是将本专业学生培养成具有一定行政管理工作能力之人旳重要一环。

通过该课程旳学习，使学生掌握本职业岗位必需和够用旳基本理论，使学生具有文书处理与写作能力、办公室事务处理能力会议组织与服务能力和商务活动能力。

该课程是行政管理（商务文秘方向）专业旳关键课程之一，与应用写作旳、档案管理、公共关系等课程相辅相成，构成该专业培养目旳旳关键课程群。

二、课程教学目旳通过该课程旳学习使学生具有办文、办会、办事旳业务处理能力。

本课程采用项目导向、任务驱动、现场仿真教学模式。

三、课程任务1、使学生掌握秘书素质与职业道德旳基本规定；2、使学生掌握文书处理与写作技能；3、使学生掌握办公室事务处理技能；4、使学生掌握会议组织与服务技能；5、使学生掌握商务活动技能。

四、课程内容设计本课程通过对秘书人员岗位旳调查和详细分析，以秘书职业能力为关键来设计教学内容，详细如下：职业能力与教学内容分派表五、教学模块实行方案第一、秘书职业基本能力模块模块一职业认识该模块教学重要使学生对秘书职业旳特点、工作范围、工作原则等有对旳旳认识，为学习后续内容奠定良好基础。

该模块由秘书工作和秘书旳素质与职业道德两个教学模块构成，处理职业认识能力问题。

该模块教学重要采用理论讲授、案例分析、启发总结、问题讨论、录像教学等教学措施。

为学生提供电子课件、参照资料、录像教学片、教学案例、习题集等教学资源。

教学模块1、秘书工作（1）、教学内容秘书、秘书部门和秘书工作旳有关知识；秘书旳职业特点以及秘书工作旳原则与作用。

（2）、规定与原则理解秘书旳来由和类别；认识秘书部门，重要理解秘书在社会各行业中旳广泛旳覆盖面；掌握秘书工作旳原则、特点和作用。

（3）、教学过程设计环节一：结合秘书工作案例讲授秘书工作旳有关知识，以及秘书工作旳重要作用。

商务秘书实务考试练习题附答案一、单选题1.以下哪个选项不是现代秘书工作的业务内容？（）A.文书拟写B.组织活动C.沟通协调D.商务谈判2.以下哪个选项不是秘书职业形象塑造的要点？（）A.规范严谨的专业形象B.不拘小节C.让礼仪成为习惯D.展现独特的人格魅力3.以下哪个选项是女性秘书的服饰仪态？（）A.正装以领带为核心的搭配B.穿西服应注意的细节C.适当保守，严谨专业D.以内敛和朴素为基本原则4.以下哪个选项是沟通的传播模式?（）A.传播线性模式B.媒体传播模式C.数字传播模式D.电子传播模式5.（）是中国古代经典之一，其中有一些记载涉及秘书的职责和准则A.《论语》B.《礼记》C.《史记》D.《中庸》6.以下哪个选项是有效倾听的准备？（）A.心理准备B.语言准备C.人员准备D.问题准备7.以下哪个选项不是手势语的类型？（）A.指示性手势语B.情绪性手势语C.象征性手势语D.抽象性手势语8.以下哪个选项是待客座次礼仪中引导就座的正确顺序？（）A.单人沙发优于长沙发B.沙发椅优于普通椅子C.较低的座椅优于较高的座椅D.距离门近的为最佳的座位9.宴会是指？（）A.正规、庄重的宴请活动，有国宴、正式宴会、便宴和家宴四种B.自助餐，是一种由客人自行挑选、自取自食的就餐形式C.以酒水为主招待客人的一种宴请形式D.以茶会友的一种简便的招待形式10.以下哪个选项不属于会议时间的三层含义？（）A.会议召开的时间B.整个会议所需要的总时间，总天数C.重要的议案或事项必须列在整个议程的前项D.每次会议的时间限度11.以下哪个选项不是会议记录作用的体现？（）A.依据作用B.素材作用C.备忘作用D.归纳作用12.以下哪个选项不是优化办公环境的原则？（）A.舒适B.和谐C.安全D.华丽13.以下哪个选项不属于接听电话的准备工作？（）A.电话机应该摆放在办公桌的左边，方便来电时左手拿起话筒，右手拿笔做记录B.备好专用电话记录本C.端一杯温水放在桌子旁，以备口渴时使用D.时常检查电话机设备，保持正常畅通状态14.以下哪个选项不属于辅助决策的特点？（）A.单向性B.时效性C.同层次性D.全过程性15.以下哪个选项不属于时间管理的基本原则？（）A.目标和计划先于行动B.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情C.遇见事情能缓则缓D.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰16.以下哪项属于新媒体的构成要素？（）A.封闭性B.数字技术和网络技术C.媒介融合趋势减弱D.商业模式不变17.（）是秘书工作中极其重要的一环A.新媒体运营B.打理办公室C.整理文件D.记录会议二、判断题1.技术操作层的秘书人员，一般称为企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性。

秘书实务试题及答案一、单项选择题1. 在商务会议中，秘书应如何处理突发情况？A. 忽略并继续会议B. 立即通知上级C. 根据情况采取适当措施D. 仅记录不采取行动答案：C2. 秘书在准备会议资料时，以下哪项内容不需要包含？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议场地布置方案D. 会议预算答案：D3. 以下哪种沟通方式不属于书面沟通？A. 电子邮件B. 报告书C. 电话会议D. 内部备忘录答案：C4. 秘书在处理日常事务时，应优先考虑的原则是：A. 效率优先B. 保密性C. 客户满意度D. 创新性答案：B5. 以下哪项不属于秘书的职责范围？A. 管理办公室用品B. 组织公司活动C. 制定公司战略D. 维护公司形象答案：C二、多项选择题1. 秘书在接待外宾时需要准备的事项包括：A. 了解外宾的背景B. 准备会议资料C. 安排交通工具D. 翻译会议记录答案：A, B, C, D2. 秘书在处理文件时应注意的事项有：A. 文件的保密等级B. 文件的归档方式C. 文件的传递途径D. 文件的销毁时间答案：A, B, C, D三、判断题1. 秘书只需负责接待工作，不需要参与会议的策划和组织。

(错误)2. 秘书应具备良好的时间管理能力，以确保所有工作都能按时完成。

(正确)3. 秘书在处理电子邮件时，可以随意转发给无关人员。

(错误)4. 秘书应熟悉公司的业务范围和运营流程，以便更好地完成工作。

(正确)5. 秘书不需要具备基本的财务知识，因为这与他们的职责无关。

(错误)四、简答题1. 简述秘书在组织会议时应注意的事项。

答：秘书在组织会议时应注意以下事项：首先，明确会议的目的和议程，确保所有相关议题都得到充分讨论。

其次，提前准备会议资料，并确保参会人员能够及时收到。

再次，合理安排会议时间和地点，考虑参会人员的日程和交通情况。

最后，做好会议记录，确保会议决策和讨论结果得到妥善保存和传达。

2. 描述秘书如何处理突发事件。

项目四子任务一1．名词解释会议策划会场布置会议经费预算2．案例分析天宏公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。

参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入每月800元。

假设一个月工作26天，一天工作8小时。

会议后勤费用开支包括文件材料费200元，饮料费100元，因会议时间紧张，安排午餐，餐费每人30元。

办公室罗主任要求秘书小赖计算会议的成本。

下面是小赖计算的结果：餐饮费：30×50+100=1 600元时间费用：（2 400+800）÷（26×8）=15.38元/小时5小时人员的费用：15.38×50×5=3 845元共计费用：3 845+1 600+200=5 645元秘书小李看见了，认为小赖算错了，于是她也算了一遍，结果如下：餐饮：30×50+200+100=1 800元会议成本：2×（（2 400+800）÷（26×8））×3×50×5=23 070元共计：1 800+23 070=24 870元问题：他俩谁算对了，为什么？提示：主要考察会议成本计算方法是否熟悉。

秘书小李正确，因为时间成本必须是实际会议时间乘以倍数，含：会议耗费时间，应该工作的时间损耗以及工作时间子任务二1．名词解释卡片签到会议记录会议餐饮原则2．案例分析精美菜肴为何难以下咽宏远公司于10月10日在北京国际会议中心召开新产品的大型客户咨询洽谈会。

参加会议人员有280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人，会期5天，食宿也安排在北京国际会议中心。

公司派主管公关、销售的王副经理负责这次会务工作。

在第一次大型宴会上，工作人员事先做了精心准备，定制的菜肴非常精美，色香味形俱佳，又富有浓郁的地方特色。

项目一子项目二课后练习题一、单选题1．我国的秘书工作最早出现在（B ）时期。

A．夏B．商C．先秦D．唐2．我国最早从事秘书工作的人，被称为（ D ）。

A．史官B．尚书C．秘书D．巫3．（ C ）是对秘书工作的基本要求。

A．热情B．细致C．周到D．耐心4．办公室工作的特殊性决定了秘书的主要职能是（C ）。

A．服务群众B．甘于奉献C．服务领导D．严守机密5．（ C ）是所有社会组织对办公室人员尤其是秘书无条件的纪律要求。

A．爱岗敬业B．服务群众C．严守机密D．清正廉洁6．秘书工作的根本性质是（C ）。

A．政治性B．政策性C．辅助性D．机要性7．现代社会要求秘书人员既是专才，又是（A ）。

A．通才B．全才C．人才D．天才8．某公司没有专门的保洁人员，也没有制定打扫卫生的轮值制度，办公室的卫生由公司职员自己打扫。

如果你是该公司职员，你通常会采取哪种做法？（ B ）A．上班后，看有没有人做卫生，如果没人做，就自己做B．不管别人做不做，自己都做C．如果公司有比自己年轻的同事，可以让他们去做D．等领导安排自己做的时候再做9．单位对因公出差的住宿费一般都有限额规定，如果领导安排你出差，你会采取以下哪种做法？（D ）A．无论工作是否需要，都按单位规定的最高限额选择饭店B．只要能完成工作，就尽量选择价格较低的饭店C．只要能完成工作，住什么样的饭店无所谓D．住宿的档次对单位的形象和工作有影响，应根据工作需要进行选择10．办公室工作的（D ）决定秘书的主要职能就是为领导服务。

A．关键性B．复杂性C．综合性D．特殊性11．（A ）是秘书良好的礼仪风度中最基本的原则之一。

A．仪表B．个性C．正直D．善解人意12．某顾客在商场挑选商品时，花了很长时间，仍然犹豫不决。

这时售货员可能有以下几种不同的说法，你认为正确的是（B ）。

A．“选好了没有？”B．“我可以帮您参谋一下吗？”C．“需要帮忙吗？”D．“所有商品的质量都是一样的。

秘书实务案例分析在当今的职场环境中，秘书作为领导的助手和组织的协调者，其工作涉及到诸多方面，需要具备丰富的知识、技能和经验。

以下通过几个实际案例来分析秘书实务中的常见问题及应对策略。

案例一：日程安排的冲突公司名称公司的总经理秘书小李，在为总经理安排日程时遇到了一个棘手的问题。

原本总经理已经确定在某天上午要参加一个重要的商务会议，但突然接到通知，上级领导要来公司视察，时间恰好也定在了同一天上午。

小李首先与商务会议的主办方进行沟通，试图协商更改会议时间。

然而，对方表示此次会议的时间已经提前通知了所有参会人员，并且涉及到多个重要合作方，更改时间难度极大。

随后，小李又与公司内部负责接待上级领导视察的部门进行协调，了解视察的具体流程和时间安排，看是否能够在时间上做出一定的调整。

但经过沟通发现，上级领导的行程安排紧凑，无法更改。

在这种情况下，小李向总经理详细汇报了情况，并提出了自己的建议：将商务会议的前半部分通过视频会议的方式参加，以保证重要信息的获取，然后在会议的后半部分亲自到场参与讨论和决策。

总经理经过考虑，采纳了小李的建议，最终成功解决了日程冲突的问题。

从这个案例中可以看出，作为秘书，在面对日程安排冲突时，需要及时与各方进行沟通协调，了解情况，并提出合理的解决方案供领导参考。

同时，要具备灵活应变的能力，以应对各种突发情况。

案例二：文件处理的失误小王是公司名称公司的秘书，负责公司文件的收发和归档工作。

有一次，小王收到了一份重要的合作意向书，但由于当时工作繁忙，没有及时进行登记和处理，导致这份文件被搁置在了一旁。

几天后，合作方询问合作意向书的反馈情况，公司领导才发现这份文件还未处理。

这不仅给公司的形象造成了负面影响，也可能错失了一次重要的合作机会。

事后，小王深刻反思了自己的失误。

首先，她意识到自己在工作中没有遵循文件处理的规范流程，没有做到及时登记和分类。

其次，她在工作安排上存在不合理之处，没有合理分配时间和任务，导致重要文件被延误处理。

秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。

接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。

一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。

2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。

3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。

4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。

5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。

6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。

二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。

2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。

3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。

4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。

5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。

6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。

三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。

课程教学大纲《秘书实务》是秘书专业的主干课程，其理论教学内容与实践教学环节均应围绕秘书的素养和秘书工作的基本要求来实施。

该课程教学，应以学生能提高秘书职业能力为中心，强化秘书技能训练为教学基本特色。

1．学生知识结构目标通过该课程的理论与实践环节的教学实施，应达到以下教学目标：(1)掌握秘书学及相关学科的基本知识、现状和发展趋势；(2)了解现代秘书的基本素养，培养健康良好的工作习惯和心态；(3)认知秘书的办文、办会、办事的基本程序和相关知识；2．学生专业能力目标(1)提高社交与沟通、协调能力；(2)具有较强的语言表达、应用写作(以公文为主)能力；(3)强化秘书事务工作综合处理能力(办事、办会、活动策划等) 。

(4)掌握先进的秘书办公设备基本操作技能。

3．学生专业素质目标(1)培养学生的学习能力、工作能力、创新思维能力。

(2)培养学生严谨、敬业的职业态度。

(3)培养学生可持续发展的综合素养。

教学要求1．教学改革要求(1)引进国家秘书职业资格考试系统，建设专业实训室，学生进行模拟仿真训练。

(2)采用多媒体教学方法提高教学效果。

(3)采取“走出去 , 引进来”的方式,组织学生到学院办公室，校外公司、企业、档案馆、各种会展现场参观、见习、实习，邀请具备丰富经验的企事业单位(涉外公司)办公室负责人校做报告等。

(4)组织学生毕业前到实习基地实习 ,为从事实际业务工作打好基础。

2．课堂教学要求(1)教学内容上强调专业能力的培养，突出重点、难点，结合实际，符合 教学改革的要求。

(2)教学方法上，结合学生的知识结构，力求深入浅出、通俗易懂；大量 使用案例分析提高学生的理解、分析能力和学习兴趣。

(3)注重培养学生的独立判断、分析、解决问题的能力。

3．实践技能的要求(1)能够撰写常用文书和处理文书。

(2)能够进行接待、电话业务、办公环境管理等日常事务性工作。

(3)能够策划组织会议、宴请、开放式参观活动等商务活动。

商务秘书工作实务商务秘书是企业中非常重要的一环，他负责协助高层管理人员进行沟通、安排行程、解决日常工作中出现的问题等。

本文将详细介绍商务秘书的工作实务。

首先，商务秘书应具备良好的沟通能力。

商务秘书需要与高层管理人员、部门经理以及其他员工进行频繁的沟通，了解他们的需求和任务，并为其提供必要的支持。

因此，商务秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求，并能够迅速解决沟通中出现的问题。

其次，商务秘书应具备优秀的组织能力。

商务秘书需要为高层管理人员的行程安排、会议安排、文件整理等提供支持。

因此，商务秘书需要能够灵活安排时间，高效地处理多个任务，并且具备良好的时间管理能力。

另外，商务秘书还需要具备良好的协调能力。

在日常工作中，商务秘书可能需要协调不同部门的合作，解决部门之间的冲突，以确保工作的顺利进行。

商务秘书还需要与外部供应商、客户等进行合作和协调，保持外部关系的良好。

商务秘书还需要具备较高的机密性和保密能力。

商务秘书往往接触到一些重要的商业机密，例如企业的战略和商业计划等。

商务秘书需要严守机密，确保这些信息不外泄。

商务秘书还需要对员工的个人信息和公司内部的决策进行保密，以保障公司的利益。

在工作中，商务秘书还需要具备一定的计算机技术能力。

商务秘书需要熟悉办公软件的使用，例如Microsoft Office套件，能够进行文件编辑、制作幻灯片和管理电子邮件等。

商务秘书还可以通过学习一些办公自动化软件和沟通工具，提高工作效率。

此外，商务秘书还需要具备良好的人际关系技巧。

商务秘书在与各种人员进行交流时，需要能够与他人建立良好的关系，尊重他人的观点和意见，并能够处理好人际关系中的冲突和纷争。

商务秘书还需要具备一定的领导力，能够在公司中扮演领导人的角色，带领团队完成工作。

最后，商务秘书需要具备学习能力和适应能力。

商务秘书需要不断学习新知识和技能，以适应企业快速发展的要求。

商务秘书还需要在工作中迅速适应变化，能够灵活应对各种挑战和困难。

秘书实务考试重点随着现代企业的不断发展，秘书作为企业内部的一份子，除了传统的文秘工作外，还需要承担更多的职责和任务。

为了更好地适应企业需求，提升自身素质，越来越多的秘书开始参加秘书实务考试。

那么，秘书实务考试中的重点都有哪些呢？一、文书处理作为企业日常工作中重要的一环，文书处理是秘书实务考试中的重点之一。

常见的文书类型包括：公务信函、规章制度、通知公告、会议纪要等。

考生需要掌握各种文书的格式要求、语言表达和排版技巧。

同时，还要熟悉常见的公文编制流程和往来文书的处理方式。

二、会务组织企业内部的各种会议、活动等，都需要秘书进行组织和协调。

秘书实务考试涉及的会务组织包括：会议准备、嘉宾接待、会场布置和会后整理等。

在考试中，考生需要掌握会务组织的基本流程，了解预算安排、餐饮安排、礼仪礼节等方面的基本常识，同时也需要学会处理各种突发情况。

三、信息管理随着信息化程度的提高，企业中各类信息流通更加频繁和复杂。

秘书实务考试中的信息管理内容包括：文件档案管理、电子邮件管理、日程计划安排、信息收集和统计分析等。

考生需要掌握信息管理的基本操作技巧，了解信息管理的方法和流程，还需要具备敏锐的信息处理能力和信息分析能力。

四、外语能力随着企业国际化的趋势不断加强，秘书外语能力的重要性也越来越凸显。

秘书实务考试中的外语内容主要包括英语和日语两种。

考生需要具备基本的英语或日语听、说、读、写等能力，能够进行应急口译和书面翻译等工作。

五、社交礼仪在企业内部和外部的各种场合，秘书需要表现出良好的礼仪修养和职业素质。

考试中也会测试考生的礼仪素质，如：应对嘉宾的礼仪、商务谈判的礼仪、电话接听和呼出的礼仪等。

秘书需要掌握社交礼仪的基本流程和要点，具备应急处置能力。

通过以上内容的介绍，我们可以清楚地看出，在秘书实务考试中，重点内容涉及面比较广泛和繁复。

考生需要全面而系统地学习相关知识，不仅要掌握学科知识，还要打好职业技能。

同时，也需要不断提升自身素质和能力，才能更好地胜任职业。