公司文件资料归档管理制度73061

一、总则

为了加强公司部门文件管理，确保文件归档的完整、准确、安全，提高文件利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、归档范围

1. 公司部门文件包括但不限于以下内容：

（1）公司内部规章制度、工作计划、工作报告；

（2）会议记录、决议、纪要；

（3）合同、协议、公函；

（4）项目文件、设计文件、技术文件；

（5）其他具有保存价值的文件。

2. 归档文件应具有以下特点：

（1）真实性：文件内容必须真实、准确、完整；

（2）完整性：文件内容应齐全，不得遗漏重要信息；

（3）连续性：文件形成应具有连续性，便于查阅；

（4）系统性：文件应按照一定顺序排列，便于管理和利用。

三、归档程序

1. 文件形成部门应负责文件的收集、整理和归档工作。

2. 归档文件应按照以下程序进行归档：

（1）文件形成部门在文件形成后，应及时将文件整理成册，并填写《文件归档登记表》；

（2）文件形成部门将《文件归档登记表》及文件报送档案管理部门；

（3）档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后，办理归档手续；

（4）档案管理部门将归档文件按照规定进行分类、编目、装订、编号，并登记入档。

四、归档要求

1. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、删减、拼接。

2. 归档文件应按照规定格式进行装订，确保文件整洁、牢固。

3. 归档文件应使用耐久、易于保存的纸张和装订材料。

4. 归档文件应按照档案管理部门的要求进行分类、编目、编号。

5. 归档文件应定期进行清点、检查，确保文件安全、完整。

五、档案利用

1. 公司内部人员因工作需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请。

一、总则

为加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

二、管理原则

1. 完整性原则：确保公司所有文件档案的完整性，不得遗失、损毁或擅自销毁。

2. 真实性原则：文件档案内容必须真实、准确，反映公司实际情况。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保文件档案的物理和信息安全。

4. 有效性原则：文件档案应便于查阅、利用，提高工作效率。

5. 规范性原则：文件档案的管理应符合国家有关法律法规和公司内部规定。

三、管理职责

1. 公司档案管理部门负责公司文件档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责本部门文件档案的收集、整理和归档，并按照规定向档案管理部门移交。

3. 公司全体员工应积极配合档案管理部门的工作，共同维护文件档案的完整性和安全性。

四、文件档案的分类与归档

1. 文件档案按其性质、用途和内容分为以下类别：

a. 行政类文件档案：公司规章制度、会议记录、通知、报告等。

b. 事务类文件档案：合同、协议、招投标文件、业务往来函件等。

c. 会计类文件档案：财务报表、凭证、发票等。

d. 人力资源类文件档案：员工档案、劳动合同、工资发放记录等。

e. 技术类文件档案：技术资料、产品设计文件、专利等。

2. 文件档案的归档：

a. 各部门应按照文件档案的分类和归档要求，定期整理、归档。

b. 归档的文件档案应按照规定的时间、顺序和编号进行排列。

c. 归档的文件档案应附有档案目录，便于查阅。

五、文件档案的保管与利用

第一章总则

第一条为加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文件档案的管理工作，包括文件档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等各个环节。

第三条公司文件档案管理工作应遵循以下原则：

1. 集中统一管理原则；

2. 完整性、准确性原则；

3. 安全保密原则；

4. 便于利用原则。

第二章文件档案的收集与整理

第四条文件档案的收集应遵循以下要求：

1. 按照国家有关法律法规和政策，对公司内部产生的各类文件进行收集；

2. 收集文件应包括纸质文件、电子文件和影像文件等不同载体；

3. 收集的文件应确保其完整性和准确性。

第五条文件档案的整理应遵循以下要求：

1. 按照文件档案的来源、性质、内容、时间等要素进行分类；

2. 分类后的文件档案应进行编号，便于管理和查找；

3. 文件档案的整理应保持其原始顺序，不得随意拆散或修改。

第三章文件档案的保管与利用

第六条文件档案的保管应遵循以下要求：

1. 选择合适的库房，确保库房通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗；

2. 文件档案的存放应按照分类编号进行排列，便于查找；

3. 定期对文件档案进行检查和维护，确保文件档案的安全。

第七条文件档案的利用应遵循以下要求：

1. 严格按照文件档案的查阅权限进行审批；

2. 查阅文件档案时，应遵守保密规定，不得泄露公司机密；

3. 查阅文件档案应做好登记，确保查阅记录的完整性和准确性。

第四章文件档案的鉴定与销毁

第八条文件档案的鉴定应遵循以下要求：

1. 鉴定工作由公司档案管理部门负责；

公司文件资料归档管理制度

第一章总则

第一条目的

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门

第二章归档归类

第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类

公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。

一、一级类目

二、二级类目

公司各部门缩写作为二级类目的代码

三、三级类目

第三章档案保管

第四条档案的保管、调阅与归还

一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。

四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

第五条归档保存期限

一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

归档与文件管理制度

一、目的和范围

本制度的目的是为了规范企业的归档与文件管理工作，确保文件的

有效管理、快速检索和安全保密，并适用于全体员工。本制度适用于

企业内全部文件的归档与管理。

二、定义

1.文件：包含纸质文件和电子文件，以及任何形式的文字、

图像、声音等记录资料。

2.归档：指将文件依照肯定的规定和方法进行整理、分类、

编号和存储的过程。

3.文件管理：包含文件的收集、归档、检索、借阅、销毁等

一系列工作。

4.文件管理员：负责文件管理工作的特地人员或部门。

三、文件归档流程

1.文件收集：各部门依据工作需要，将需要归档的文件整理

齐全，并依照文件管理规定的要求进行分类和编号。

2.文件归档：文件管理员依据收集到的文件信息，将文件依

照规定的分类和编号进行归档。对于纸质文件，应采用标准文件夹或文件柜进行存储；对于电子文件，应使用特地的电子档案管理系统进行分类存储。

3.文件检索：各部门或员工需要查询文件时，应向文件管理

员提出书面申请，明确需要查询的文件名称、编号、时间范围等相关信息。文件管理员依据申请，在规定的时间内完成文件检索，并将查询结果供应给申请人。

4.文件借阅：当有特殊需要或紧急情况下，部门或员工可以

向文件管理员提出书面申请，申请借阅文件。文件管理员需要对申请人身份进行核实，并记录借阅文件的时间、借阅目的等相关信息。

借阅期限为最长不超出一个月，超时需要重新申请延期。

5.文件销毁：对于失效、无效或过时的文件，应及时进行销

毁。文件管理员应依照文件销毁管理规定，对文件进行鉴定、备案、审批和销毁工作。

四、文件安全和保密

单位文件归档整理制度范本

第一章总则

第一条为了加强单位文件的归档整理工作，规范文件管理，保障文件的安全、完

整和可用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关文件管理规定，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件的形成、整理、归档和保管工作。

第三条文件归档整理工作应当遵循统一领导、分级负责、真实完整、便于利用的

原则。

第二章组织机构与职责

第四条单位应当设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织、指导和监督。

第五条档案管理部门的主要职责：

（一）制定和实施文件归档整理制度；

（二）指导各部门进行文件的形成和整理工作；

（三）负责文件的归档、保管和提供利用；

（四）监督和检查文件归档整理工作的执行情况；

（五）组织文件归档整理工作的培训和业务交流。

第六条各部门应当指定专人负责本部门的文件形成和整理工作，确保文件的真实、完整和准确。

第三章文件的形成与整理

第七条文件的形成应当遵循合法、真实、准确、完整、及时的原则。

第八条文件整理应当遵循以下要求：

（一）文件分类明确，便于查找；

（二）文件顺序合理，符合时间顺序和逻辑顺序；

（三）文件格式统一，字迹清晰；

（四）文件装订牢固，便于保存和利用。

第九条文件归档应当遵循以下要求：

（一）文件归档及时，不得拖延；

（二）文件归档完整，不得遗漏；

（三）文件归档有序，便于检索；

（四）文件归档安全，防止损坏和丢失。

第四章文件的保管与利用

第十条文件保管应当做到：

（一）文件存放环境适宜，确保文件安全；

（二）文件柜或者档案架应当符合要求，便于文件存放和检索；

（三）定期检查文件，发现问题及时处理；

第一章总则

第一条为了规范公司资料档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，

提高档案利用效率，为公司发展提供有力保障，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有资料档案的管理，包括但不限于文件、图纸、图表、录音、录像、电子文档等。

第三条公司资料档案管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）依法管理，确保安全；

（三）科学分类，便于利用；

（四）持续改进，不断提高。

第二章组织机构与职责

第四条公司设立资料档案管理部门，负责公司资料档案的统一管理和监督。

第五条资料档案管理部门的主要职责：

（一）制定、修订和完善公司资料档案管理制度；

（二）负责资料档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；

（三）组织开展档案工作培训和宣传；

（四）监督、指导各部门资料档案管理工作；

（五）定期对资料档案进行清理、检查和评估。

第六条各部门应设立资料档案管理岗位，负责本部门资料档案的收集、整理、归

档和保管等工作。

第三章收集与整理

第七条资料档案的收集应遵循以下原则：

（一）全面性：收集各类资料档案，确保公司业务活动的完整记录；

（二）准确性：收集的资料档案应真实、准确，具有参考价值；

（三）及时性：及时收集新形成的资料档案，确保档案的时效性。

第八条资料档案的整理应遵循以下原则：

（一）分类科学：按照资料档案的性质、内容、时间等进行分类；

（二）排列有序：按照分类标准对资料档案进行排列；

（三）编目规范：编制资料档案目录，确保查阅方便。

第四章归档与保管

第九条资料档案的归档应遵循以下原则：

（一）按年度归档：每年将资料档案按照年度进行归档；

公司归档文件管理制度

第一章总则

第一条为规范公司文件管理流程，提高工作效率，保护企业信息资产，特制订本制度。

第二条公司文件指公司内部或与外部相关方进行合同、合作、财务、人事等方面的文件、资料。

第二章文件管理原则

第三条文件管理遵循便捷、规范、安全、整洁的原则。

第四条文件管理应做到分类存放，保证文件及时查找。

第五条文件管理应遵循保密原则，合理设置权限，确保文件的安全性。

第三章文件管理责任

第六条公司领导应加强对文件管理工作的重视，明确责任人员。

第七条文件管理人员应做好文件的登记、存放、查找、借阅等工作。

第八条全体员工应遵守公司文件管理规定，保护公司文件资源。

第四章文件存档

第九条公司文件应按照不同类别、不同部门进行分类存放，文号统一、标注清晰。

第十条文件存档应定期清查，保证文件的完整性和真实性。

第十一条重要文件应备份处理，确保文件不丢失。

第五章文件归档

第十二条文件归档应按照规定的流程进行，确保归档正确、及时。

第十三条文件归档要注明归档人、日期、原文档位置等信息，确保归档的准确性。

第十四条文件归档后，应将文件存放在规定的地方，做好保管工作。

第六章文件查找

第十五条查找文件应按照文件编号或文件名称进行，避免耽误时间。

第十六条文件查找人员需要填写查找登记表，确保查找的记录完整。

第十七条查找到的文件，要及时送交相关人员，不得滞留。

第七章文件借阅

第十八条文件借阅应按照权限规定进行，做好借阅登记。

第十九条文件借阅人员需承诺保护文件的安全，不得外传。

第二十条文件借阅后，要及时归还文件并做好借阅记录。

第八章文件销毁

公司档案归档管理制度

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的完整性、可靠性和保密性，制定本制度。

第二条公司档案管理制度适用于公司各部门，包括全体员工。

第三条档案管理工作必须遵循法律法规和公司相关规定，坚持档案管理的原则和制度，建立科学的档案管理制度，做到系统完整、规范有序。

第二章档案管理制度

第四条公司建立健全档案管理制度，包括档案的采集、整理、编制、管理、利用和归档。

第五条公司各部门要建立自己的档案管理制度，并按照公司的统一要求进行管理。

第六条档案管理由专门的档案管理部门负责统一管理，各部门配合协助。

第七条公司要建立档案管理系统和电子档案管理系统，确保档案信息的存储和检索。

第三章档案管理流程

第八条档案管理分为采集、整理、编制、管理、利用和归档六个阶段。

采集阶段：各部门负责档案的采集工作，包括纸质档案和电子档案的采集。

整理阶段：对采集到的档案进行分类整理，便于管理和利用。

编制阶段：对档案进行编目、编号等工作，建立档案目录。

管理阶段：建立档案管理系统，确保档案的保密性和完整性。

利用阶段：根据需要对档案进行检索、提取等工作，方便员工查阅使用。

归档阶段：根据档案管理制度要求，及时将档案进行归档，确保档案的安全保存。

第四章档案管理制度操作规范

第九条档案管理人员要经过专门培训，熟悉档案管理制度和操作规范，确保档案管理工作的规范性。

第十条档案管理人员要保密档案信息，严格按照规定的权限查阅、提取和处理档案。

第十一条档案管理人员要定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的长期保存。

公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度

一、目的

为规范公司文件资料归档管理，保证公文的组织、保管、利用和管理的规范化，减少文件管理带来的不必要的损失和耗费。同时保证公司政策、重要管理信息和历史记录得到有效的保存和保护。

二、范围

本制度适用于所有的公司文件资料，包括公司内外发的所有公文、部门会议记录等。

三、制度制定程序

制度的制定应经过专业人员的评估、有关管理部门的协调和审批、法律部门的审核和批准，方可确定正式实施。

四、制度内容

1. 归档的五级文件分类：

（1）机关文件：指企业委托机关制作的各种文件资料；

（2）团队文件：指各个团组织制作的文件资料；

（3）管理文件：指各个部门制作的文件资料；

（4）工作奖惩档案：记录员工工作表现的文件资料，包

含奖惩记录、晋升任职和合同、档案调节等；

（5）职工个人档案：记录职工工作经历和奖惩信息的文

件资料。

2. 归档单位：

各个部门应当各自负责自己部门文件资料的归档及保管。

3. 归档原则：

（1）机密文件的归档应当由公司计算机管理中心统一管理，并上锁保管；

（2）根据区域划分，对已完成工作归档的文件按照机构、文件类型、时间和涉及的项目分类存储；

（3）归档主题分文件和资料两种形式：文件主题中有较

多的条目时，坚持放置文件夹；文件主题中的条目较少时，应当采取标准的横向方式归档资料；

（4）对于授权、接受和颁发的文件，应当分别进入文件

立案环节、接受环节和颁发环节。

4. 归档标准：

（1）每个档案凭证应当有专门的标记，并载明事项、收

集时间、支出机会和工作人员的授权等信息；

（2）每条档案记录应当按照日期、文件名称、序列号、

公司文件资料归档管理制度

一、背景

公司拥有大量的文件和资料，对这些文件进行规范和管理对于公司的

正常运转和日常工作的顺利进行都有着重要的作用。本制度的制定目的在

于规范公司文件资料的归档管理流程，确保文件可以被有效保存和查找，

保证文件的安全性和可追溯性。

二、适用范围

适用范围包括公司内所有涉及文件和资料的部门和员工。

三、文件归档流程

1.文件准备阶段

(1)文件编制：文件的编制应遵循相关规范和标准，包括命名规则、

格式要求等，确保文件的一致性和可读性。

(2)文件归档申请：准备归档的文件需要向归档管理员提交归档申请，包括文件名称、制作时间、重要程度等信息。

2.文件归档阶段

(1)文件分类：管理员根据文件的性质和重要程度进行分类，建立文

件分类索引，便于后续归档和查找。

(2)文件存储：根据文件的分类，将文件存储在对应的文件柜、文件

夹或电子档案系统中，并且按照编制单位、编制时间等标准进行编号。

(3)文件标识：每个归档的文件都需要进行标识，包括文件编号、归

档日期和归档人员的签名，以确保文件的可追溯性。

3.文件查找和借阅阶段

(1)文件查找：员工需要查找文件时，可以向归档管理员提出申请，归档管理员会根据申请的文件名称、编制时间等信息进行查询，并及时告知申请人文件的存放位置。

(2)文件借阅：员工需要借阅文件时，需要填写借阅申请表，申请借阅文件的目的和借阅期限，借阅的文件需要保证安全，并按照规定时间归还。

四、文件归档管理要求

1.文件保密性和安全性

(1)要求对涉密文件进行封存管理，仅限授权人员接触，严禁外借、复制或泄露。

第一章总则

第一条为加强公司文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和

有效利用，提高公司工作效率和管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件及档案的收集、整理、保管、利用、销毁

等工作。

第三条公司文件及档案管理工作应遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则；

（二）完整、准确、安全原则；

（三）便于利用原则；

（四）依法依规原则。

第二章文件及档案的收集与整理

第四条公司各部门应按照职责分工，对业务范围内的文件及档案进行收集、整理。

第五条文件及档案收集范围：

（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；

（二）与公司业务相关的合同、协议、证书、资质证明等；

（三）公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；

（四）其他需要归档的文件及资料。

第六条文件及档案整理要求：

（一）分类清晰，便于查找；

（二）按照文件及档案形成时间、内容、类别等顺序排列；

（三）文件及档案编号、名称、形成单位、日期等信息完整、准确；

（四）电子文件及档案应进行备份，确保数据安全。

第三章文件及档案的保管与利用

第七条文件及档案保管：

（一）公司设立文件及档案室，配备专职或兼职档案员，负责文件及档案的保管工作；

（二）文件及档案室应保持清洁、通风、干燥，防止虫蛀、霉变；

（三）重要文件及档案应进行加密、隔离存放，确保安全；

（四）文件及档案的借阅、复制等，需经档案员批准。

第八条文件及档案利用：

（一）公司内部人员需查阅文件及档案，应填写借阅单，经档案员批准后方可借阅；

（二）外单位人员需查阅文件及档案，应提交相关证明材料，经公司领导批准后方可查阅；

公司归档文件管理制度

第一章总则

第一条为规范公司文件的管理，提高公司工作效率，便于文件检索和保管，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有文件的管理和归档工作。

第三条公司所有文件应当严格按照本制度的相关规定进行管理，不得私自删除、更改或外传文件。

第四条公司文件包括电子文档和纸质文件，所有文件均应当严格按照规定进行归档和记录。

第二章文件的保管

第五条所有公司文件应当按照文件的性质、重要程度和保存期限进行分类，采取不同的保管方式和措施。

第六条公司文件的保管应当分为电子文档和纸质文件两种形式，由专门的管理人员负责。

第七条电子文档应当妥善保存在公司的网络服务器上，禁止私自存储在个人电脑或移动存储设备上。

第八条纸质文件应当按照文件的分类和归档规则整理并存放在指定的文件柜中，禁止私自拿走或随意摆放。

第九条对于特殊文件，如合同、协议等重要文件，应当备份至公司的备份服务器上，并定期进行备份和更新。

第十条对于已经失效或不需要保留的文件，应当按照规定的销毁程序和方式进行销毁，不得随意丢弃或泄露。

第三章文件的归档

第十一条公司文件的归档应当按照公司规定的文件分类和归档标准进行，确保文件的整理和存档的规范性和一致性。

第十二条电子文档的归档应当按照文件的分类和归档规则进行，统一命名和编号，方便文件的检索和管理。

第十三条纸质文件的归档应当按照文件的分类和归档规则进行整理和存放，标明文件名称、编号和存放位置。

第十四条对于公司已经归档的文件，应当做好备份和记录，确保文件的完整性和安全性。

第四章文件的检索和利用

第十五条公司文件的检索应当按照公司规定的文件查找和检索流程进行，遵循先查找、再利用的原则。

公司档案资料管理制度

第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条归档制度

1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条档案资料保管制度

1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

公司文件归档管理制度

公司文件归档管理制度

一、目的

公司文件归档管理制度的目的在于规范和统一公司内部文件的归档管理流程，

确保文件的安全性、可查性和便捷性，提高工作效率和信息管理水平。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有文件的归档管理，包括纸质文件和电子文件。

三、文件归档流程

1. 文件分类

根据文件的性质和用途，将文件进行分类，如人力资源文件、财务文件、行

政文件等。

2. 文件编号

每个文件都应有唯一的编号，编号应按照一定规则制定，以便于查找和管理。编号可以包括文件类型、日期和顺序号等信息。

3. 文件整理

确定文件的存放位置和方式，如纸质文件可以采用文件柜、文件夹等进行整理，电子文件可以采用文件夹、云存储等进行整理。

4. 文件归档

将文件按照分类和编号的规则进行归档，确保文件的有序存放。归档时应记

录文件的基本信息，如文件名称、编号、归档日期等。

5. 文件检索

为了方便检索文件，应建立文件索引或目录，记录文件的基本信息和存放位

置。检索时可以根据文件的编号、名称、日期等进行查询。

6. 文件保管

对于重要文件，应采取相应的措施进行保管，如设置文件保管室、限制访问权限等，确保文件的安全性和保密性。

7. 文件销毁

对于已经失效或过期的文件，应按照一定规定进行销毁。销毁前应进行备份或备案，确保不会造成信息丢失或泄露。

四、责任分工

1. 人力资源部门负责制定和执行文件归档管理制度，监督文件的归档和检索工作。

2. 各部门负责自身文件的整理、归档和检索工作，并配合人力资源部门的监督和管理。

3. 公司领导层负责对文件归档工作的重视和支持，为文件归档管理提供必要的资源和条件。

公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,

实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围

文件、资料的来源有两种：接收和发放。

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。

文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:

本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2、经营业务类:

公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:

劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: