公司文件资料归档管理制度73061

一、总则为了加强公司部门文件管理，确保文件归档的完整、准确、安全，提高文件利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 公司部门文件包括但不限于以下内容：（1）公司内部规章制度、工作计划、工作报告；（2）会议记录、决议、纪要；（3）合同、协议、公函；（4）项目文件、设计文件、技术文件；（5）其他具有保存价值的文件。

2. 归档文件应具有以下特点：（1）真实性：文件内容必须真实、准确、完整；（2）完整性：文件内容应齐全，不得遗漏重要信息；（3）连续性：文件形成应具有连续性，便于查阅；（4）系统性：文件应按照一定顺序排列，便于管理和利用。

三、归档程序1. 文件形成部门应负责文件的收集、整理和归档工作。

2. 归档文件应按照以下程序进行归档：（1）文件形成部门在文件形成后，应及时将文件整理成册，并填写《文件归档登记表》；（2）文件形成部门将《文件归档登记表》及文件报送档案管理部门；（3）档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后，办理归档手续；（4）档案管理部门将归档文件按照规定进行分类、编目、装订、编号，并登记入档。

四、归档要求1. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、删减、拼接。

2. 归档文件应按照规定格式进行装订，确保文件整洁、牢固。

3. 归档文件应使用耐久、易于保存的纸张和装订材料。

4. 归档文件应按照档案管理部门的要求进行分类、编目、编号。

5. 归档文件应定期进行清点、检查，确保文件安全、完整。

五、档案利用1. 公司内部人员因工作需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请。

2. 档案管理部门在确认申请人身份后，可提供档案查阅服务。

3. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）爱护档案，不得损坏、涂改、抽取档案材料；（2）查阅档案时，应保持安静，不得大声喧哗；（3）查阅档案后，应及时归还，不得擅自带走档案材料。

六、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。

第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。

第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。

第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。

工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。

第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。

第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。

第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。

3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理流程，提高工作效率，保护企业信息资产，特制订本制度。

第二条公司文件指公司内部或与外部相关方进行合同、合作、财务、人事等方面的文件、资料。

第二章文件管理原则第三条文件管理遵循便捷、规范、安全、整洁的原则。

第四条文件管理应做到分类存放，保证文件及时查找。

第五条文件管理应遵循保密原则，合理设置权限，确保文件的安全性。

第三章文件管理责任第六条公司领导应加强对文件管理工作的重视，明确责任人员。

第七条文件管理人员应做好文件的登记、存放、查找、借阅等工作。

第八条全体员工应遵守公司文件管理规定，保护公司文件资源。

第四章文件存档第九条公司文件应按照不同类别、不同部门进行分类存放，文号统一、标注清晰。

第十条文件存档应定期清查，保证文件的完整性和真实性。

第十一条重要文件应备份处理，确保文件不丢失。

第五章文件归档第十二条文件归档应按照规定的流程进行，确保归档正确、及时。

第十三条文件归档要注明归档人、日期、原文档位置等信息，确保归档的准确性。

第十四条文件归档后，应将文件存放在规定的地方，做好保管工作。

第六章文件查找第十五条查找文件应按照文件编号或文件名称进行，避免耽误时间。

第十六条文件查找人员需要填写查找登记表，确保查找的记录完整。

第十七条查找到的文件，要及时送交相关人员，不得滞留。

第七章文件借阅第十八条文件借阅应按照权限规定进行，做好借阅登记。

第十九条文件借阅人员需承诺保护文件的安全，不得外传。

第二十条文件借阅后，要及时归还文件并做好借阅记录。

第八章文件销毁第二十一条公司文件应按照规定的保留期限进行销毁，不得擅自处理。

第二十二条文件销毁应审批程序，严格执行销毁流程，避免文件泄露。

第二十三条文件销毁后，要做好销毁记录，确保文件的安全性。

第九章文件管理培训第二十四条公司应定期组织文件管理培训，提高员工文件管理意识。

第二十五条文件管理培训内容包括文件分类存档、文件归档、文件查找借阅、文件销毁等。

公司文件资料归档管理制度一、背景公司拥有大量的文件和资料，对这些文件进行规范和管理对于公司的正常运转和日常工作的顺利进行都有着重要的作用。

本制度的制定目的在于规范公司文件资料的归档管理流程，确保文件可以被有效保存和查找，保证文件的安全性和可追溯性。

二、适用范围适用范围包括公司内所有涉及文件和资料的部门和员工。

三、文件归档流程1.文件准备阶段(1)文件编制：文件的编制应遵循相关规范和标准，包括命名规则、格式要求等，确保文件的一致性和可读性。

(2)文件归档申请：准备归档的文件需要向归档管理员提交归档申请，包括文件名称、制作时间、重要程度等信息。

2.文件归档阶段(1)文件分类：管理员根据文件的性质和重要程度进行分类，建立文件分类索引，便于后续归档和查找。

(2)文件存储：根据文件的分类，将文件存储在对应的文件柜、文件夹或电子档案系统中，并且按照编制单位、编制时间等标准进行编号。

(3)文件标识：每个归档的文件都需要进行标识，包括文件编号、归档日期和归档人员的签名，以确保文件的可追溯性。

3.文件查找和借阅阶段(1)文件查找：员工需要查找文件时，可以向归档管理员提出申请，归档管理员会根据申请的文件名称、编制时间等信息进行查询，并及时告知申请人文件的存放位置。

(2)文件借阅：员工需要借阅文件时，需要填写借阅申请表，申请借阅文件的目的和借阅期限，借阅的文件需要保证安全，并按照规定时间归还。

四、文件归档管理要求1.文件保密性和安全性(1)要求对涉密文件进行封存管理，仅限授权人员接触，严禁外借、复制或泄露。

(2)电子文件需要进行密码加密，并设定合理的访问权限，确保文件的安全性。

2.文件解密和销毁(1)解密：对于封存的涉密文件和电子文件，需要在授权人员的监督下进行解密。

(2)销毁：文件按照规定的保管期限进行归档，到期后根据文件的性质和重要程度进行销毁，销毁操作需要由归档管理员记录并进行确认。

3.文件备份(1)重要文件需要进行定期备份，确保文件的可恢复性和持续性。

公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度一、目的为规范公司文件资料归档管理，保证公文的组织、保管、利用和管理的规范化，减少文件管理带来的不必要的损失和耗费。

同时保证公司政策、重要管理信息和历史记录得到有效的保存和保护。

二、范围本制度适用于所有的公司文件资料，包括公司内外发的所有公文、部门会议记录等。

三、制度制定程序制度的制定应经过专业人员的评估、有关管理部门的协调和审批、法律部门的审核和批准，方可确定正式实施。

四、制度内容1. 归档的五级文件分类：（1）机关文件：指企业委托机关制作的各种文件资料；（2）团队文件：指各个团组织制作的文件资料；（3）管理文件：指各个部门制作的文件资料；（4）工作奖惩档案：记录员工工作表现的文件资料，包含奖惩记录、晋升任职和合同、档案调节等；（5）职工个人档案：记录职工工作经历和奖惩信息的文件资料。

2. 归档单位：各个部门应当各自负责自己部门文件资料的归档及保管。

3. 归档原则：（1）机密文件的归档应当由公司计算机管理中心统一管理，并上锁保管；（2）根据区域划分，对已完成工作归档的文件按照机构、文件类型、时间和涉及的项目分类存储；（3）归档主题分文件和资料两种形式：文件主题中有较多的条目时，坚持放置文件夹；文件主题中的条目较少时，应当采取标准的横向方式归档资料；（4）对于授权、接受和颁发的文件，应当分别进入文件立案环节、接受环节和颁发环节。

4. 归档标准：（1）每个档案凭证应当有专门的标记，并载明事项、收集时间、支出机会和工作人员的授权等信息；（2）每条档案记录应当按照日期、文件名称、序列号、颁发机构和授权单位等标准存储；（3）每个档案存储室门前应当配备相应的门牌。

5. 延长存储期限：对于一些重要的档案，可以延长其存储期限，但需要注明存储期限以及延长存储期限的理由。

六、责任追究对于未按照规定进行归档和保管的部门和工作人员，应当进行严肃的责任追究，并给予严厉的处理。

公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的管理，提高公司工作效率，便于文件检索和保管，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有文件的管理和归档工作。

第三条公司所有文件应当严格按照本制度的相关规定进行管理，不得私自删除、更改或外传文件。

第四条公司文件包括电子文档和纸质文件，所有文件均应当严格按照规定进行归档和记录。

第二章文件的保管第五条所有公司文件应当按照文件的性质、重要程度和保存期限进行分类，采取不同的保管方式和措施。

第六条公司文件的保管应当分为电子文档和纸质文件两种形式，由专门的管理人员负责。

第七条电子文档应当妥善保存在公司的网络服务器上，禁止私自存储在个人电脑或移动存储设备上。

第八条纸质文件应当按照文件的分类和归档规则整理并存放在指定的文件柜中，禁止私自拿走或随意摆放。

第九条对于特殊文件，如合同、协议等重要文件，应当备份至公司的备份服务器上，并定期进行备份和更新。

第十条对于已经失效或不需要保留的文件，应当按照规定的销毁程序和方式进行销毁，不得随意丢弃或泄露。

第三章文件的归档第十一条公司文件的归档应当按照公司规定的文件分类和归档标准进行，确保文件的整理和存档的规范性和一致性。

第十二条电子文档的归档应当按照文件的分类和归档规则进行，统一命名和编号，方便文件的检索和管理。

第十三条纸质文件的归档应当按照文件的分类和归档规则进行整理和存放，标明文件名称、编号和存放位置。

第十四条对于公司已经归档的文件，应当做好备份和记录，确保文件的完整性和安全性。

第四章文件的检索和利用第十五条公司文件的检索应当按照公司规定的文件查找和检索流程进行，遵循先查找、再利用的原则。

第十六条对于需要查找和利用的文件，应当提出申请并经过相关审批程序后方可查看和使用。

第十七条对于重要文件和机密文件，应当采取特殊的查阅和利用方式，确保文件的安全和保密。

第十八条对于文件的利用，应当注意保护文件的完整性和机密性，不得私自复制、修改或外传文件。

公司资料归档管理制度第一章总则第一条为规范公司资料的归档管理工作，提高公司资料管理的效率和规范性，制定本制度。

第二条公司资料归档管理制度适用于公司内所有部门和岗位的资料归档管理工作。

第三条公司资料包括纸质文件、电子文档、光盘资料等各种形式的文件和资料。

第二章资料归档管理的责任部门第四条公司设立资料管理部门，负责公司资料的整理、归档和管理工作。

第五条资料管理部门应配备专职人员，负责资料的整理、分类、归档、借阅和销毁等工作。

第六条公司各部门和岗位的工作人员应主动配合资料管理部门的工作，积极参与资料的整理和归档工作。

第三章资料的整理和归档第七条资料管理部门应对公司的各类资料进行分类和整理工作，建立完善的资料分类标准和归档规范。

第八条资料管理部门应定期对公司的各类资料进行检查和清点，及时发现问题并进行整改。

第九条资料管理部门应根据资料的重要性和保密性，制定不同的存档期限和存档规定。

第十条资料管理部门应制定公司资料的目录和索引，方便用户查阅和借阅各类资料。

第四章资料的借阅和归还第十一条公司内部借阅资料的申请应经过资料管理部门的审核和批准，借阅后应及时归还。

第十二条部门借阅资料应按照规定的期限进行借阅，逾期应及时归还并填写延期申请。

第十三条借阅资料不得随意调换位置，如有特殊情况需调换位置应及时通知资料管理部门并经其批准。

第十四条借阅资料不得外借或转借他人，严禁私自将资料带出公司。

第五章资料的销毁与归档第十五条公司资料的销毁应按照公司规定的文件销毁程序进行，应报资料管理部门审批后方可销毁。

第十六条资料销毁应留有销毁记录，并按规定的时间进行销毁报废。

第十七条资料管理部门应根据资料的存档期限和保密等级，及时对已归档的资料进行归档更新。

第十八条资料管理部门对已归档的资料应定期进行检查和整理，确保资料的完整性和准确性。

第六章制度的执行与管理第十九条公司资料管理部门应加强对资料管理制度的宣传和培训，提高员工对资料管理的意识和重视程度。

文件资料归档管理制度第一章总则第一条为规范文件资料的管理流程，明确文件资料的归档要求和流程，提高文件资料的管理效率，保证文件资料的安全性和完整性，根据《档案法》、《档案文件管理条例》和有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有部门、所有工作人员，贯彻执行制度，保证文件资料的合规管理。

第三条文件资料的归档管理应遵循合规、标准、便捷、安全、有效的原则，充分发挥档案资料的历史价值、文化价值、科学价值、法律价值。

第四条本单位领导加强对文件资料的管理工作的领导、重视和支持，负责本单位文件资料管理工作的监督、检查、考核和评定。

第二章文件资料的基本管理原则第五条文件资料的管理应当遵循以下原则：（一）合规原则：文件资料的管理应当遵循相关法律法规的规定，保证文件的合法性和合规性。

（二）标准原则：文件资料的管理应当遵循国家标准和规范的要求，建立统一的文件资料归档标准。

（三）便捷原则：文件资料的管理应当便于使用和查阅，确保文件的及时取用和检索。

（四）安全原则：文件资料的管理应当保障文件的安全性，防止文件的遗失、被盗或泄露。

（五）有效原则：文件资料的管理应当保证文件的完整性和真实性，确保文件的历史价值和科学价值。

（六）责任原则：文件资料的管理应当明确管理人员的管理职责和义务，确保文件资料的管理工作落实到位。

第三章文件资料的归档管理流程第六条文件资料的归档管理流程包括文件资料的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等环节。

（一）文件资料的收集：各部门负责将所产生的文件资料按照规定的范围和时间及时收集整理，做好文件资料的归档准备工作。

（二）文件资料的整理：各部门对收集到的文件资料进行整理，确保文件资料的完整性、清晰性和排序正确。

（三）文件资料的归档：各部门负责对整理好的文件资料进行归档，按照规定的目录结构和编码规则进行分类存放。

（四）文件资料的保管：各部门负责将归档好的文件资料按照规定的存档地点和环境条件进行保管，防止文件资料的损坏和丢失。

第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案分类与归档范围第三条公司档案分为以下类别：1. 行政管理档案；2. 生产经营档案；3. 科技档案；4. 会计档案；5. 人力资源档案；6. 专用档案。

第四条归档范围包括：1. 公司成立、变更、终止、合并、分立等法律文件；2. 公司发展规划、年度计划、规章制度；3. 重大决策、会议记录、报告；4. 生产经营活动中的合同、协议、函电；5. 科技研发、生产制造、质量检测等记录；6. 会计凭证、账簿、报表；7. 人力资源管理的招聘、培训、考核、薪酬等资料；8. 其他具有保存价值的资料。

第三章档案收集与整理第五条档案收集：1. 各部门应按照档案归档范围及时收集档案资料；2. 档案收集应确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 收集的档案资料应进行分类、编目，并填写档案登记表。

第六条档案整理：1. 档案整理应遵循档案的分类、编目、装订等规范；2. 档案整理应确保档案的系统性、条理性和便于利用；3. 档案整理完成后，应填写档案目录，并归档保存。

第四章档案保管第七条档案保管：1. 档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则；2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查、维护。

第五章档案利用第八条档案利用：1. 档案利用应遵循公开、合法、合理、有序的原则；2. 申请人应填写档案利用申请表，并说明利用目的；3. 档案管理人员应根据档案利用申请表，提供相应的档案资料。

第六章档案销毁第九条档案销毁：1. 档案销毁应遵循法律法规和公司规定；2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定档案的保存价值；3. 档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式。

公司文件资料归档管理制度一、背景公司文件资料是公司日常办公中必不可少的组成部分，包括各类合同、项目计划、商业计划、会议记录等等。

这些文件资料对于公司的正常经营和管理发挥着重要作用。

随着公司业务的不断扩大和发展，文件资料量也不断增长，无组织、无计划的存放和管理就会对后续使用带来不便，甚至会产生一系列问题。

因此，为了保证公司日常工作的顺利进行，建立一套完整的文件资料归档管理制度必不可少。

二、目的本文件对公司文件资料归档管理制度进行规定，明确文件资料的归档流程及规范，旨在提高文件资料的存储效率、提高文件资料使用的方便性，保证文件资料的安全性以及快速传递。

三、管理范围本制度适用于公司内部所有部门的文件资料归档与管理。

四、管理原则1.文件资料应按照文件类型、发文时间、文件内容等进行分类，制定归档方案和范围；2.文件资料应根据保密程度、保存期限以及使用频率等因素确定归档位置和方式；3.文件资料应统一编号，制作检索索引，方便查找和使用；4.文件资料应按照制定的文件归档标准进行归档，避免交叉归档和混乱存储；5.文件资料应定期整理、清理、审查和保护，确保文件的完整性、准确性和安全性。

五、管理流程步骤一：文件整理1.对于已处理完成的原始文档，如会议记录、报告等文件，应立即整理到临时存放区；2.对于硬件设备上的文件，应首先进行清理和整理，删除无用文件并按照日期和文件格式整理存储。

步骤二：文件分类1.将整理好的文件根据类型进行分类，如合同类、会议记录类等；2.根据文件内容进行进一步的细分，如根据项目、客户等分类。

步骤三：文件编号1.根据制定的文件编号规则进行编号，包括文件名称、文件类型、编号、时间等；2.对于文件编号的修改，应以记录为准，避免编号的重复或错乱。

步骤四：文件归档1.将文件进行归档，包括电子文档和纸质档案，分别存储到相应的归档文件夹和档案柜中；2.对于一些重要的原始文件，如合同、协议等，应定期做备份和归档，避免遗失和损毁。

公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。

3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年终据此进行整理、剔除。

4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

公司文件与文档归档与管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范公司文件和文档的归档与管理工作，确保文件和文档的安全性、可追溯性和便捷性。

本制度适用于公司内部全部文件和文档的归档与管理工作。

第二条定义1.文档：包含但不限于公司内部文件、合同、报告、备忘录、电子邮件、会议纪要、项目文档等各类文字、图像、声音等形式的信息载体。

2.归档：指将文件和文档依照规定的分类标准整理、编号、保管和管理的过程。

3.管理：指对文件和文档进行分类、存储、检索、借阅、销毁等活动的过程。

第二章文件和文档的归档第三条分类标准1.文件和文档依照内容和用途可以分为归档文件、工作文件和临时文件三类。

2.归档文件：包含公司重要政策、制度、规章、紧要决策、合同协议、财务报表等需要长期保管的文件。

3.工作文件：包含工作计划、项目文档、会议纪要、业务报告等需要较长时间保管，但不需要长期保管的文件。

4.临时文件：包含日常工作中的便签、草稿纸、临时记录等需要短期保管的文件。

第四条归档流程1.归档文件的归档流程：（1）文件责任人负责将文件整理并依照分类标准确定文件编号。

（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。

（3）文件责任人将归档文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。

2.工作文件的归档流程：（1）文件责任人负责将工作文件整理并依照分类标准确定文件编号。

（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。

（3）文件责任人将工作文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。

3.临时文件的归档流程：（1）临时文件不进行归档，可以直接放置在文件柜的临时文件夹内。

（2）每月末，档案管理员负责将临时文件进行清理和销毁。

第五条文件编号1.文件编号的编制原则：（1）归档文件和工作文件的编号由文件责任人依照统一的编号规定进行编制。

公司文件归档管理制度公司文件归档管理制度一、目的公司文件归档管理制度的目的在于规范和统一公司内部文件的归档管理流程，确保文件的安全性、可查性和便捷性，提高工作效率和信息管理水平。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件的归档管理，包括纸质文件和电子文件。

三、文件归档流程1. 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类，如人力资源文件、财务文件、行政文件等。

2. 文件编号每个文件都应有唯一的编号，编号应按照一定规则制定，以便于查找和管理。

编号可以包括文件类型、日期和顺序号等信息。

3. 文件整理确定文件的存放位置和方式，如纸质文件可以采用文件柜、文件夹等进行整理，电子文件可以采用文件夹、云存储等进行整理。

4. 文件归档将文件按照分类和编号的规则进行归档，确保文件的有序存放。

归档时应记录文件的基本信息，如文件名称、编号、归档日期等。

5. 文件检索为了方便检索文件，应建立文件索引或目录，记录文件的基本信息和存放位置。

检索时可以根据文件的编号、名称、日期等进行查询。

6. 文件保管对于重要文件，应采取相应的措施进行保管，如设置文件保管室、限制访问权限等，确保文件的安全性和保密性。

7. 文件销毁对于已经失效或过期的文件，应按照一定规定进行销毁。

销毁前应进行备份或备案，确保不会造成信息丢失或泄露。

四、责任分工1. 人力资源部门负责制定和执行文件归档管理制度，监督文件的归档和检索工作。

2. 各部门负责自身文件的整理、归档和检索工作，并配合人力资源部门的监督和管理。

3. 公司领导层负责对文件归档工作的重视和支持，为文件归档管理提供必要的资源和条件。

五、培训与宣传为了确保文件归档管理制度的有效实施，公司应定期组织培训和宣传活动，提高员工对文件归档管理的认识和重视程度。

六、附则本制度的解释权归公司人力资源部门所有，如有需要，可以根据实际情况进行修订和补充。

以上是公司文件归档管理制度的内容，希望能够通过该制度的实施，提高公司文件管理的规范性和效率，保障公司信息的安全和可靠性。

资料归档管理制度一、总则为规范公司内部文件的管理工作，提高文件管理水平，便于信息的检索和利用，保障公司文件的安全性和完整性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有的文件资料管理工作。

三、文件的定义文件是指以书面、电子、磁介质等形式记录公司业务、活动、事务、管理的各种资料。

文件包括公文、工作方案、规章制度、报表、协议、合同、凭证、档案等类别。

四、文件的分类1. 按用途分类按照文件的用途，可分为行政文件、财务文件、人事文件、技术文件、生产文件等。

2. 按载体分类按照行文方式不同，可分为纸质文件和电子文件。

3. 按保存期限分类根据文件需要保存的年限，可分为永久文件、长期文件和暂时文件。

五、文件的编发与签发1. 行政文件的编发和签发应当遵守相应的规程和程序，由有权编发者负责。

2. 部门内部文件的编发应当严格按照公司制定的文件管理规定进行。

3. 文件签发应当由具有签发权限的人员进行，并在文稿的底部签字并注明日期，以示公正。

六、文件的登记和分发1. 收到文件后，应当及时登记文件，并在文件上标明文件编号和日期，以便于检索。

2. 收到文件后要按时、按人、按序进行分发，分发时需进行登记，确保每个接收人都能及时收到文件。

3. 对于机要文件和重要文件，要实行密件传递制度，保证文件内容不被泄露。

七、文件的保存和归档1. 文件的保存要按照文件的保存期限进行分类保存，对于永久文件要进行特殊的保存。

2. 纸质文件要放置在干燥通风的地方，远离火源和潮湿的地方，保证文件的安全。

3. 电子文件要进行备份，并保存在安全可靠的存储设备中，防止文件丢失。

4. 文件归档要进行分类和整理，制定明确的归档规则和流程，确保文件的检索方便和准确。

五、文件的借阅和查阅1. 对于需要借阅文件的人员，需填写借阅单，并经有权人员同意后方可借阅，借阅后要严格按时归还。

2. 对于需要查阅文件的人员，需在指定的时间和地点进行查阅，必须在保密的前提下进行。

公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有，公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。

各部门负责人对本部门档案、资料负全责，并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。

第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。

其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管；第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》（包括公司内部员工、外包、派遣员工等）、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等；第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等；第五条公司签署的各类合作协议或合同，责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档；第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同，签订完毕后，15日内必须交至人事行政部；第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料，获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表（册），应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理；第八条档案使用管理规定如下：1、查阅：在人事行政部办公室现场查阅，不得带离。

2、如因工作需要外带，需办理外借手续，用毕即归还。

操作流程：登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的，视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十条合同签订完毕15天内，未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部，视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管，如有损毁、丢失，视情节严重处以50元-100元，严重的辞退处罚。

出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十二条未及时归还造成档案遗失的，处罚责任人500元/次，造成公司损失的，由责任人承担全部损失。

公司文件归档管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的管理和归档工作，提高文件的保密性、准确性和可靠性，确保公司文件的安全使用和便于查阅，特制定本制度。

第二条本制度适用于全公司各部门和所有员工对公司文件的管理和归档工作。

第三条公司文件应当依据重要性、使用频率、保密程度等因素进行分类、编号和存档，并按规定的要求进行归档管理。

第四条公司文件的归档管理应当依法合规、规范有序、可追溯，确保文件的完整性和安全性。

第五条公司文件管理的职责和权限应当明确分工，各部门和员工应当积极配合，确保公司文件的有效管理和利用。

第二章文件的分类和编号第六条公司文件应当按照文件的性质、内容和用途进行分类，如机密文件、重要文件、一般文件等。

第七条公司文件应当编号，编制机关应当是公司办公自动化系统，采用统一的编号规则，确保编号的唯一性和相对顺序性。

第八条公司文件的编号应当遵循先分类后编号的原则，按照文件的分类、时间、顺序等因素进行编号。

第九条公司文件的编号应当包括文件名称、文件分类、文件编号、颁发机构、颁发日期等内容。

第十条公司文件的编号应当详细记录在文件管理系统中，方便查阅和管理。

第三章文件的存档和归档管理第十一条公司文件应当根据文件的保密程度、使用频率等因素选择存档的方式，如纸质存档、电子存档等。

第十二条公司文件的存档应当放置在专门的文件柜或文件架中，保证文件的完整性和安全性。

第十三条公司文件的归档管理应当按照文件的编号和存档方式进行分类整理，确保文件的便于查阅和管理。

第十四条公司文件的归档管理应当按照文件的保密程度、重要性等因素进行分级管理，确保文件的安全使用和保密性。

第十五条公司文件的归档管理应当在文件的归档标签上标注文件的名称、编号、存档位置等内容，方便查阅和管理。

第十六条公司文件的归档管理应当定期审核和更新文件的状态，确保文件的准确性和有效性。

第四章文件的借阅和复制第十七条公司文件的借阅应当在得到授权的情况下进行，借阅的文件应当在规定的时间内归还并注意保护文件的安全。