外审时各部门需准备的主要资料

外审准备资料文件(参考
一、文件记录管理
1、“三规三制”要求文件内容一定要与实际情况一致。

2、巡检、点检、交接班等记录完整。

3、安全生产事故统计记录和事故纠正预防措施实施记录。

4、生产计划和管理指标,没有完成的月份,说明没完成原因,定纠正措施。

5、标识(危险区域标识、安全标识、设备标识等
二、安全方面
1、新员工安全培训记录,部门月 /季度 /年度培训记录。

2、事故应急预案及演练记录。

演练记录中,一定要有合规性评价(预案的适用性、完整性评价。

3、事故统计记录和事故纠正预防措施实施记录。

4、安全检查和隐患整改记录。

5、特种作业人员持证统计记录
6、各部门准备危险源清单、环境因素清单。

安环部对 2010年职业健康安全管理方案完成情况,准备一份完成报告。

三、设备方面
1、有关设备方面管理制度
2、设备台账
3、设备维护保养记录
4、设备检修记录
5、特种设备检定证书和统计记录,特种设备日常检查记录。

6、设备事故的统计记录和纠正预防措施实施记录
以上文件、记录格式要符合体系文件管理要求。

各分厂在审核前要保证值班室、休息室、现场卫生整洁,废弃备件及时清理 , 工具排放整齐、员工劳动防护用品穿戴齐全。

ISO45001体系认证审核前各部门准备资料一、文控部门（或EHS部，体系部）1.申请资料确认：公司名称，地址，营业执照、人员数量，当前认证情况、认证范围等2.体系策划：手册、程序文件清单、管理文件清单、记录清单3.组织架构：ISO45001相关的组织架构、部门职责、岗位职能说明书、员工代表任命书和选举产生记录4.内部审核：内审方案、年度计划、审核计划、审核报告、不符合项整改报告、审核员资质确认5.管理评审：评审计划、评审报告、改进决议6.目标指标：职业健康与安全目标清单、目标数据汇总7.公司内外部环境因素分析：SWOT分析（竞争对手、行业标杆等）、宏观因素分析（政治、经济、文化等）、微观分析（行业、产品结构/定位、发展趋势等）8.相关方管理：相关方清单，相关方的需求与期望，需求与期望应对措施9.风险和机遇分析：各部门风险和机遇识别评价应对表10.知识管理：知识管理清单11.危险源：各部门危险源识别与评价表、重大危险源识别、重大危险源控制措施、针对重大环境因素建立的目标、指标与管理方案12.法律法规：适用的健康安全法律法规及其它要求清单13.检测报告：废水检测报告、废气检测报告、噪音检测14.各类证件：三废检测报告、消防验收报告、防雷检测报告15.合规性评价：合规性评价计划、合规性评价报告16.化学品管理：危险化学品清单、危险化学品现场安全标签、化学品泄漏应急设施、危险化学品物质安全特性情况表、危险化学危险品库安全检查表油库现场安全检查表、危险化学品物资安全资料表（MSDs)）二、人事部1.公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责2.员工管理：员工名册、劳动合同、社保记录、新员工试用考核、技能矩阵及能力评价、顶岗计划、合理化建议、人员流失率的统计分析3.职业病、工伤、事故、事件处理记录4.体检报告：员工体检报告，特殊岗位体检报告（特殊岗位入职前体检报告、定期体检报告、离职时体检报告）5.新员工管理：新员工试用考核、新进人员培训记录要齐全6.特殊工种管理：特殊工种人员情况表，持证上岗证书，如电工证等7.培训：培训需求（各部门提出、岗位能力评价、新员工/转岗员工、职业健康安全等）→年度培训计划→月度培训计划→培训记录（签到表、培训记录）→培训效果评价；三级安全教育的资料8.满意度评价:员工满意度调查→员工满意度调查汇总分析→改进措施及验证三、行政部1.行政管理：公司厂区平面图（管网图）、公司电路线路平面图、公司各楼层紧急逃生平面图、人员安全集合点、公司危险源位置图（标明发电机、空压机、油库、危险品仓库、特殊工作岗位等重要位置，并注明其它产生废气、噪声、粉尘等危险源的位置）、生产工艺流程图及说明2.食堂管理：食堂油烟检测报告、食堂卫生许可证、食物留样管理3.消防管理：消防演习计划、消防演习照片、消防总结报告四、质量部1.部门组织结构图及工作职责2.设备管理台账及设备保养计划五、生产部区域划分（生产区、合格区、来料放置区、待检区、不合格区、发货区、通道等）、产品标识、现场应保持干净整洁、现场化学品管理、环保处理设备清单、劳保用品使用登记表、安全操作规程（起重机械、压力容器、机动车等）、生产现场安全设施状况、防护栏、防护罩、除尘设备、消声器、屏蔽设施等六、采购部可接受供应商清单→供应商资料（基本信息调查表、营业执照复印件、机构代码证复印件、体系证书复印件（职业健康、安全等）、特殊行业生产许可证/运输证复印件、环保协议），合格供应商名录（劳保用品供应商需要提供三证一标：营业执照证、生产许可证、安全标识证、第三方检验标准及记录）七、技术、研发、工程、设备部1.部门组织结构及工作职责2.特种设备清单，备案资料、年检记录；包括：行车、叉车、电梯、压力容器、锅炉等3.灭火器、消防拴、应急灯、消防通道、防泄漏及泄漏应急设施等4.配电：配电房管理、高低压配电站安全专业检查表等5.能源管理：能源及资源管理（电、水、纸等），用电用水标识检验记录6.作业现场健康安全定期检查表、防火安全检查记录表7.应急管理：应急响应与准备，包括预案与实施情况，应急架构与紧急联系人名单。

2019年ISO9001-2015质量管理体系外审各部门准备资料文件
1、组织机构及职责分工：此文件应包括组织机构结构、各职能部门及其下属部门的
详细职责分工；
2、企业管理责任范围定位：此文件应包括企业对质量管理总体责任主体、产品管理
责任主体及责任部门、具体质量责任要求和控制状态等的详细说明，以确定企业的管理责
任范围；
3、质量政策：此文件应确定企业的质量方针及目标；
4、质量手册：此文件应包括质量管理体系建立概述、基本文件、在管理的要求等的
详细描述，以说明企业质量管理体系的实施；
5、各部门工作指导手册：此文件应详细说明企业各部门工作要求、组织管理、质量
控制、安全管理等内容；
6、外部审核计划：此文件应说明外部审核机构审核的计划；
7、质量记录：企业质量文件的管理的记录，包括质量文件的保管、变更，该文件也
包括企业根据客户要求和相关法规提供的信息；
8、质量问题登记表：企业质量问题及改进情况的登记表，作为质量管理活动的参考；
9、产品特性登记表：企业应持续监测产品质量，对关键技术指标作出登记；
10、客户投诉处理记录：客户投诉的处理情况等的记录，以证明企业对投诉的认真处理。

以上是企业为准备ISO9001-2015质量管理体系外审必备的资料文件，企业应事先准备，确保审核顺利进行。

外审需准备的资料：生产部：1. 生产管理战略和管理模式；2、生产管理KPI指标及实施情况；3、生产的计划管理及精益生产；4.生产设备台账；5.生产设备验收报告；6.设备完好检查表；7.设备保养检修计划；8.设备保养/检修记录；9.工艺装备台帐；10.工装/模具验收单；11.工装/模具领用（收回）登记表；12.首末检验记录单；13.特殊过程监控记录； 14.生产流程记录表；15.月份产品盘点数；16.实物数量帐；17.领料单；18.车间人员防护用品的配置标准；19.个人防护用品的发放记录；20.环境、安全的日常检查记录；21.化学品的MSDS；22.化学品的二次防泄漏设施；23.固废的分类要求及分类的存放情况；24.各类量具的标识；25.各产品的工艺卡片或作业指导书；26.消防设备设施的点检记录；27.生产过程环境因素清单/重要环境因素清单；28.生产过程危险源清单/重大不可接受风险清单；29.特殊过程作业人员的上岗证；30.高配房中的绝缘手套、绝缘鞋、接地线、验电器的检测报告；物资部：1. 物资管理制度及方法（最低和最高库存）；2.实物入库凭单；3.产品出库单；4.月份产品盘点数；5.发货清单；6.材料卡；7.库存品质量检查记录表；8.实物数量帐；9.各类物料的标识、防护的情况；10.仓库内消防设备设施的点检记录；11.仓储管理过程中的环境因素清单/重要环境因素清单及控制；12.仓储管理过程中的危险源清单/重大不可接受风险清单及控制；品质部：1. 品质管理战略、2、品质管理KPI指标及实施情况；3。

计量器具周期检定计划表；2.在用计量测具管理总台帐；3. 计量器具检定或校准证据；4.材料进货检验记录单；5。

按团体标准修改进货检验、过程、成品检验规范；6.车间生产过程检验记录单；7.例行检验记录单；8.成品出厂抽样检验记录单；9.产品报检入库报告单；10.月产品质量统计表；11.供方业绩评价表；12.外协件检验记录单；13.不合格评审报告；14.纠正和纠正措施/验证表；15.测量设备的检测或校准的报告；16.检验管理过程中的环境因素清单/重要环境因素清单；12.检验管理过程中的危险源清单/重大不可接受风险清单；17.检验工艺卡片或检验规范；18.产品的图纸；19.检验人员上岗证；20.产品的第三方型试试验报告；21。

ISO质量管理体系年度外部审核资料准备明细表目的：为了迎接ISO9001:2015质量管理体系年度监督审核工作及公司自身管理需求，敬请各职能部门提供四阶文件-表单，部门三阶文件及资料准备。

审核时间：2019年1月8日-9日两天质量方针：科技为先，品质保证，合同严守，客户满意，开拓创新，持续改进。

质量目标： 1.产品合格率≥98%;2.准时交货率≥90%;3.客户投诉率≤2%;4.客户满意度≥90%.一. 人事行政部需准备报表，文件●公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●公司2018年与2019年度培训计划表●新进人员培训记录要齐全（2018年尽可能齐全）●人事档案花名册（2018年1月份开始）●劳动合同的签订及工伤保险（生产一线员工入职一周以后要签订一份）●人员流失率的统计分析（2018年1月份开始到现在）●特殊工作岗位的持证上岗证书，如电工证（没有人员则不用）二．品质部需准备资料●部门组织结构图及工作职责。

（三阶文件）●客户投诉履历表（包括投诉回复的相关表单，甚至会议检讨时的记录）●过程监控（进料，首件，巡检记录表、成品检验表，出货检验表，品质异常处理单）●不合格品的处理【进料不合格（不合格材料处理单，特采单）、制程不合格（品质异常处理单）、成品检验不合格（品质异常处理单）】各准备三份●2018年内部审核计划表（打印签名存档）●2018年内部审核报告（打印签名存档，至少电子档必须有）●2018年管理评审报告（管理评审计划、管理评审报告电子档必须有，书面的也要）●2018年部门人员培训及相关记录（签到表及记录、考核、上岗证）●监视测量设备管理（测量设备台帐、仪器校验计划表、仪器校验证书），公司仪器设备2018年的外部校验报告，内校记录。

●重大客诉8D回复处理（会议及报告2018年的尽可能齐全，最少要有记录）●检验记录报表（来料、过程、成品出货检验报告，最近三个月的尽可能齐全）●文控中心，文件资料管理（内部文件/外来文件清单、法律法规文件清单、文件收发记录管理、过期、作废文件的管理）三．生产部门准备报表，文件，（一二三车间）●部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●生产工艺流程图●生产报表（日报表纸档最近三个月、周报表、月报表，电子档）●车间管理制度（三阶文件）●相关工序加工或测试记录（最近三个月的尽可能齐全）●维修记录、报废申请单、报废率控制（最近三个月）●订单交付达成情况（2018年尽可能齐全）●6S管理情况（主要现场查看：车间工序要挂相对应的SOP，胶水瓶等要贴有物料标签，工作区域斑马线及标识，化学品区域及标识，合格品与不合格品区域划分及标识，颜色箱框管理），生产现场员工必须穿戴相关的如口罩等劳保用品●设备点检表（近三个月的尽可能齐全，铬铁/回流焊/烤箱温度测试记录表，静电/机器设备/仪器设备点检表，校验标签）四．采购部门准备资料●部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●合格供应商名单（2018年更新）●供应商调查表（2018年后尽可能齐全，）●供应商评估表（2018年后尽可能齐全，）●月度、年度供应商考评表（要有供应商考核评估）●采购计划（周或月计划，2018年后尽可能齐全）●采购流程（指定流程）（三阶文件）●关键物料的环保物料需准备有效的SGS报告（有效期一年）五．仓库部门准备资料●部门组织结构及工作职责（三阶文件）●如何实施先进先出管理（文件描述说明）（三阶文件）●库存物资管理（超期物资方面文件说明）（三阶文件）●盘点记录（2018年终盘点要有）●物料收发管理台帐（台帐）●账、物、卡一致（现场查看）●消防安全(现场查看)●仓库管理规定（三阶文件）●仓库电子料仓和锡膏的温湿度点检记录表（点检记录表要有标准范围）六．技术、研发、工程、设备部门准备资料●部门组织结构及工作职责（三阶文件）●设计开发任务书（2018年后尽可能齐全，最低要求3份纸档）●新产品评审会议及记录（2018年后尽可能齐全）●试产报告（2018年后尽可能齐全）●设计变更管理（文件及资料均有，变更表单要有3份以上）●设计开发项目计划书(根据公司设计制定计划书，最低要有3份，不受时间限制)●技术资料图纸管理（文件发放登记、设计、审核、受控签名、发行均有）●2018年相关产品作业指导书ＳＯＰ（最低每种类产品要一份）●设备管理台帐（全公司所有设备及工装、夹具要有台帐）刘玉海设备部●2019年年度设备保养计划表（记录及执行情况，）刘玉海设备部七．销售部门准备资料●2018年合同订单评审记录（2018年后尽可能齐全，5份纸档）●顾客满意度调查表（2018年后尽可能齐全，不少于10份，并且要有数据统计分析和改善对策）●2018年客诉信息反馈表（2018年后3个月尽可能齐全，最低3份以上）●2019年销售计划（2018年度记录打印电子档均可）八 PMC部门准备资料生产周/月计划表，计划及交期达成率九．管理者代表●2019年质量目标的设定（电子档及书面的均有记录）品质部●2018年管理评审（电子档要有，书面的也需要签名存档）品质部●公司质量策划（电子档及书面要有记录）品质部●重大质量事故处理决策（如有则提供，没有不提供）品质部10．总经办●资源管理●董事会重大人事任命决议（2018年的书面记录）●公司发展规划及方向（电子档）1.以上记录表单，三阶文件等资料请各部门准备整理，没有的请及时补充完成，需协助的请与品质部联系。

汽车行业外审准备哪些资料在汽车行业，外审是一项常见的工作，对于企业来说，准备好相关资料是外审的前提和重要一环。

外审是指第三方机构对企业或产品进行质量、安全、环境等方面的检查和评估，以确保企业的运作和产品符合相关的法规要求和标准。

下面将介绍汽车行业在外审准备中需要的一些重要资料。

一.企业资质文件外审是对整个企业进行评估，因此企业资质文件是首要准备的内容。

这些文件包括企业的工商注册证、组织机构代码证、税务登记证等。

这些文件可以证明企业的合法经营身份和经营范围，是外审的基础。

二.质量管理体系文件质量管理体系文件是外审中的重要部分，包括企业的质量手册、程序文件、指导文件等。

这些文件描述了企业的质量管理体系，包括质量目标、职责分工、工艺流程、检验标准等。

外审机构将根据这些文件评估企业的质量管理水平和执行情况。

三.产品相关文件外审还会对企业的产品进行检验和评估，因此准备好产品相关文件是必要的。

首先是产品设计文件，包括产品构造图纸、参数说明书等。

其次是产品生产文件，包括工艺流程图、检验规范等。

还需要提供产品质量检验报告、合格证书等，以证明产品符合相关标准要求。

四.供应商文件汽车行业往往有大量的供应商，准备供应商文件也是外审的一项重要任务。

企业需要准备供应商的合格供应商名录、供应商评估报告、产品质量检验报告等。

这些文件可以证明企业对供应商进行了充分的评估与监控，确保原材料和零部件的质量满足要求。

五.内审文件企业在外审之前通常会进行内审，以确保自身的质量管理体系有效运行。

准备好内审文件是外审的重要准备工作。

内审文件包括内审计划、内审报告、纠正措施和预防措施等。

这些文件可以证明企业的自我监控和不断改进的能力。

六.培训记录在汽车行业，员工的培训是提高质量管理的重要环节之一。

外审机构通常会要求企业提供培训记录，以了解员工的培训情况和技能水平。

企业需要准备培训计划、培训记录表、培训材料等，以证明员工接受了相关的培训。

七.环境与安全文件随着社会对环境保护和安全的要求越来越高，汽车企业也需要准备相关的环境和安全文件。

ISO9001外部审核需准备资料1.市场部：①客户满意度调查；②客户投诉/退货；③合同评审；④客户需求跟工厂互动相关资料。

2.生产部/钻孔部：①在线生产记录要完整（包括版本号记录）该签名的签名；②要按照作业指导书要 求进行作业；③点检/保养记录要及时；④对生产月报不达标的项目要做纠正预防措 施（纠正预防措施记录要有）。

3.计划部：①计划排产相关资料准备；②排产变更跟工厂的互动相关资料；③对计划部月报目标不达 标的工序发CAR作纠正预防措施。

4.品质/工艺部：①在线仪器校正情况检查；②对品质月报不达标的项目作纠正预防措施；③对在线作 业文件不符合实际操作的重新进行修订；④在线点检/保养表需品质QA签名的要及时 签名；⑤实验室要按照作业指导书进行作业，实验记录要完整；⑥IQC来料检验记录， IQC要有待检区及NG放置区；⑦IQC合格标签字迹要清晰，来料检验后及时贴IQC标签；⑧来料NG要有供应商改善报告（8D）5.工程部：①工程部ECN变更记录要准备好；②客户要求资料及转化为工厂相关资料（如MI、CAM）；③工具制作记录。

6.设备部：①在线设备保养标签检查确认，有过期的立即更换；②在线设备点检表确认；③年度设备保 养计划；④日常保养/维修记录。

7.人力资源行政部：①年度培训计划；②年度培训记录；③新员工/员工培训记录；④特殊岗位人员证 书记录；⑤员工满意度调查记录。

8.资讯部：①ERP系统维护相关记录资料；②公司网络维护记录及办公电脑统计维护资料。

9.采购部：①年度供应商稽核计划/记录；②合格供应商一览表。

10.仓库：①板材仓划分出待检区及NG放置区；②入库清单、出货记录；③温湿度记录表及时记录；④发料卡要记录完整；⑤ROHS、非ROHS材料区分放置并要标识清楚。

ISO9001:2008审核应准备的资料一、文件和记录的管理：1. 办公室要有全部文件和记录空白表格清单；2. 外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单特别是国家强制性的法律法规的文件及控制发放的记录；3. 文件发放记录（各部门都要有）4. 各部门受控文件清单。

含：质量手册、程序文件、各部门的支持性文件、外来文件（国家、行业、等标准；对产品质量有影响的资料等）；5. 各部门质量记录清单；6. 技术文件清单（图纸、工艺规程、检验规程及发放记录）；7. 各种类文件的都要进行审核批准及日期；8. 各种质量记录签字要齐全；二、管理评审：9. 管理评审计划；10. 管理评审会议的“签到表”；11. 管理评审记录（管理者代表的报告、与会者的讨论发言或书面的材料）；12. 管理评审报告（其中的内容见《程序文件》）；13. 管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。

14. 跟踪验证记录。

三、内审方面：15. 年度内审计划；16. 内审计划及日程安排17. 内审小组长的任命书；18.内审成员资格证书复印件；19. 首次会议记录；20. 内审检查表（记录）；21. 末次会议记录；22. 内审报告；23. 不符合报告及纠正措施验证记录；24. 数据分析的有关记录；四、销售方面：25. 合同评审记录；26. 顾客台帐；27. 顾客满意程度调查结果、顾客投诉、抱怨及反馈的信息，台帐，记录，并进行统计分析，是否完成质量目标；28. 售后服务记录；五、采购方面：29. 合格供方评定记录（包括外协代方的评定记录）；以及对供货的业绩评价的材料；30. 合格供方评质量台帐（在某个供方采购了多少材料，是否合格），采购质量统计分析，是否完成质量目标；31. 采购台账（包括外协产品台帐）32. 采购清单（应有审批手续）；33. 合同（应经部门负责人批准）；六、仓储物流部：34. 原材料、半成品、成品名细台帐；35. 原材料、半成品、成品标识（包括产品标识和状态标识）；36. 入、出库手续；先进先出的管理.七、质量部37. 不合格量具、工具的控制（报废手续）；38. 量具检定记录；39.各车间质量记录的完整性40. 工具名细台帐；41. 量具明细台帐（应包括量具检定状态、检定日期、复检日期）及检定的证书的保存；八、设备方面：41. 设备清单；42. 检修计划；43. 设备维护保养记录；44. 特殊过程设备认可记录；45. 标识（包括设备标识和设备完好状态标识）；九、生产方面：46. 生产计划；及生产、服务过程实现的策划（会议）记录；47. 完成生产计划的项目清单（台帐）；48. 不合格品台账；49. 不合格品的处理记录；50. 半成品、成品的检验记录及统计分析（合格率是否达到质量目标）；51. 产品的防护、仓储的各项规章制度、标识、安全等；52. 各部门的培训（业务技术培训、质量意识培训等）计划、记录；53. 作业文件（图纸、工艺规程、检验规程、操作规程到现场）；54. 关键过程一定要有工艺规程；55. 现场标识（产品标识、状态标识、设备标识）；56. 生产现场不能出现未经检定的量具；57.各部门的每一类工作记录要装订成册，便于检索；十、产品交付：58. 发货计划；59. 发货清单；60.对运输方的评定记录（也属于合格供方的评定）；61. 顾客收到货物的记录；十一、人事行政部：62.岗位人员任职要求；63. 各部门培训需求；64. 年度培训计划；65.培训记录（包括：内审员培训记录、质量方针和目标培训记录、质量意识培训记录、质量管理系文件培训记录、技能培训记录、检验员上岗培训记录，均应有相应的考核评价结果）66. 特殊工种名单（经有关负责人批准上岗的、及有关证件）；67.检验员名单（经有关负责人任命，并规定职责和权限）；十二、安全管理：68. 安全方面的各项规章制度（有关国家、行业及本企业的法规等）；69. 消防设备、设施清单；说明：● 1.以上内容必须准备完善；● 2.强调各个部门的质量记录一定要完备；● 3.各个部门的负责人一定掌握本部门的质量职责；● 4.质量方针、质量目标及各部门的分解目标要掌握；● 5.岗位责任要求每一员工都要掌握。

公司外部审核各部门需准备的资料销售部：1、合同订单评审表（要保证订单和评审表的适宜性）2、客户投诉记录（要有完整的完成记录，包括部门调查原因、处理措施及最后的审批）3、客户满意度调查表4、销售退货记录表5、销售目标完成情况6、销售订单或者合同（包括口头订单记录）生产制造部：1、生产任务单（包括工艺要求，数量要求以及其他行业要求）2、不合格品处理记录（不合格要明确区分，或作标记或另堆放）3、产品标识（物料标示、区域标示、状态表示）4、产品工艺流程图（要反映整个生产流程，并且突出关键控制点）5、生产设备台帐6、月生产计划及执行情况表7、合格证发放记录（如果是印刷或者其他方式也要注意，是否有相关证书）8、各工序工艺记录9、特殊工序鉴定报告（如有）技术和质量部：1、成品抽样检验报告2、工序检验记录（包括首检记录、工序检验记录）3、原材料检验报告（自己公司的，要看检验项目是否符合标准要求）4、品质异常分析处理单（包括内部沟通和给供应商的）5、不合格记录（原材料、半成品，成品等，要有原因分析和处理结果）6、让步放行记录（如有实施让步放行就要记录，自己决定做不做）7、工艺文件（包括工艺规程、工艺卡片）8、原材料供应商料的出厂检验报告9、本年度内审、管理评审报告（包括内审计划、策划、会议签到表、检查记录、审核报告、不合格报告、不合格整改记录）10、产品实现过程策划表11、月质量报告（如果有质量改进计划、质量评估最好）12、销售退货处理记录13、原材料退货记录14、主要生产设备和检验仪器的操作规程15、文件更改申请单16、各种文件的修改记录（有的公司归行政部管）设备部门：1、生产设备台帐2、设备验收报告3、设备维修保养卡4、设备检修记录5、设备操作规程6、检验仪器设备操作规程7、计量器具年度校准计划及报告仓库：1、成品出入单（有负责人的签字）2、成品出货装箱单3、到货通知单4、采购入库单5、物料标示（确保账卡物一致）6、货位标示7、产品包装防护措施（包括公司内外运输、包装、库存环境要求）行政人事：1、年（月）度培训计划2、培训申请表3、培训签到表（培训签到的人员与培训计划人员对应）4、培训记录和效果评估表5、安全事故调查报告6、特种作业人员资格证7、人员任职要求和职责权限8、年度招聘计划采购：1、合格供应商名录（包括采购、外包加工、计量鉴定、运输单位）2、供应商打分表3、供方业绩评估表4、月采购计划5、采购单6、供方年度第三方检验报告7、采购合同或者技术协议。

外审时各部门需准备的主要资料外审是企业进行重要经济活动时必须面对的环节之一，它可以帮助企业发现内部存在的问题，改进内部管理制度，提高企业整体经济效益。

而作为外审的准备工作之一，各部门也需要准备相应的资料，这些资料不仅可以帮助外审师更好地了解企业的业务模式和经营状况，而且可以帮助企业管理者更好地了解自己的企业，发现存在的问题和不足，从而有针对性地进行改进。

那么，外审时各部门需准备的主要资料都有哪些呢？下面就从几个方面进行详细介绍。

一、财务部门作为企业的财务核心部门，财务部门在外审时也起着重要的作用。

对于财务部门而言，准备的资料主要包括：1、财务会计的账目清单。

外审师首先要了解公司的财务状况，需要查阅的主要资料包括公司的资产负债表、利润表、现金流量表等报表。

2、公司的财务报告。

外审师需要了解公司财务报告的准确性，包括财务报告的编制、审核和披露细节，以及各个会计帐户之间的逻辑关系。

3、企业往来账目。

除了了解公司的财务状况，外审师还需要查阅公司的往来账目，包括与承包商、供应商和客户的往来账目等。

二、人力资源部人力资源部门是企业内部管理的主要核心部门之一，也是外审工作中需要准备的重要部门之一。

主要资料包括：1、公司各职位的人员配备情况。

外审师需要了解每个职位的人数、薪资和福利等情况，也需要了解录用员工的程序和流程。

2、人员档案。

外审师需要了解企业是否制定了完善的人员档案管理制度，以及这些档案是否进行了逐一审查等信息。

3、企业培训计划。

外审师还需要了解企业是否制定了完善的培训计划并进行实施，以及这些培训计划的具体内容和效果。

三、采购部采购部门是企业关键的经营部门之一，直接影响企业的生产效率和成本控制等重要方面。

主要资料包括：1、采购订单。

外审师需要了解企业的采购订单记录是否明确和准确，并且是否按照预算和计划执行。

2、库存记录。

为了了解企业的库存管理情况，外审师需要仔细查看企业的库存记录，包括成本计算方式、库存结构等信息。

IATF16949外审资料清单IATF条款文件或工作要求实际提交证据责任部门责任人计划完成时间实际完成时间4.1　理解组织及其环境①内部环境因素清单（含风险和机②外部环境因素清单（含风险和机4.2　理解相关方的需求和期望①法律法规及相关方清单②客户特殊要求清单③相关方需求和期望对应表4.4.1.1产品和过程的一致性；4.4.1.2　外包过程①产品审核一套资料②合格供应商清单③供应商考核评价记录④供应商现场审核一套记录⑤供应商资料如营业执照⑥ISO证书等5.1　领导作用和承诺5.1.1.1　企业责任商业道德制度环境保护制度厂规厂纪环评报告环境检测报告消防验收及消防设施点检表消防演习证据质量方针及质量目标5.2　方针5.2.2　沟通质量方针5.3　组织的角色、职责和权限质量方针及质量方针评审记录组织架构职能分配表部门职责及各岗位职责质量代表任命书和顾客代表任命5.3.2　产品要求符合性和纠正措施不合格品评审处理记录检验员或检验班长有停止发运或生产的职权（岗位职责说明书）6.1　应对风险和机遇的措施6.1.2.1　风险分6.1.2.2　应急计划风险和机遇评估分析表应急计划表应急计划演练报告6.2　质量目标及其实现的策划6.2.1　6.2.2.1　质量目标及其实现的年度目标及目标实现方案方案实施跟踪表目标统计表6.3　变更的策划设计变更管理文件工程变更管理文件变更记录7.1　资源7.1.2　人员7.1.3　基础设施7.1.3.1　工厂、设施和设备计划APQP中的物流图设备设施清单特殊设备年检证据设备保养计划设备保养记录设备易损件清单设备日常点检表7.1.4　过程运行环境5S检查记录7.1.5　监视和测量资源7.1.5.1　总则7.1.5.1.1　测量系统分析7.1.5.2　测量溯源7.1.5.2.1　校准/验证记录7.1.5.3　实验室要求实验室温湿度点检表；实验设备点检表内部外部实验室范围清单内校员资格证实验人员培训合格证据测量设备校验计划校准记录、标签7.1.5.3.1　内部实验室7.1.5.3.2　外部实验室内校标准件实验报告和留样7.1.6　组织的知识7.2　能力7.2.1　培训7.2.1.1　在职培训7.3　意识7.3.2　员工激励和授权岗位培训计划培训签到考核表上岗证资格证任职资格要求员工满意度调查表和总结报告员工能力考核记录操作指导书检验标准经验数据库7.4　沟通会议记录会议决议联络单变更单沟通内容落实的证据。

外审前准备工作及各公司需注意事项外部审计是指由独立的会计师事务所或审计机构对公司的财务报表、内部控制以及其他财务信息进行审查和验证的过程。

外部审计的目的是确认公司的财务报表是否真实可靠，是否符合相关法律法规的要求。

以下是外审前准备工作及各公司需注意事项的一些建议。

1.审计文件准备：公司应准备好相关的财务资料，包括银行对账单、发票、凭证等。

此外，还需要准备一份详细的会计政策手册，以解释公司财务报表编制的相关原则和方法。

2.内部控制评估：公司应对内部控制进行评估，确认所有财务交易都有合适的授权和审批，并确保安全可靠的账务记录。

如果发现内部控制存在不足，应及时进行改进和修正。

3.财务报表编制准备：公司应按照相关会计准则准备财务报表，并确保报表真实可靠、无误差。

同时，应根据审计准则提供足够的披露和注释，以方便审计师理解和验证财务报表。

4.与审计师的沟通：公司应与审计师进行充分的沟通，明确双方的职责和期望。

审计师需要了解公司的业务模式和流程，以便更好地进行审计工作。

公司也要与审计师分享公司的风险和关键问题。

各公司需注意事项：1.合规性：公司应确保财务报表的编制符合相关法律法规的要求，并及时更新会计政策以适应法律法规的变化。

此外，公司还应确保报表披露的准确性和充分性，以避免被指控虚假陈述。

2.内部控制：公司应建立完善的内部控制制度和制度流程，确保公司的财务交易合法合规，并降低潜在的风险。

审计师在审计过程中会对公司的内部控制制度进行评估，如果发现不足，可能会对公司的财务报表表达保留意见。

3.审计准备：公司应及时准备好相关资料，提供给外部审计师进行审计工作。

如果公司在审计准备方面存在滞后或不积极配合，可能会延长审计周期，增加审计费用。

4.企业文化：公司应营造出积极向上的企业文化，提高员工对财务合规性的认识和重视程度。

员工应遵守公司内部规章制度，确保其工作行为符合公司的内部控制要求和审计师的审计要求。

总的来说，外部审计对公司来说是一个重要的过程，对公司的财务报表和内部控制等方面进行审查和验证。

外审工作流程
外审工作流程主要分为以下几个步骤：
1. 准备工作：外审前需要收集相关的文件和资料，包括审核对象的基本信息、财务报表、税务申报表等。

外审团队需要对审核对象的业务、经营环境等进行了解，以便制定审核计划。

2. 初步分析：在收集到相关资料后，外审团队进行初步分析，了解审核对象的业务模式、核算方法和财务报表的结构。

并对可能存在的风险予以初步评估，确定外审的范围和重点。

3. 外审计划：制定外审计划是外审的重要步骤，包括确定外审的时间、地点和人员安排，制定审计程序和测试方法，并设定审核对象的内部控制目标，以便在外审过程中对目标性进行检验。

4. 采集证据：外审的主要工作是采集并评价证据。

外审团队需要根据外审计划进行取证，识别可能存在的错误或欺诈行为。

5. 评价证据：在取得足够证据的基础上，外审团队进行证据评价。

检验证据的充分性、可靠性和相关性，对可能存在的风险予以评估，并确定财务报表的真实性和合理性。

6. 外审报告：外审团队根据评价结果，撰写外审报告。

报告主要内容包括财务报表的真实性和合理性、内部控制状况的评价、存在的风险和建议等。

7. 后续跟进：外审结束后，需要跟进执行被审计单位的内部控制建议和意见，并且根据需要开展核实工作。

同时，外审团队需要定期与被审计单位保持联系，打造良好的合作关系。

IATF16949外审准备材料清单挪威DNV外审时间6月初，请各部门配合，准备好外审材料。

明细如下：一、管理部1、年度培训计划、培训签到表、培训考核记录、上岗证签发记录；2、岗位职责说明书、特殊岗位人员名单；3、岗前培训记录，转岗培训记录、转正考核记录；4、员工满意度调查并准备好总结报告；5、年度培训计划达成率、员工满意度；6、三年经营计划，并统计本年度的达成情况。

二、铸造/机加工质控部1、进料检验报告；2、纠正预防措施报告；3、首件检验报告、制程巡检记录；4、产品检验日报表、出货检验报告；5、客户投诉清单、客户投诉处理记录；6、汽车产品PPM。

三、采购部1、合格供应商名录、供应商调查表、供应商资料收集；2、二方审核（供应商审核计划、供应商审核报告、供应商整改回复）。

四、市场部1、汽车类产品调查问卷、汽车客户清单、客户特殊要求清单、与客户签订的相关协议；2、订单评审记录表、订单变更记录；3、客户满意度调查并基于实际业绩数据做好总结报告；4、相关客户质量协议、订单记录；5、产品对应的国家标准、行业标准、客户要求记录；五、生产部1、生产日报表；2、产品记录（标识状态）、生产过程记录；六、设备部1、设备保养计划、设备保养点检表；2、设备清单并标注关键设备；3、设备备件清单。

七、技术部1、APQP相关资料；2、PPAP相关资料；3、模具工装清单、模具工装使用寿命记录；八、物流部1、仓库收、发料记录(EIP数据)；2、仓库现场管理；3、仓库过期产品/物料的处理记录；4、仓库产品/物料批次管理；5、仓库不合格隔离存放（不合格品直接拒收，不存在隔离存放）；6、库存产品状况检查记录、超期产品重检记录；（与质控部一起做记录）九、体系运行与数据1、文件管制总览表；2、手册、程序书、技术文件；3、文件制定、修订、废止记录；4、记录保存期限一览表；5、外来文件登记、保存；6、文件发放回收记录；7、内部审核、产品审核、过程审核，做好计划表、检查表、不符合报告、总结报告；8、管理评审，做好总结报告、改善措施报告、管理评审记录。

IATF16949外审准备和审核要点
一、准备要点：
1.确认外审日期和地点：企业在收到外审通知后，应及时确认外审日期和地点，并做好沟通和准备工作。

2.成立外审团队：企业需成立专门的外审团队，负责协调和组织外审工作，确保外审过程顺利进行。

3.制定外审计划：外审团队应编制外审计划，明确外审的流程和具体要求，做好各个环节的准备工作。

7.做好设备维护和检查：企业应做好设备的维护和检查工作，确保设备正常运转，不影响产品质量。

8.准备相关文件和资料：企业应准备好各种相关文件和资料，供外审员查阅，如质量手册、程序文件、记录等。

二、审核要点：
1.了解外审流程：企业应了解外审的具体流程和要求，配合外审员进行审核工作。

2.配合外审员查阅文件：企业应积极配合外审员查阅文件和资料，确保外审的顺利进行。

3.参与外审讨论：企业应积极参与外审讨论，回答外审员的问题，提供必要的信息和解释。

4.收集外审意见和建议：企业应认真收集外审员的意见和建议，及时纠正存在的问题，改进管理体系。

5.后续跟踪和整改：企业应及时跟踪外审的整改情况，确保整改措施的有效性和及时性。

6.验证和确认整改结果：企业应对外审整改结果进行验证和确认，确保问题得到有效解决。

7.完成外审报告和证书：企业应等待外审报告和证书的颁发，并将其作为企业的宝贵资产。

项目部外审准备资料要求一、环境因素、危险源：EO 4.3.11、本项目的环境因素一览表和危险源一览表（动态变更）。

《环境影响综合评价表》、《能源、资源消耗评价控制表》、《重大环境因素及其控制一览表》、《危险源辨识与风险调查评价表》、《职业健康因素评价控制表》、《重要危险源及其控制一览表》2、本项目每天的重大环境因素和重大危险源的告示，交底、监控记录。

二、目标、指标和管理方案：E4.3.3；O4.3.3、4.3.41、本项目的目标、指标、管理方案表（要有编制、审核、审批）。

《目标、指标、管理方案表》、《管理目标评价报告》、《环境、安全管理计划审批表》2、有不同施工阶段的目标、指标实现情况评价报告（有项目经理确认签字）。

注意：一、和二、对应关系三、岗位职责、能力要求、培训、考核：Q 5.5.1；EO 4.4.1；Q 6.2.2；EO4.4.21、本项目部管理人员名册（有职称和上岗证方面的信息）和上岗证复印件（动态登记）。

2、本项目特殊工种名册和上岗证复印件（动态登记）。

3、项目部管理人员的岗位职责和能力要求（质量、环境、安全）。

4、项目部的一体化管理体系职能分配表。

5、项目经理对管理人员的考核资料。

6、项目部培训计划及实施的证据。

（要有对环、安知识和应急预案的培训，民工夜校）《年度培训计划》、《应急培训计划》、《职工教育办班申请表》、《培训岗位资格发证登记表》、《管理人员年度考核表》《新工人三级安全教育记录卡》（统一表式）、《职工劳动保护教育卡汇总表》（统一表式）、《各类安全教育记录》（统一表式）、《班前安全活动、周讲评记录》（统一表式）四、文件、记录控制：Q 4.2.3、E O 4.4.5、E O 4.3.2；Q 4.2.4、E 4.5.4、O 4.5.31、本项目的有效文件清单（与施工产品、管理活动适应），《现行有效文件一览表》分五类：（1）法律、法规及适用条款识别（法律（全国人大；国家主席令）、法规（国务院令；市人大）；规范性文件（国务院部委办；市政府；市委办；市行业；开发区）；（2）技术标准、规范；（3）上级及公司、分公司来文、（4）业主、监理等相关方来文；（5）图纸。