第七章采购部管理制度 (1)
7.1酒店采购管理制度 (1)
7.2酒店财务酒库废品询价管理规定 (26)
7.3菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定 (27)
第七章采购部管理制度
7.1酒店采购管理制度
目的:为规酒店各部门所需物品采购流程，掌握采购原因和用途，明确采购渠道及责任, 加强到货物品入库、保管、出库管理，规避风险，避免物品积压，杜绝浪费，需每天向领导汇报酒店采购物品汇总等相关事宜.
7.1.1采购物品分类、提报依据和时间、相关责任人
酒店采购根据采购频次分为日采、应急随时采购、周采、两周采、月采、季采、年采等形式，具体为：
1、菜品原料的日采、、周采、两周采、月采类物品按《菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定》执行
2、应急物品：由于酒店经营的灵活性，时常出现客人急需物品，酒店无此类商品或原计划采购物品不足，出现类似紧急采购时，部门主管立即以或当面形式请示部门经理、部门总监安排采购人员进行购买。食品、菜品原材料、酒水、饮料可转酒店采购部进行采购，其他物品由各部门自行采购并核销（按紧急采购流程执行）。
3、酒水类：高档白酒、红酒餐饮部根据用量随时提报；中低档国白酒、红酒由餐饮部每月5日前根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况打提料单，啤酒、饮料餐饮部每月采购两次，分别于1日、15日上报提料单，经餐饮部经理、餐饮总监、酒店财务部、酒店总经理审批转采购部门进行采购（按常规物品采购流程执行）。
4、餐饮部消耗品：每月报一次，各部门每月5日前根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况打提料单，经部门经理、总监、酒店财务部、酒店总经理审批转采购部门进行询价采购，已签订长期供货合同（使用部门直接打提料单）或超过2000元的请购件经总裁审批后转招标部采购（按常规物品采购流程或非日采有供货协议定期结算付款流程执行）。
5、餐饮部的粮油类、易存放有固定包装的调料类、香烟类、房务部大堂吧物品类、客吧物品类：每月报一次，餐饮部每月5日前将根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况打提料单，经部门经理、总监签字确认，酒店资产会计于7日前审核完毕转酒店总经理审核，酒店总经理于8日前批转采购部进行采购（按常规物品采购流程执行）。
6、办公用品：每月提报一次。每月10日前各部门综合科员将本部门下月办公用品计划通过OA工作流形式经部门总监审核后发送到行政总监处，行政总监于11日前审核通过后转酒店总经理批转集团行政部统一采购。
7、印刷品：每月提报一次。每月5日前各部门综合科员将本部门下月印刷品计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于12日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁批转集团招标部统一采购。最低采购量不能低于合同约定数量。
8、劳保用品：每年提报四次。每季度最后一个月10日前各部门综合科员将本部门下一季度劳保用品计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于12日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。
9、房务部一次性用品类：每年提报四次。每季度最后一个月10日前各部门综合科员将本部门下一季度一次性用品计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于12日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。
10、办公设备：每年提报四次。每季度最后一个月10日前各部门综合科员将本部门下一季度办公设备计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于12日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。
11、瓷器餐具类：每年提报四次。每季度最后一个月10日餐饮部综合科员将本部门下一季度办公瓷器餐具采购计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于12日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。
12、布草类:每半年提报一次，餐饮部、房务部每年2月15日、8月15日前上报布草请购单经主管领导签字确认后提报总裁批转招标部进行采购。
13、绿植类: 每年提报一次，餐饮部、房务部每年2月15日前上报绿植采购单经主管领导签字确认后提报总裁批转招标部进行采购。
14、制服类：每年提报一次，房务部每年2月15日前上报制服采购单经主管领导签字确认后提报总裁批转招标部进行采购。日常新进员工需量体裁衣时，按需提报。
15、保洁设备类：每三年提报一次，最后一年2月15日前上报设备请购单经主管领导签字确认后提报总裁批转招标部进行采购。
16、员工福利用品：春节福利用品需提前30天、其他福利用品需提前一个月，酒店行政部将酒店所有部门所需物资汇总完毕后经各部门总监、酒店总经理签字确认后上报主管副总、总裁批转招标部进行采购。
17、为控制库存量及降低所购物品价格浮动对酒店成本的影响，各部需控制每次提报采购的数量，预测数量有依据。所有物品库存量原则上最多不超过半年使用量。
7.1.2采购物品标准
1、酒店各部门在请购物品前要核查是否有库存，要做到计划合理，用多少请多少。如果库存中有其它类型的物品可以和需请购的物品通用，可以不用请购，上报物品领用时标注清楚。
2、作为请购部门在填写请购件时必须将品名、规格型号、材质、品牌（包含替代品牌）、档次等资料信息填写完整、准确。如有指定使用人的需明确标出，否则不予批准请购。
3、若无法提供规格型号、品牌的材料，必须附带样品或物品彩色照片或使用部门随同询价采购，否则不予批准请购。
4、涉及到有使用期限要求的物品，必须标注生产日期围、质保期围等详细要求，否则不予批准请购。
5、急件请购单在第2条标准基础上，在备注栏标注急件，（同时并转发电子版）否则不予批准急件请购。必要时，请购人可亲自按急件请购流程找领导批转。食品、菜品原材料、酒水、饮料可转酒店采购部进行采购，其他物品由各部门自行采购并核销。
7.1.3采购责任划分
1、使用部门要经常观察物品库的实际库存量（看系统并咨询仓库管理员，仓库管理员有义务告知库存量情况及有保质期物品的质保期时间），保证所有库存的物品在最低库存量以外运行，如发现实际库存快到最低库存量时，使用部门提料责任人及时制作请购单上报请购，并向采购部提出合理的到货时间。如果提料责任人没有及时打请购单请购导致物品供不应求或沽清，该责任由提料责任人承担。
2、所有采购单必须按请购流程时限进行批转至总裁批准，提料责任人认真填写采购单并上报逐级审批，若审批人或审批部门未按时限上报或未签署明确意见，所造成后果由相关审批人、审批部门承担责任。
3、提料责任人还要负责跟踪物品到货的进展程度，自上报请购单后必须每天核一次物品库的实际库存量，并将物品实际库存量反映给采购员，如果物品实际库存量已经达到或低于最低库存量，请购的物品仍未到货时，应及时通知采购部采购并尽快到货，如果采购回复不能按要求到货，提料责任人要在第一时间上报部门领导，领导必须给出明确解决意见，进行协商解决并保证按时到货。若违反以上规定，责任人及其上级领导负责承担相应责任。
4、采购员接到请购单后无故未按时限作出采购或采购不及时，或采购出现异常问题导致不能及时供货，采购员必须及时上报部门领导，领导必须给出明确解决意见，进行协商解决并保证按时到货，若违反以上规定，责任人及其上级领导负责承担相应责任。
7.1.4物品采购价格控制
1、菜品原料采购的价格控制按《菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定》执行。
2、除日采或紧急采购且无供货合同的物品，采购人员根据所需物品的规格、尺寸、质量标准等要求现场至少询价三家（独家经销或特殊物品除外）比价，上报经相关部门及领导审核批准后采购，未经批准的不许采购，否则采购到货的物品所发生的费用由采购人员自行承担；若后续审核部门复查，价格超出3%以上，超出部分由采购人员自行承担。
3、有长期供货合同的物品，使用部门必须打提料单，经相关领导审批后转采购部门发供货确认函采购到货，未经批准的不许通知供应商送货，否则采购到货的物品所发生的费用由发出通知的人员承担。
7.1.5物品验收标准
1、大批量物品到库验收时，采购部门必须提前24小时通知相关部门确切验收时间、地点，验收部门人员10分钟以到场验收。
2、小件（含急件）当天到货时，采购部门提前2小时通知相关部门到货验收时间、地点，验收部门人员10分钟以到场验收。
3、所有请购材料到库时必须附有该材料的说明书、合格证、商标品牌、保修卡。由采购人员负责填写入库单，必须详细标注入库时间、材料名称、规格型号、数量、单位、经销厂家（包含及地址）品牌、质量附件、出厂日期、保质期限、使用地点；由请购部门责任人（部门主管级以上人员）负责采购物品及相关附件外观质量验收，同时并在入库单上填写计划出库时间；由技术部门（电脑等信息相关设备由电脑部指定专人负责验收在质量，工程类设备由工程部指定专人负责验收在质量）验收在质量，由财务部负责验收数量。
4、由于在验收时无法外观检查质量的材料，在短期运行过程中和未过质保期间非人为损坏的，由采购部门负责协调更换，无法更换的由采购部门自行解决。
5、已经签订采购合同的材料、物品，必须在质保期到期前三个月，使用部门必须组织技术、监督部门进行联合验收，确认是否存在问题隐患，如果有问题，由使用部门给供货单位下发联络函，催其
