采购管理培训教材(PPT 86页)

委外选项设置
系统选项参数是指在企业业务处理过程中所使用的各 种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务 流程、业务模式、数据流向。
委外期初数据
期初材料出库单：期初已记账已发出未核销的材料。表 示尚在委外商处已记账但因未完工，尚未收回，无法核 销的委外发出材料。系统正式启用后，待其加工完成收 回入库后，可直接参与材料的核销处理。不影响库存期 初量。
采购管理
图1 采购子系统业务模块
供应商
下单 送货
供应商 管理
订单 管理
仓
收货
库
管理
部
由
门
M R P
采购 计划
采购 部门
结算 管理
生
用款
与客户
成
计划 财务
结算
部门
采购管理接口
合同管理系统
MPS/MRP系统
采购合同
预计入库量 采百度文库计划
到货单报检 质量管理系统
检验结果
直运采购发票
存货管理系统 采购成本
其他模块 采购请求
采购管理
应收账款
财务管理
检验 质量管理
收料
补充库存需求
库存管理
•
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.2520.11.25Wednesday, November 25, 2020
•
弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。17:46:0317:46:0317:4611/25/2020 5:46:03 PM
采购管理系统
直运采购发票
销售管理系统
销售订单、直运销售订单、发票
采购入库单/ROP计划
采购订单 采购到货单
采购发票
预计入库量、供应商存货价格
采购付款信息
库存管理系统
应付管理系统
售前分析系统
用友ERP 采购管理
1) 采购系统初始化工作 2) 普通采购业务 3) 其他采购业务
1) 采购管理初始化工作
▪ 委外商管理 ➢ 供应商存货对照表：供应商与存货的对应关系 ➢ 供应商存货价格表：委外价格、分段计价、分期管 理
委外管理解决的问题
▪ 委外作业管理 ➢ 委外订货 ➢ 委外发料 ➢ 委外到货 ➢ 委外检验 ➢ 委外入库
委外管理解决的问题
▪ 委外物料管理 ➢ 用料发放领用控制 ➢ 物料质量验收控制 ➢ 物料到货入库控制
采购结算单
蓝字发票 红字发票
运费发票
入库单存货
加工费结算是将委外发票上的加工费自动分摊追加到委外 件入库单上，加上材料成本作为委外件的入库成本。
加工费结算
结算条件 ➢ 只结当前会计月和会计月之前的单据 ➢ 必须在当前会计月中进行结算 ➢ 必须期初记账后才能结算
结算方式 ➢ 手工结算 ➢ 费用折扣结算
采购核算
•作为企业经营 的窗口，几乎 所有的业务都 会最终反映到 财务，采购也 不例外。 •ERP紧密集成 的采购和财务 模块能很方便 的帮助用户实 现采购业务的 财务处理，实 现真正的财务 业务一体化。
目标 策略 计划 过程 核算 供应商
结算凭证
应付支付
信用采购
总帐
业务单据凭证
采购
结算凭证
现金支付
2）普通采购业务过程
• 在整个以订单
为驱动的采购
业务流程中，
ERP高度的自动
化处理功能，
和强大的业务
追溯能力为采
购人员提供了 高效、高质处
请购申 请
询价 比价
理业务的可能。
采购 合同
采购 订单
采购 入库
到货 通知
质量 检验
采购 退货
图 普通采购业务流程图
需求 部门
采购申请单
采购 部门
制定采购计划
采购计划
委外发料
委外发料
委外收货－委外到货
委外收货－委外入库
委外收货－委外入库
委外核销
委外件入库成本=
材料成本 +
委 外 核 销
加工费 +
加 工 费 结 算
分摊的费用
加 工 费 结 算
委外核销－手工核销
委外开票
委外开票－委外付现
普通委外业务－委外结算
蓝字入库单
红字入库单
委外入库单 委外发票
审核
生成凭证
借：物资采购 应交税金－应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
普通采购数据流程
采购合同 销售订单
采购请购单 MPS/MRP计划
ROP
采购订单 采购到货单
来料报检单
来料检验单
采购入库单
采购发票
采购结算单
PO_采购过程管理_请购申请
请购申请: •对于非计划性采购可以通过提出请购申 请方式进行采购，而已有计划的采购行为 则不必。在系统中请购申请单可以作为原 始单据向后面的流程传递。
否
是
退货
合格？
采购结算
直接入库 验收入库
维护发票信息
采购付款
供应商
准备受 订货物
普通采购单据流
填制请购单
审核
订货单
审核
到货单
审核
暂估，也就是 在货到票未 到的情况下， 对存货进行 入库。
采购入库单 （库存系统生单）
采购发票
（拷贝）
（存货系统）
单据记账
采购结算
生成凭证
借：原材料 贷：物资采购
应付系统
加工费结算
结算金额=材料费 +加工费+费用
委外业务－成本核算
三种情况： ① 货票同行： 委外存货与委外发票在同一会计期间内到，用户可以根 据委外发票得到委外加工费用成本。 ② 暂估业务： 委外入库的货物发票未到，在不知道具体加工费用时， 财务人员期末暂时按估计价格入账。 ③ 委外在途： 委外发票先到，委外货物尚未到达。用户可以先挂账， 等货到时再处理。
PO_采购过程管理_询价比价
询价比价: •由于供应商所提供的物料价格会不断 发生变化，因此系统提供询价比价的功 能来保持对供应商报价的及时维护和更 新，帮助用户寻找最优价格。
PO_采购过程管理_采购订单
采购订单: •和销售订单一样采购订单也是采购过程 的核心单据，在自动生成或填制采购订单 时，系统将自动检测库存数量，最高库存 量，采购在订量，以及被控制的采购价格。 同时相关的订单、应付核销、验收入库和 发票可在关联作业中完成。
采购系统启用 采购选项设置 采购相关基础档案设置 采购期初数据
采购选项
基本选项设置
帐套信息 AccInformation
采购相关基础档案
采购类型 发运方式 供应商分类/档案 供应商存货对照表 ……（应付、科目设置、检验等）
采购期初余额
1、录入期初数: ①期初暂估入库; ②期初在途存货; ③期初未结算的受托代销商品 2、期初记账 采购管理系统期初 存货核算系统期初
财务处理
委外订单
系 统 实 现
委外加工 材料出库单
委外到货单
委外发票
登记应付 账款
材料出库单 记账
委外入库单
委外结算
采购入库单 记账
委外核销
委外订单生成
委外业务库存处理
委外业务存货核算
委外业务应付管理
委外业务质量管理
委外订货-委外订单
委外订货-委外订单
供应类型为领用 时，可选直接领 料和申请领料
▪ 委外帐务管理 ➢ 材料成本核销 ➢ 加工成本结算 ➢ 应付帐款处理
接口说明
接口说明－委外与供应链
应用准备
➢存货：母件—委外属性；子件—生产耗 用属性 ➢物料清单（产品结构） ➢供应商：委外属性 ➢仓库：普通仓、委外仓 ➢委外系统选项设置
静态数据的设置
静态数据的设置
静态数据的设置
静态数据的设置
自动结算可处理入库单和发票，红蓝入库单、 红蓝发票成批结算；自动结算功能中有三种结 算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发 票。自动结算是由计算机系统自动将相同供货 单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采 购发票进行结算。注意：红蓝入库单对结，入 库单上必须有金额，可以不等。
手工结算可处理合理损耗/非合理损耗及采 购费用分摊。合理损耗和采购费用可以分摊入 采购成本。
期初已核销已暂估收回的委外加工品：表示委外商已经 加工完成并返还的加工品，该加工品已进行材料核销， 已暂估收回，但尚未取得委外商的委外发票，而不能进 行委外品加工费用的结算。
期初委外发票：记载已开票但未收回的加工品。
委外管理－主要业务流程
委外业务
业 务 流 程 签定委外协议
发出原材料
委外商组织生产 加工完成入库
委外报表分析
•查询到当前时点为止，委外流程中未执 行完毕的数据 •默认按存货汇总展现 •如果某行记录只有现存量时该行不显示
•以委外订单基础，查询该订单涉及的订货、发料、 收货、开票等明细情况 •只能查询已审核的订单，包括变更未审批的订单
8.6 采购子系统与其他子系统的关系
MRP 计划来源
成本管理
•
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月25日 下午5时 46分20.11.2520.11.25
•
追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月25日星期 三下午5时46分 3秒17:46:0320.11.25
委外管理提供对委外商的管理、制定委外计划 ，对委外作业实现适价、适时、适质、适量的进 程管理，并对委外物料的发补退以及余料进行管 理。
委外业务以委外订单为核心，支持严格按照 委外订单进行收发料的业务处理，支持严格按照 委外订单开具委外加工费发票的业务处理。
8.5 委外加工管理
委外加工类型： 1、原材料（半成品）委外加工 2、工序委外
现款采购
采购入库单 采购发票 核销
采购费用发 票
采购费用分摊
PO_采购过程管理_采购结算
采购结算： •采购结算也称采购报账，是指采购核 算人员根据采购发票、采购入库单核 算采购入库成本；采购结算的结果是 采购结算单，它是记载采购入库单记 录与采购发票记录对应关系的结算对 照表。
PO_采购过程管理_采购结算
录入期初货 到票未到数
录入期初票 到货未到数
录入销售业 务中期初已 发货尚未结
算数
期初记账
进对 行采 期购 初系 记统 账
库录
并从
存入 数各
对
进仓 行库
据仓 并库
账
期取 记数
审期
账
核初
总 账 录 入 期 初 余 额
录 入 应 收 款 期 初 余 额
录 入 应 付 款 期 余 额
对账
对账
过程管理
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.2517:46:0317:46Nov-2025-Nov-20
•
重于泰山，轻于鸿毛。17:46:0317:46:0317:46Wednesday, November 25, 2020
•
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.2520.11.2517:46:0317:46:03November 25, 2020
采购结算的数据流程
蓝字入库单 红字入库单
采购入库单
采购发票
运费发票 入库单 存货
采购结算单
蓝字发票 红字发票
采购入库单 采购发票
PO_采购过程管理_存货核算
存货核算： •存货核算：系统对采购业务的入库核 算以采购入库单为依据，通过在采购 系统对采购入库单与采购发票进行结 算，确定外购存货的成本。按实际成 本核算时，系统取采购入库单上的单 价作为采购入库商品的入库成本，并 生成会计凭证。
PO_采购过程管理_采购合同
采购合同: •合同管理和整个系统的业务处理是紧密集 成的，合同的关键数据可以直接关联到业 务单据中，同时在业务单据中也可以随时 关联合同，因此合同可以控制业务的进行， 业务也可以追溯合同，这样高度自动化的 功能对企业的意义是不言而喻的。
PO_采购过程管理_到货通知
到货通知： •对于货物到埠但未入库的情况， 可以通过系统到货通知单进行管理， 同时到货通知单也可以作为要求质 量部门进行检验的依据。
•
采购报价单
供应 商
供应商信息
订单管理
采购询价 采购询价单
采购发票
采购检验
到货单
采购订单 采购到货
到货通知
结算
检验单
库存 部门
入库
采购入库单 暂估处理
到货成本
财务 部门
普通采购业务流程(跨部门)
请购部门 内部请购
采购部 汇总请购
签订采购合同
收货、收票
质检部
仓库
发送 送货、开票
财务部
需质检？
质量检验
8.5 委外加工管理
委外加工流程： 1、选择委外加工单位 2、形成委外加工订单 3、将材料和模板送至委外商 4、产成品验收 5、入库/会计核算
委外管理解决的问题
▪ 委外计划管理 ➢ 由主生产计划、物料需求规划自动生成委外计划 ➢ 手工增加委外计划 ➢ 委外计划生成委外订单 ➢ 生产计划转委外生单
PO_采购过程管理_应付支付
应付确认： •采购入库结算后，完成应付账款的 核算与管理，包括：进行应付账款业 务的日常核算，全面反映企业赊购形 成的债务状况，从而及时还款，降低 信用成本。
应付支付及核销流程
录入采购发票
采购发票审核
核销应付款
录入付款单
付款单据审核
生成应付凭证 生成付款凭证
8.5 委外加工管理
PO_采购过程管理_质量检验
质量检验： •企业可以根据自身的需要对重要的 原材料设置质检控制，这样既确保 了质量又避免过多增加质量管理的 成本。 •企业可根据不同物料的质检需要， 来设置不同的质检指标，将这些指 标灵活抽取组成质检方案。
PO_采购过程管理_采购入库
采购入库： •对确认入库的物料将办理采购入库 业务，采购入库单作为系统中采购业 务和库存业务的衔接点具有操作方便， 追溯能力强、数据智能化的特点，将 极大提高入库业务办理的效率和质量。