行政办公室日常管
理制度
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2020年4月19日
办公室日常管理制度
一、考勤制度
1、请假必须填写请假条,并请相关领导签字批准。假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。如果假期结束还不能上班,必须按规定续假,否则视为旷工。
2、不准代替请假,特殊原因也必须电话请假,再请别人代填假条。
3、必须在当日班前会前请假,否则视为迟到。
4、请假每个月不能超过3天(婚丧、分娩、大病等除外)。
5、班前会和当日总结会前签到签退,凡迟到早退半小时扣除半天考勤,迟到超过一小时,视为旷工。
6、无故旷工1日内由行政办公室处理,停职反省写出深刻检查,1日以上者交公司处理。
二、现场管理制度
1、行政办公室各分办公室实行现场6S管理,保证办公室清洁,物品摆放整齐有序。
2、各办公室的设备禁止外人操作,保证设备完好。
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3、行政办公室人员着装要雅致大方,举止文明,礼貌待
人,集体活动时必须统一穿工作服,女员工把头发盘起。
4、在公司范围内行走不准勾肩搭背,严禁串岗。
5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等,做与工作无关的事情。不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。
6、上班时间禁止吃东西。
7、讲话要文明,有礼貌。上门办事的要热情接待,接电话时必须说”您好、再见”,杜绝”不知道、不清楚”等词语。如有涉及公司机密,不可告知的内容要委婉的拒绝。
三、值班制度
1、为进一步加强和规范公司行政办公室值班管理制度,结合实际情况,制定本规定:
2、行政办公室所属行政科长、宣传科长、档案科长及行政科人员。
3、科长全天候值班,每人一天轮流值班。
4、行政科人员每天早7:30至晚21:00除正常工作时间外的其余时间。
5、值班科长负责主持办公室班前会和班后会,落实办
公室当日工作完成情况后向办公室主任汇报,以便按计划安
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排第二天工作。
6、行政科值班人员必须坚守办公室,负责值班时段的电话接听、客房和会议室安排、会议通知、领导临时交办的事务等。遇到突发事件和职责外事件要立即向办公室主任报告。特别是紧急会议通知,必须立即通传。
7、行政科值班员下班后负责清理办公室卫生,走后关好门窗和楼道电灯。
8、值班人员要做好值班记录。
9、值班人员要按照”值班表”编排轮流值班,需要调整时,提前向办公室主任请示。
10、值班人员实行交接班制度。
四、例会制度
1、每天召开班前会和班后会,每月召开一次工作总结会。
2、班前会上午8:00召开,班后会下午5:50召开。每月总结月底下午召开。
五、邮件收发管理制度
1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到,根据需要,特制定本制度。
2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊,并对各
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类信件采用不同的收发办法,并做好登记。
3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属,收件人或其家属直接到办公室签字领取。
4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件,如:国外或境外信件,破损信件等,工作人员要特殊收管,及时通知收件人或其家属,并直接面交收件人。
5、一般信件,要及时通知收件人领取。
6、查无收件人的信件,要注明情况退回。
7、凡是只写明”山西通洲煤焦集团收”的信件,由办公室文书负责拆阅,视情况处理;写明董事长收的信件,由办公室主任拆阅后视情况处理。
8、凡收到信件、报刊须及时分发,不得积压,造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。
六、电视台设备管理制度
1、电视台全部设备及器材均为公司资产。
2、各类设备及器材均应有专人保管,使用前须征得保管人的同意,遇有特殊情况,须经电视台领导批准方可动用。
3、保管人不得私自出借、互换或拆御设备。保管人对
设备要定期清洁、养护、检修并做好记录,保证设备完好
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率。
4、摄录像系统、编辑系统、照相机、电视节目收转系统等属贵重设备,确定专人使用,其它人员不得擅自动用设备。
5、使用设备应严格遵守操作规程,及时作好使用情况记录,使用中发生异常情况或事故,应立即停机、断电并迅速报告,由办公室指定专人查明原因,进行处理,做好情况记录,属违章操作或人为事故,要追究当事人责任,并按学校有关规定处理。
6、新到设备开机前必须熟读说明书,掌握使用方法和操作规程,否则不可使用,验收设备的技术人员有责任向使用人员介绍新设备的性能及使用方法。
7、私人不得借用电视台的设备、仪器。
七、有线电视管理制度
1、闭路电视系统安装维护工作实行统一管理,所有安装维护及改造工作都需要事先与办公室联系并进行登记。
2、办公室将在2日内做安排,技术人员将进行系统安装维护。
3、安装维护完成后,将在5个工作日内派人对安装维
护情况回访。
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