文秘档案工作管理办法

办公室文秘的档案管理与保密措施档案管理是办公室文秘工作中至关重要的一环。

有效的档案管理可以提高办公效率，保护机构和个人的信息安全。

本文将就办公室文秘的档案管理与保密措施进行探讨，并提供一些实用的建议。

一、档案管理1. 档案分类与整理办公室的档案可分为两大类别：纸质档案和电子档案。

纸质档案要进行分类，设立清晰的目录，注明文件的名称、日期、编号等信息，方便查找。

电子档案要进行合理的文件夹划分，避免过多的层级，保持文件名的规范。

2. 档案存储纸质档案需要选择合适的存储设施，如文件柜、档案袋等，确保档案的安全性和易于保管。

同时，要做好防火、防潮的措施，可使用防火箱和湿度调节器。

电子档案要进行备份，存储在安全的服务器或云存储中，避免丢失或损坏。

3. 档案借阅与归还办公室文秘应建立借阅登记表，对档案的借阅、归还进行记录。

借阅时应确认借阅人的身份和目的，并设立借阅期限，确保档案不会长时间滞留在他人手中，避免丢失或泄漏。

归还后要进行核对，确保档案及时返还。

4. 档案销毁档案管理的一项重要工作是定期清理和销毁无用的档案。

纸质档案要进行合规的销毁处理，可以选择专业的档案销毁公司或采用机密撕碎机进行处理。

电子档案也要进行及时的清理和删除无用文件，避免占用存储空间和安全隐患。

二、保密措施1. 保密意识的培养办公室文秘人员应强化保密意识，认识到档案中包含的信息对机构和个人的重要性。

必要时可以进行保密培训，使员工能够正确理解和遵守保密规定，将保密责任融入到工作中。

2. 访客管理办公室应制定严格的访客管理制度，凡非工作人员进入办公区域，必须进行登记并佩戴访客证件。

访客通行区域应进行监控，防止非法取得档案信息。

3. 信息安全技术办公室应配备相应的信息安全技术，如防火墙、网络访问权限管理、密码设置等。

电子档案要加密存储，制定访问权限，将敏感信息进行适当的屏蔽和保护。

4. 员工管理对办公室文秘人员进行审查、培训和监督，建立健全的员工管理制度。

办公室文秘的文件管理技巧作为办公室文秘，良好的文件管理技巧是提高工作效率和保障信息安全的关键。

在办公室中，文件管理涉及到文件的组织、归档、存储和查询等方面。

本文将介绍一些办公室文秘的文件管理技巧。

一、文件分类与整理1. 文件分类：根据文件的性质、用途和重要性进行分类，可分为行政文件、财务文件、人事文件等。

分类清晰有助于文件的归档和检索。

2. 文件整理：建立统一的文件命名规范，包括文件名称、编号、版本等信息，以便于查找和区分。

同时，及时处理过期、无用或重复的文件，避免文件堆积。

3. 文件标识：使用标签、标记或彩色文件夹等方式，对文件进行标识，方便辨识和管理。

可以根据不同分类采用不同的颜色，提高效率。

二、合理的文件存储1. 电子文件存储：采用云存储、本地服务器或共享文件夹等方式，对电子文件进行存储。

要定期备份文件，确保数据的安全性和可靠性。

2. 实物文件存储：使用文件柜或文件盒对实物文件进行整理和存储，按照分类编号进行排列，方便查找。

需要特别注意防潮、防火等环境保护措施。

3. 存储空间规划：根据文件的数量和重要性，合理规划存储空间，确保能够容纳文件需求，并保证易于管理和检索。

三、有效的文件检索和查询1. 建立索引：针对实物文件和电子文件，建立清晰的索引系统，如文件目录、关键词等。

索引系统能够提供准确的查询结果，提高文件检索的效率。

2. 使用标签和关键词：为文件添加标签和关键词，便于在电子平台或文件柜中进行快速查找。

可以根据文件的内容、日期、相关人员等添加关键词标签。

3. 文件查询记录：记录文件的查询信息，包括查询时间、查询内容和查询结果等，以备日后查阅或参考。

同时，可以根据查询记录对文件进行进一步的整理和归档。

四、保障文件安全和机密性1. 权限管理：设置不同级别的权限，对文件进行可视性和可编辑性的限制。

确保文件只有经过授权的人员能够查阅和修改，保护文件的机密性。

2. 加密措施：对需要保密的文件进行加密处理，防止未经授权的人员获取敏感信息。

公司文秘档案管理制度一、总则文秘档案是公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，是公司信息管理的重要组成部分，对于保证公司的正常运作、加强信息共享、提高工作效率具有重要意义。

本制度的目的是规范公司文秘档案的管理工作，确保文秘档案的安全性、便捷性和可追溯性，强化公司信息管理的专业化和科学化。

二、文秘档案的定义文秘档案是指公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、公函、备忘录等。

三、文秘档案的管理原则1.规范性原则：文秘档案的管理应遵循相关法律法规和政策规定，并制定相应的管理制度和操作流程。

2.全过程原则：从文秘档案的产生、流转到保存和销毁，都应有明确的管理措施和责任人。

3.安全性原则：文秘档案的管理应保证信息的安全性，严禁泄露、损毁或篡改。

4.便捷性原则：文秘档案的管理应便于查找和获取，确保信息共享和工作效率。

5.责任追溯原则：文秘档案的管理应有明确的责任人，对档案的使用和操作应有明确的记录和追溯。

四、文秘档案的管理责任1.公司领导负责制定并修订文秘档案管理制度，明确各级档案管理人员的职责与权限，并组织培训。

2.档案管理人员负责执行公司领导的相关政策和制度，组织维护、整理、归档、借阅和销毁文秘档案，并保障档案的安全性。

3.各部门负责按照规定的流程和要求，产生并提交文秘档案，确保档案及时归档并准确记录。

五、文秘档案的管理流程1.档案的产生和提交：各部门在产生文秘档案时应按照规定的流程和要求，填写档案相关信息，并及时提交给档案管理人员。

2.档案的整理和归档：档案管理人员接收到文秘档案后，应按照要求进行整理和分类，然后进行归档，确保档案的有序性和易查性。

3.档案的借阅和复制：有需要的人员可以提出档案借阅申请，经过审批后，可以在规定的地点进行借阅；对于涉及保密内容的档案，需经过相关部门的批准方可借阅或复制。

4.档案的销毁：档案管理人员应按照规定的期限和程序进行档案销毁，确保已经不需要保留的档案被及时销毁，并做好销毁记录。

办公室文秘的文件归档和档案管理在办公室中，文秘工作关系到办公室的日常运转和信息流通。

文件归档和档案管理是文秘工作中至关重要的一环。

良好的文件归档和档案管理能够提高工作效率，保障信息的安全和准确性。

本文将重点介绍办公室文秘的文件归档和档案管理的相关知识和操作方法，以提供指导和建议。

一、文件归档的重要性在办公室日常工作中，文件的归档是非常必要的。

它不仅有助于保障文件的安全性和完整性，还方便文件的查找和保留。

一个科学合理的文件归档系统能够减少时间和精力的浪费，使得办公室工作更加高效。

1. 文件的分类与整理对于办公室中产生的各类文件，应根据不同的属性和内容进行分类整理。

常见的分类方式包括按照文件的类型、日期、部门等进行分类。

在整理文件时，应注意文件的编号和标识，以便于查找和识别。

2. 文件的标注和归档在文件归档过程中，应为每个文件进行标注和登记。

标注内容应包括文件的名称、编号、日期、归属部门等信息。

对于重要文件，还可以在文件上贴上防伪标识或者封条，以确保文件的安全性。

二、档案管理的原则和措施档案管理是对归档文件的全面管理和保管。

它需要遵循一系列的原则和措施，以确保档案的安全性和可用性。

1. 档案管理的原则（1）合法性原则：档案管理应遵循法律法规的规定，确保文件的合法性和真实性。

（2）完整性原则：档案管理应保证档案的完整性和连续性，不得随意删除或篡改。

（3）机密性原则：档案管理应保守档案的机密性，禁止私自泄露档案内容。

（4）可检索性原则：档案管理应提供便捷的检索方式，方便文件的查找和利用。

2. 档案管理的措施（1）档案室的设立：为了规范档案管理，办公室应设立专门的档案室，并确定专人负责档案管理工作。

（2）档案的保管与借阅：档案应妥善保存并分类存放，定期备份。

对于需要借阅的档案，应制定相应的借阅申请和归还手续，以确保档案的安全性。

（3）数字化档案管理：随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为趋势。

通过电子文档管理系统，可以更加方便地存储、检索和共享档案。

文秘档案管理规章制度一、总则1.文秘档案是指单位或个人的文件和档案资料，包括单位或个人的办公文件、证明材料、报告材料等。

2.文秘档案管理是指对文秘档案进行规范的收集、整理、保管、利用和销毁的管理。

3.本制度是为了规范文秘档案管理工作，保护档案资源，促进单位工作的顺利开展，遵循有序、合理、科学、便捷、安全的原则。

二、档案管理机构1.每个单位都应设立专门的档案管理部门，以负责档案资源的收集、整理、保管、利用和销毁，并且应配备专门的档案管理人员。

2.档案管理部门的职责包括：制定文秘档案管理制度、规范档案收集流程、确保档案安全、提供便捷的档案查询服务等。

三、档案收集和整理1.单位在收集文秘档案时，应按照规定的收集流程进行，确保收集范围和内容的准确性和完整性。

2.收集到的文秘档案应尽快进行整理，包括文件归档、文件分类、整理文件编号等工作。

3.文秘档案管理部门应对整理后的文秘档案进行归档，同时建立电子数据档案，确保档案资源的长期保存和利用。

四、档案保管及利用1.文秘档案应设立专门的保管室，保管室应具有完善的安全保卫措施，包括防火、防盗、防水等措施。

2.档案利用应根据管理部门的要求进行申请，同时需要签署使用协议。

3.文秘档案仅限制内部使用，不得向外泄露，同时需要定期清理过期档案，释放档案资源。

五、档案销毁1.文秘档案的销毁必须经过档案管理部门的审查和批准。

2.销毁应按照规定的程序和方法进行，包括破坏文件、文件磁盘驱动器、文件删除等方式。

3.档案管理部门应制定档案销毁方案，并将方案报批后，在确定的时间内进行销毁作业。

六、档案管理的监督和评估1.单位领导应对文秘档案管理工作进行监督和指导，并要求档案管理部门对档案管理工作进行评估。

2.档案管理部门应按照规定的程序和标准进行评估，确保档案管理的规范性、科学性、便捷性等方面的要求。

3.档案管理质量评估的结果需要上报领导层，并进行跟踪检查，指导档案管理部门进行改进。

七、附则1.本制度适用于所有单位的文秘档案管理工作，需要在实际工作中根据实际情况进行修改完善。

公司文秘档案管理制度范本第一条为了规范公司文秘档案管理工作，提高文秘工作效率，落实信息管理的科学化、规范化和自动化要求，依照国家有关文件、法规的规定，制定本管理制度。

第二条公司文秘档案管理制度适用于公司内部所有文秘档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。

第三条公司文秘档案管理的目标是确保公司文秘档案的安全可靠，保障信息的完整性、可用性和可追溯性。

第四条公司应成立专门的文秘档案管理部门或设立专职文秘档案管理员，负责公司文秘档案的管理工作。

第五条公司文秘档案应按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，并制定详细的文秘档案管理手册，明确各类档案的保管期限、查阅、借阅和销毁等相关事项。

第六条公司文秘档案管理采用电子档案与纸质档案相结合的形式，通过电子文档管理系统进行电子档案的存储和管理，并定期进行数据备份和技术更新。

第七条公司文秘档案应设立专用的存放区域，保证档案的安全、防火、防水和防盗。

第八条公司文秘档案应制定档案借阅申请和档案借阅登记制度，借阅人应填写借阅申请并得到相关部门的批准，借阅期限不得超过规定期限。

第九条文秘档案管理员应对公司文秘档案进行定期巡查和整理，确保档案的完好无损和秩序井然。

第十条档案移交和销毁应按照规定的程序进行，并有相关部门的审批和签字确认。

第十一条对于重要的公司文秘档案，应制定安全备份和保密措施，避免信息泄露和丢失的风险。

第十二条公司文秘档案管理制度应定期评估和审查，及时对不符合要求的环节进行整改和改进。

第十三条违反公司文秘档案管理制度的，将根据公司相关规定进行相应的问责和处罚。

第十四条本公司文秘档案管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责对全体员工进行宣传和培训。

以上公司文秘档案管理制度范文仅供参考，实际制定应根据公司实际情况进行具体规定。

公司文秘档案管理制度范本（2）公司档案管理制度一、总则1.1 目的本制度旨在规范、统一公司档案管理工作，确保档案的安全、完整、准确和便捷的检索和利用，以提高办公效率和工作质量。

文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。

1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。

二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。

2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。

2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。

2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。

2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。

2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。

2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。

2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。

三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。

3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。

3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。

四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。

4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。

4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。

4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。

4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。

5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。

办公室文秘管理制度第一章总则第一条为规范文秘管理工作，加强保密工作，保障信息安全，提升企业核心竞争力，制定本办公室文秘管理制度。

第二条文秘工作是指各级领导要求进行的文字处理工作，包括文件、文件夹、信函、会议记录、资料整理等。

第三条本制度适用于办公室所有文秘管理工作。

第四条文秘工作属于机密信息，必须严格保密，严禁泄露。

第五条本制度由办公室主管负责执行，办公室全体员工必须服从执行。

第六条严守文秘工作纪律，不得违反相关规定，如发现违反者，将给予相应的处罚。

第七条办公室文秘管理制度是办公室的基本管理规范，必须严格执行。

第八条本制度所称的文秘工作人员，是指办公室专门负责文字处理工作的员工。

第二章文秘管理人员的职责第九条文秘管理人员是办公室文秘工作的管理者，负责组织和协调文秘工作的各项事务。

第十条文秘管理人员应具备文秘工作所需的基本技能和业务水平。

第十一条文秘管理人员应具备一定的文字处理能力和文字编辑能力。

第十二条文秘管理人员应熟悉办公室文件管理制度和相关规定。

第十三条文秘管理人员应具备要求的保密意识，不得透露办公室的机密信息。

第十四条文秘管理人员应具备一定的协调能力和组织管理能力。

第十五条文秘管理人员应认真履行文秘工作，做到忠诚、责任、效率、保密。

第三章文秘工作的流程管理第十六条因机密涉密的文件必须按照涉密文件管理规定管理，并且需加盖该文件密级印章。

第十七条所有的文件和档案必须按照规定的流程进行审批，不得擅自泄密。

第十八条严格遵守文件管理规定，保证文件、信息不被泄漏。

第十九条办公室文件的传输渠道必须经过安全验证确保信息传输安全。

第二十条所有的文件必须按照相关规定进行编号和归档。

第二十一条文秘工作管理应当强调文秘工作的保密性，要严格执行文件保密办法，不得随意对外透露文秘信息。

第四章文秘工作的保密管理第二十二条文秘工作人员要加强保密意识和责任感。

第二十三条文秘工作人员不能对外人员泄露办公室的机密信息，违者将受到相应处理。

文秘档案管理制度一、制度目的：1、规范企业在文秘档案管理方面的行为，确保对文秘档案的收集、利用、转移、保管、销毁等环节严格按照规定执行，保证档案的完整性、可靠性和保密性，为企业经营管理和决策提供基础资料和信息服务；2、明确文秘档案的归档范围、归档程序、资料保管期限和销毁程序，激励职工发挥自身专长和职责所在，承担档案分类和整理工作，降低档案管理的工作成本；3、为进一步推动企业知识管理和保护知识产权提供制度支持。

二、适用范围：本制度适用于公司全体员工，所有业务、管理、内部监督部门及技术人员，适用于该公司所有部门保管的纸质文秘档案和电子文秘档案。

三、档案的定义：文秘档案是指公司行政、经济、生产、技术、人事、财务、审计等方面的文件、文书、资料、印刷品、磁介质等各种形式的记录和信息，在企业的工作和决策过程中具有参考和决策价值的记录和信息。

四、档案的分类：文秘档案可以分为纸质档案和电子档案两种。

五、档案的保密性：1、文秘档案必须要严格保密，员工应该加强安全意识，保证自己所保管的文秘档案不会被外泄；2、凡是涉及到公司商业机密、技术秘密和个人隐私的文秘档案，必须进行级别定密，严格限制范围；3、凡是涉及到外部单位隐私的文秘档案，必须进行信息保护，严格掌握权限；4、文秘档案采取不同级别的保存措施，确保安全。

六、档案的收集：1、对于重要的文秘档案，应该逐级上报并经过批准后方能收集储存；2、对于企业各部门产生的文秘档案，各部门的负责人应当分类储存，并制定档案收集计划，并向公司归档中心进行申请。

七、档案的整理：1、各部门应当会同公司归档中心对其所属的文秘档案进行分类，分级整理；2、对于纸质档案，应当按照日期、文件名称、编号、部门等进行分类，制定档案编号；3、对于电子档案，应当能够进行搜索和分类，制定档案目录。

八、档案的储存：1、各部门应当制定涉及到机要、保密文秘档案的安全储存措施，确保机要、保密文秘档案不受非法侵入和泄密。

第一章总则第一条为加强办公室文秘档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文秘档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条文秘档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、连续性和规范性的原则。

第四条文秘档案管理工作由办公室负责，各部门应积极配合，共同做好档案管理工作。

第二章档案收集与整理第五条文秘档案的收集范围：（一）上级机关、下级单位、同级单位及外单位来文、来电、来访等材料；（二）我单位制发的文件、报告、请示、总结、计划、会议记录等文书材料；（三）科研、生产、经营、管理等活动中形成的各类技术档案；（四）声像、电子等档案材料；（五）其他需要归档的材料。

第六条文秘档案的收集要求：（一）档案收集要及时、全面，确保档案的完整性；（二）档案收集要真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案；（三）档案收集要按照档案分类标准进行，便于管理和利用。

第七条文秘档案的整理要求：（一）档案整理要按照档案分类标准进行，实行分类、编号、登记、编目等规范化管理；（二）档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；（三）档案整理要按照档案保护要求，妥善保管档案。

第三章档案保管与维护第八条文秘档案的保管要求：（一）档案保管要实行专库、专柜、专人负责制度；（二）档案库房要符合国家档案保护标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件；（三）档案柜要定期检查，确保档案安全；（四）档案借阅要实行登记制度，严格借阅手续。

第九条文秘档案的维护要求：（一）档案维护要定期进行，包括除尘、消毒、防虫、防霉等；（二）档案维护要确保档案的完好无损，延长档案使用寿命；（三）档案维护要记录维护情况，便于追溯。

第四章档案利用与销毁第十条文秘档案的利用要求：（一）档案利用要遵守国家档案法律法规，确保档案安全；（二）档案利用要实行登记制度，记录利用情况；（三）档案利用要按照档案保密规定，保护档案秘密。

公司文秘档案管理制度范文一、总则文秘档案是公司经营管理的基础，是公司各项业务活动的重要支撑，为了规范公司文秘档案的管理并确保档案的安全、完整和可追溯，特制定本《公司文秘档案管理制度》。

二、管理目标本制度的管理目标是建立科学、规范、高效的公司文秘档案管理体系，确保文秘档案的真实性、准确性和完整性，提高公司各项业务活动的效率和质量，促进公司的可持续发展。

三、档案责任人1. 公司设立档案专员，负责全面协调和管理公司文秘档案工作。

2. 档案专员应具备相关档案管理专业知识和能力，具备较高的责任心和维护公司利益的意识。

四、档案管理流程1. 文秘档案的收集（1）公司各部门应按照相应要求将产生的文秘档案及时、完整地提交给档案专员。

（2）档案专员应确保档案材料的真实性、完整性和准确性，并按照规定的存档要求进行分类整理。

2. 文秘档案的归档（1）档案专员应按照档案著录规则对档案材料进行编号和整理，将其归入相应部门或项目的档案库中。

（2）档案专员应将档案材料进行密封和标记，确保档案的安全性和机密性。

3. 文秘档案的保存（1）档案专员应按照档案保存期限的规定，将档案材料转移到相应的归档库中进行长期保存。

（2）档案专员应确保档案库的环境干燥、通风、卫生，并对档案进行定期检查和保养，确保档案的保存完好。

4. 文秘档案的调阅（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，及时调阅档案材料，并提供必要的辅助材料和解释说明。

（2）档案专员应确保档案的调阅过程记录详细，保密性和安全性，确保调阅信息的正确性和及时性。

五、档案销毁与移交1. 档案销毁（1）公司档案到期后，档案专员应按照国家和行业的相关规定进行销毁。

（2）档案专员应按照销毁程序进行操作，确保档案的彻底销毁，并制作销毁证明，加盖公司印章，保留备查。

2. 档案移交（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，将特定的档案移交给相关部门或人员。

（2）档案专员应制作移交清单和移交记录，确保档案的移交过程规范、准确和可追溯。

如何做好文秘人员档案管理工作一、规范公文处理，把好公文形成关公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。

因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

而公文拟制则是公文形成的关键环节。

不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。

我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。

我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。

主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等2、附件标识比较混乱。

有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。

4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

5、数字使用不规范等等。

上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。

因此，作为医院办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。

文秘档案管理规章制度模版1.引言本规章制度旨在规范和管理文秘档案的建立、维护、使用和保存，确保相关信息的安全性和完整性。

遵循本制度是每一位文秘人员的职责与义务。

2.适用范围本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员，并涵盖所有涉及文秘档案的环节。

3.定义和缩写3.1 文秘档案：指所有与工作相关并存储在纸质或电子形式中的文件、文件夹、资料等。

3.2 文秘人员：指从事文秘工作的专职或兼职人员。

3.3 缩写：MDM（文秘档案管理）、RM（记录管理）。

4.建立与维护4.1 文秘档案的建立应符合文件编号、分类、归档、文件交接的原则。

4.2 建立文秘档案时应填写相关登记表并进行归档，确保档案的科学性和规范性。

4.3 文秘档案应有完整的内容描述，包括文件标题、时间、地点、参与人员等信息，并避免使用缩写和模糊的词语。

4.4 文秘档案应根据重要性和紧急程度进行分类，并按照一定的系统进行存储和归档，以方便查找和使用。

4.5 文秘档案的维护包括文件保管、更新和修订，确保档案的有效性和时效性。

4.6 文秘档案的更新和修订应视具体情况而定，必要时应进行版本控制和审核。

5.使用与共享5.1 文秘档案的使用应符合相关权限和保密要求，确保档案的安全性和机密性。

5.2 文秘档案的使用应遵循“谁借、谁承担责任”的原则，借档人员应对档案的安全负责。

5.3 文秘档案的共享应在符合相关法律法规和保密要求的基础上进行，共享人员应承担相应的保密责任。

5.4 文秘档案在共享时应准确描述档案的内容和用途，并明确对档案的使用和保管要求。

6.保存与销毁6.1 文秘档案的保存应按照相关法律法规和规定的时间进行，超过保存期限的档案应及时销毁。

6.2 文秘档案的销毁应符合相关法律法规和保密要求，采用安全、可靠、不可恢复的方式进行。

6.3 文秘档案的销毁应有明确的记录和证明，并对销毁过程进行监督和检查。

7.档案安全7.1 文秘档案应妥善保管，避免遗失、损毁和泄露的风险。

文秘档案管理规章制度范文一、目的与范围本规章制度的目的是为了规范文秘档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和准确性，为组织的日常运作提供有力的支持和保障。

本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员。

二、档案管理的基本原则1. 称职负责：每个文秘人员都应当履行好档案管理的职责，保证档案的完整性和机密性。

2. 规范操作：文秘人员在处理档案时，应当按照规定的程序和要求进行操作，杜绝随意更改和丢失档案的行为。

3. 安全保密：文秘人员应当严格保守档案的机密性，禁止私自复制、泄露和传播档案内容。

4. 定期整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案的有序性和可检索性。

5. 准确记录：文秘人员在处理档案时，应当准确记录档案的相关信息，确保档案的真实性和可靠性。

三、档案的分类与归档1. 根据档案的性质和用途，将档案进行分类，包括行政文书类档案、会议纪要类档案、合同协议类档案等。

2. 档案的分类原则是相同性质和用途的档案应当归为同一类别。

3. 将归档文件统一编号，并在封面上注明档案的名称、编号和存放位置。

4. 档案的归档应当按照时间顺序进行，先进先归档。

四、档案的管理与交接1. 档案管理工作由专人负责，负责管理档案的人员应当具备一定的档案管理知识和经验。

2. 档案管理人员应当制定档案管理计划，并严格按照计划执行，确保档案的及时整理和归档。

3. 档案管理人员在交接工作时，应当确保交接的档案信息准确无误，并确保档案的安全交接。

五、档案的保管和查阅1. 档案应当存放在专门的档案室内，确保档案的安全。

2. 档案室应当定期进行安全检查，确保档案的防火、防潮和防盗措施得到有效执行。

3. 未经许可，任何人不得私自进入档案室。

4. 档案室内的档案应当按照一定的分类和编号方式进行存放，并做好相应的标识和记录。

5. 对于需要查阅的档案，应当向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应当及时归还档案。

六、档案的保密和复制1. 档案管理人员应当保守档案的机密性，严禁私自复制、泄露和传播档案内容，必要时应当采取相应的安全措施，如加密、锁定等。

一、总则为加强机关文秘档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本机关各部门、各直属单位及内部机构（以下简称“各部门”）的文秘档案管理工作。

三、档案管理原则1. 集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，各部门应按照档案管理要求，将档案收集、整理、归档、保管、利用等工作纳入本制度管理。

2. 分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式、载体等特点，对档案进行科学分类，确保档案的有序管理。

3. 保密原则：对涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照国家保密法律法规进行管理，确保档案安全。

4. 信息化管理原则：积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术提高档案管理效率，实现档案资源的共享。

四、档案管理职责1. 机关档案管理部门（以下简称“档案管理部门”）负责制定本机关档案管理制度，组织实施档案管理工作，对各部门档案工作进行指导和监督。

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织实施本部门档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。

3. 档案管理员负责具体实施档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，对档案进行定期检查和维护。

4. 档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，对存在的问题提出整改意见，确保档案管理制度的落实。

五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时收集各类档案，确保档案的完整性。

2. 档案整理：档案整理应遵循档案分类、编目、编号等规范，确保档案的有序管理。

3. 档案归档：档案归档应按照档案归档范围和期限，将整理好的档案及时归档。

4. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁。

六、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，对档案进行分类、编目、上架、入库、出库等操作，确保档案的安全。

文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保障机关和单位文秘工作的有序进行，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于所有机关和单位的文秘工作人员。

第三条文秘档案的管理，应遵循依法、规范、高效和保密的原则。

第四条机关和单位应设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、实施和监督文秘档案管理的具体措施。

第五条文秘档案的管理应建立科学、完整的档案管理制度，确保档案的有效利用和长期保存。

第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按照类别和重要性进行归档。

第七条归档前，应对文秘档案进行整理，清除冗余文档和无用信息。

第八条归档时，应按照一定的分类标准进行文件夹的安排，并在文件夹上注明文档的基本信息。

第九条归档后，应将文件夹放置于专门的档案柜中，并做好标注和登记工作。

第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询应遵循审批制度，借阅人应填写借阅申请并经主管人员批准。

第十一条文秘档案的借阅期限一般为七个工作日，如需延长，应提前向部门申请。

第十二条在借阅文秘档案期间，借阅人应注意保护档案的完整性和安全性，禁止涂改或撕毁文件。

第十三条文秘档案的查询应由专门的工作人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。

第四章文秘档案的转移和销毁第十四条文秘档案的转移应按照内部文件和规定，由管理部门统一安排和实施。

第十五条转移档案时，应制定详细的转移计划，包括档案的数量、种类、接收方和时间等，严格按照计划执行转移工作。

第十六条文秘档案的销毁应严格遵守相关法律法规的规定，确保档案的合法、安全和环保销毁。

第十七条销毁过程中，应有专人监督和记录销毁的档案数量，销毁后应及时制作销毁证明。

第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应设立专门的保密柜来存放，确保档案的安全。

第十九条保密柜的使用应严格按照权限管理，每次开启保密柜都应记录，并确保保密柜的密封性。

第二十条文秘档案的借阅和查阅应遵循保密审批制度，禁止将档案外借、泄露和篡改。

文秘工作中的档案管理技巧有哪些在当今的办公环境中，文秘工作扮演着至关重要的角色，而档案管理作为其中的关键环节，对于提高工作效率、保障信息安全和促进组织发展具有不可忽视的意义。

那么，在文秘工作中，究竟有哪些实用的档案管理技巧呢？首先，做好档案的分类是基础。

分类要遵循一定的逻辑和原则，可以按照时间顺序、业务类型、部门归属等方式进行。

比如，对于一家企业来说，可以将档案分为行政类、财务类、市场类、研发类等。

分类的目的是为了让档案条理清晰，便于查找和使用。

在分类时，要确保每个档案都能准确地归到相应的类别中，避免出现模棱两可的情况。

其次，建立科学的编号系统也十分重要。

编号就像是档案的“身份证”，能够快速准确地定位和识别档案。

可以采用数字、字母或者两者结合的方式进行编号。

比如，以“部门代码年份流水号”的形式，如“HR-2023-001”表示人力资源部门 2023 年的第 1 份档案。

编号要具有唯一性和稳定性，一旦确定，尽量不要随意更改。

规范的档案命名同样不能忽视。

清晰准确的档案名称能够让人一眼就了解档案的大致内容。

避免使用模糊、笼统的名称，而应尽量具体地描述档案的主题和关键信息。

比如，“＿____公司 2023 年上半年销售业绩报告”就比“销售报告”更清晰明确。

档案的存储也是一个需要精心考虑的环节。

要选择合适的存储介质和设备，如纸质档案柜、电子存储设备等。

对于纸质档案，要确保档案柜的质量和安全性，防火、防潮、防虫蛀。

对于电子档案，要定期进行备份，防止数据丢失。

同时，要根据档案的重要性和使用频率，合理安排存储位置，常用的档案放在容易获取的地方。

在档案的收集过程中，要注重完整性和准确性。

确保收集到的档案内容齐全，没有遗漏关键信息。

对于来源多样的档案，要进行认真的审核和校对，保证其真实性和可靠性。

可以建立档案收集的清单和流程，明确每个环节的责任人和时间节点，以提高收集工作的效率和质量。

档案的整理是一项繁琐但重要的工作。

第一章总则第一条为加强本机关文秘和档案管理工作，确保文秘和档案的完整、安全与有效利用，提高工作效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本机关各部门、各单位及全体文秘和档案管理人员。

第三条文秘和档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：文秘和档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。

（二）依法管理原则：文秘和档案工作必须遵守国家法律法规，严格执行相关标准和规范。

（三）保密原则：文秘和档案工作必须严格保密，防止国家秘密和机关秘密泄露。

（四）服务原则：文秘和档案工作要为机关工作提供优质、高效的服务。

第二章文秘管理第四条文秘工作职责：（一）负责起草、审核、印发机关文件、报告、通知等文书材料；（二）负责机关内部文件的收发、登记、传递、归档工作；（三）负责机关会议的组织、记录和会议纪要的整理、印发；（四）负责机关印信的管理和使用；（五）负责机关文件的保密工作。

第五条文秘工作要求：（一）认真贯彻执行国家法律法规和上级机关的决策部署，确保文件内容准确、规范；（二）严格遵循公文处理程序，确保公文传递、办理及时、准确；（三）加强文件保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露；（四）提高公文处理效率，提高服务质量。

第三章档案管理第六条档案工作职责：（一）负责机关档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；（二）负责档案的鉴定、销毁和统计工作；（三）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）负责档案的保密工作。

第七条档案工作要求：（一）严格按照国家档案法律法规和标准规范，建立健全档案管理制度；（二）加强档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、安全；（三）积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）加强档案保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露。

第四章档案人员管理第八条档案人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案法律法规和业务知识，具备较强的档案管理能力；（三）具有较强的事业心和责任感，能够保守国家秘密和机关秘密。

文秘档案管理规章制度一、总则文秘档案管理是指对各类文秘档案资料进行的分类、整理、保存、利用和销毁工作。

旨在确保文秘档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和信息资源利用率。

为了规范文秘档案管理工作，制定本规章制度。

二、档案管理职责1. 文秘档案管理部门是负责整个机构的文秘档案管理的主体，负责文件的收集、整理、归档和检索工作。

2. 各部门负责对其本部门的文秘档案进行整理和保存，并按时提供给文秘档案管理部门备案。

3. 全体员工都有文秘档案管理的责任，要妥善保管文秘档案，并按规定提供文秘档案借阅服务。

三、档案分类和整理1. 档案要按照文件的主体、性质、用途和来源等进行分类。

2. 文件要按照时间顺序进行整理，确保文件的连续性和可追溯性。

3. 不同文件要有明确的编号和标识，以便于查找和管理。

四、档案保存和利用1. 文秘档案要保存在指定的档案库中，保持干燥、通风和防潮，防火、防盗等措施要得到落实。

2. 档案要按照一定的时限进行归档，过期的档案要及时销毁。

3. 文秘档案要严格按照规定的程序和权限进行借阅，借阅者必须填写借阅申请，并保证档案的安全性和完整性。

五、档案销毁1. 档案销毁必须经过严格审核和批准，符合销毁条件的档案才能进行销毁。

2. 涉及机密信息的档案销毁必须采取特殊措施，确保信息的彻底销毁。

六、档案管理责任追究违反本规章制度的，应依据有关国家法律法规和规章制度进行追究责任，情节严重的将给予相应的纪律处分。

七、附则本规章制度自颁布之日起执行。

如有需要修改，应经相关部门审批并重新颁布。

八、常用术语解释1. 文秘档案：指各类文秘资料和文件的集合。

2. 档案管理部门：负责机构文秘档案管理的部门。

3. 归档：将文件按照一定的顺序放置在档案库中。

4. 销毁：将已经归档的档案进行销毁处理，以防止信息泄露。

5. 追究责任：对违反档案管理制度的人员进行相应的处理和追责。

以上为本机构文秘档案管理规章制度，各部门和员工必须严格遵守，不得有任何违反性行为。

公司文秘档案管理制度范文1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

____公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。

如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。