采购部管理与未来规划
一、采购部的管理
1、制定采购作业标准规范采购人员的作业流程,提高工作效率,减少出错.
a、必须根据多途径，少环节，货比三家，适时，适地，适质，适量，适价保证原物料的供给。
b、必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析。
c、定期与不定期召开例会。例如：根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。
d,采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料.
e,临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。
f,具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。
g,定期对采购人员进行业务知识和职业道德培训考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平制定KPI考核指标对员工表现进行考核(如:来料良品率的提升,减少新增加呆滞物料金额,材物料库存金
额控制,交期达成率)
2、材物料的请购原则，分析方法。
a,请购作来必须“5R”原则适时，适地，适价，适量，适质。降低库存、减少呆滞产生，使生产顺畅。 b,协助技术工程人员对产品建立物料清单（BOM）,以便后续请购和避免错误请购。
c, 根椐原材料，零配件，器材，包装物等，不同属性制定适合的请购方法。如：ROP：定量请购法；MRP：定期请购法等.
d,定期对请购方式进行讨论研究和修定。如：ROP中的最底定购点，MRP中的请购时间和耗损率。
e,采购人员制定采购计划后，需经采购部经理审核后，才能下单供应商订购。下单后必须追踪，督促交货进度。
3、供应商管理和开发
a对已有供应商进行产能,品质,交期的审核工作,以确定原有供应商的能力。
b,为确保货源，对于经常采购的原物料，应寻找两家或两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。
c，在制定月度或年度采购计划时，告之每月货款多的供应商明年计划和预估请购量，以请购量获取价格优惠或拉长应付账款天数。并可以建立深层合作关系。
d,建立供应商分级制度. 据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面进行分类对不合格的供应商进行淘汰.并开发新的优质供应商.
e,应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商,以降低采购成本
f,开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。
4、合同和货款结算
a, 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。
b, 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临召开会议讨论决定。
c, 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞
d,所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。
e,采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周或每月应提报“付款计划”报财会部和总经理。
f原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料/零件的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。
g,采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。
5、仓库管理和库存控制
a,必须做到仓库人员负责制，做好出入库登记，严格按照“先入先出”原则。
b,对物料进行编号便与采购，贮存，发放，出货核销。
c,对危险品，贵重品，易锈，易碎进行标识，根椐不同程度实施级别管理。
d,实行ABC库存管理法，以提高工作效率。
e，对ROP（定量请购）和国外请购的物料的安全库存设定要合理，定期需要讨论研究。国内请购物料可通过缩短向供应商请购的前置时间和提高交期准确率来减少安全库量，最终实现0库存。
f，实行日盘点/月盘点/年终盘点，以督促仓库人员认真工作和确认帐，物一致性。
6、物料/设备接收和不良退货
a,物料/设备到厂后，接收人员核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于无计划、无合同的物料仓库管理员应拒绝接收。
b,对接收物料设备，品保和技术人员应该1至2工作天内对其进检验。检验合格，仓库人员入库处理。不合格的，应放置退货区并标识通知采购人员按排退货处理。
7，异常情况处理
a，如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。
b，如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。
c,因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。
d,如遇异常事情，物料无法满足生产需求。（如供应商无法满足交期，物料品问题等）必须立即通知上级处理不得隐瞒
二、采购部未来规划
1、随着公司的发展不断状大，除了完善管理制度外，还需进行信息化管理。
a，建立适合自身的采购物流系统，使公司进入信息化，提高工作效率。（在前提的物料清单建立，请购方法制定，料编和供应商资料整理入档等，已为建立系统提供了数据的支持。）
b，EOS（电子自动订购系统）的建立。公司与供应商利用订购系统，可以实现订货作业和信息的交换，缩短从接到订单到发货订货时间。降低订货出错率，节省人工费，最终有利于减少公司库存。（对每货款多和关系良好的供应商优先建立）。
2、在电子系统的帮助下可以实际先进的采购方式。通过先进的采购方式减少采购成本，降价库存。
a，SSTS模式：Stock Shipped To Shop，直接送货至使用部门。供应商商根据我司定期提供的需求计划按照计划把需求部門需要數量的产品送至使用地點（产品免检，适用于品质稳定，价值底的物料，例如贴纸，标签，包装袋和纸箱等，可实际0库存管理）
b，CON.S模式：Consignment，寄售/委托销售模式。供应商租用我司一定数量的闲置仓库，按照我司预估订单，一次送进一定数量的产品到仓库。公司根据实际生产需要领取倉库内产品，月底結算，使用多少，結算多少.（适合：用量大，价值高，不易变质的原材料，例如：钢材）
c,Collaboration Extension :延展计划.供应商根椐我司提供的预估计划進行備料並生產, 待接到我司正式的采购计划后, 48小時內出貨（与供应商有长期良好合作关系，对订单有较准确的预测）。
制作人：苏敬慈
