文书类电子文件元数据方案

进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。

（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。

此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。

此项由计算机自动生成。

3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。

4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。

以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。

立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。

件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。

此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

电子文件元数据方案电子文件元数据方案电子文件元数据方案信息来源：字体：大中小度.95.2.4保管期限.95.2.5机构问题.105.2.6类别号.115.2.7案卷号.115.2.8件号.135.2.9件内顺序.155.2.10页号.155.3全宗名称.165.4全宗形式.165.5立档单位.175.6立档单位沿革.185.7全宗档案内容介绍.185.8全宗档案历史沿革.195.9全宗档案整理体系.195.10全宗档案数量.度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7机构问题（5.2.5）M8类别号（5.2.6）M9案卷号（5.2.7）M10室编案卷号（5.2.7.1）M11馆编案卷号（5.2.7.2）M12件号（5.2.8）M13室编件号（5.2.8.1）M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）M16页号（5.2.10）M17全宗名称（5.3）M18全宗形式（5.4）M19立档单位（5.5）M度(M5)保管期限(M6)机构问题(M7)类别号(M8)案卷号(M9)件号（M12）件内顺序（M15）页号（M16）信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。

5.2.1全宗号编号M3中文名称全宗号英文名称FondsID定义档案馆（室）分配给档案全宗的代码。

目的标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。

约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。

相关元素全宗名称（M17）注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。

5.2.2目录号编号M4中文名称目录号英文名称CatalogueID 定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。

电子文件元数据方案一、引言在当今大数据时代，人们产生和使用的数据量急剧增加。

这些数据不仅数量庞大，而且具有多样性和复杂性。

传统的信息管理方式已经不能满足人们对数据处理的需求。

为此，电子文件元数据方案应运而生。

二、电子文件元数据的概念及作用元数据是为描述、管理和识别信息资源而存在的数据，它是信息资源的结构描述，可以用来描述信息资源的属性和组成，起到了信息资源的管理作用。

电子文件元数据是针对电子文件而设计的元数据，它是所谓“数据的数据”。

电子文件元数据发挥着重要的作用，主要包括：1. 电子文件的管理：电子文件元数据可以描述电子文件的属性和组成，记录电子文件的存储位置和使用情况，方便电子文件的管理。

2. 电子文件的检索：电子文件的元数据中包含了电子文件的关键信息，可以提供全文检索、分类检索、属性检索等多种检索方式，方便用户对电子文件进行快速检索。

3. 电子文件的传递：电子文件元数据中记录了电子文件的格式和版本信息，可以实现电子文件的跨平台传递和交换。

三、电子文件元数据方案的设计原则1. 标准化：电子文件元数据方案应采用国际通用的标准，避免重复设计和实现，提高系统的互通性和兼容性。

2. 统一性：电子文件元数据方案应适用于各种类型的电子文件，不能因为文件类型不同而导致元数据不一致，保证因材施教。

3. 完整性：电子文件元数据方案应覆盖电子文件的所有属性和组成信息，包括文件格式、文件大小、创建时间、修改时间、作者、标题、内容摘要、访问权限等。

4. 可扩展性：电子文件元数据方案应具有一定的可扩展性，可以随着需求的变化灵活地增加新的元数据信息。

5. 明确性：电子文件元数据方案应采用简洁明了的术语和描述，方便用户理解和应用。

四、电子文件元数据方案的设计方法1. 通过分析电子文件的使用目的和场景，确定需要记录的元数据信息。

2. 选择适合的元数据标准，如Dublin Core元数据标准、MARC21元数据标准、MODS元数据标准等。

电子文件元数据方案一、引言随着信息技术的快速发展，电子文件成为了现代社会不可或缺的组成部分。

电子文件的管理和归档对于组织和个人来说都至关重要，而电子文件元数据方案则是实现有效管理和利用电子文件的关键。

本文将介绍电子文件元数据的概念、重要性以及如何制定一个有效的元数据方案。

二、电子文件元数据的概念电子文件元数据是指描述电子文件属性和特征的数据。

它提供了对电子文件进行搜索、分类、组织和归档的基础信息，从而实现对电子文件的有效管理和利用。

电子文件元数据可以包括文件名称、文件大小、文件格式、创建时间、修改时间、作者、关键词等等。

三、电子文件元数据方案的重要性1. 实现电子文件的有效管理：通过电子文件元数据，可以快速定位和检索所需的电子文件，有效提高电子文件的管理效率。

无论是个人还是组织，都能够迅速找到需要的文件，节约时间和精力。

2. 提供电子文件的可追溯性：电子文件元数据可以记录文件的创建、修改和访问等操作信息，为电子文件的追溯提供了有力的支持。

在需要查找电子文件的来源、历史记录等情况下，元数据方案能够提供必要的参考。

3. 实现电子文件的合规性管理：电子文件元数据可以记录电子文件的管理权限和访问权限，确保电子文件的安全性和合规性。

通过合适的元数据方案，可以控制文件的访问范围和权限，保护文件的机密性。

4. 支持电子文件的长久保存：电子文件元数据可以记录文件的存储位置、格式和保留期限，确保电子文件的长期保存和安全性。

通过元数据方案可以实现对电子文件的备份、迁移和恢复等管理措施，防止文件的丢失和损坏。

四、制定有效的电子文件元数据方案的要点1. 定义元数据字段：根据组织或个人的需求，明确需要记录的元数据字段，包括文件名称、文件大小、文件格式、创建时间、修改时间、作者、关键词等等。

需要根据实际情况进行调整和完善，确保元数据字段能够满足实际需求。

2. 使用标准和规范：采用行业通用的元数据标准和规范，例如Dublin Core、MARC 21等，确保电子文件元数据的一致性和可互操作性。

文书类电子档案元数据方案分析评价江西省档案馆文书类电子档案元数据方案分析评价1.方案开头首先确定了范围，规定了电子档案元数据的一般要求和适用范围，以及确定了适用的单位，其方案可以覆盖全省各级国家综合档案馆、机关、事业单位、其它社会组织，并且其适用于管理所有文书类电子档案，以及经数字化转换形成的纸质文书档案数字副本。

2.方案的第二部分是规范性引用文件，其详细的列出了文件中的条款通过本方案的引用而成为本方案的条款，清晰明了。

3.第三部分是解释阐述元数据的术语和定义，DA/T 1-2000、DA/T 46-2009定义的以及下列术语和定义适用于这个方案。

为使用者提供了详尽的解释，让使用者使用前更加深了解，方便使用。

4.第四部分是元数据实体及元数据描述方法，首先确定元数据实体的类型，然后将各元数据实体的元数据元素构成通过表格的形式展现出来，其中包括编号和各元数据的名称，并且还区分了该元数据元素的约束性与可重复性。

表格将元数据实体构成区分成了文件实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、法规实体元数据、关系实体元数据，分类鲜明合理，排列的当逻辑清晰。

接下来该方案开始进行元数据的描述方法，其同样通过表格的形式将元数据的元素描述方法进行展示。

5.在之前的元数据实体的元素构成和描述方法的前提基础上，该方案开始进行第五部分的文件实体元数据的元素描述，其中包含文件标识符、档案门类代码、档案馆代码、组织机构代码、聚合层次、档号、题名（并列题名、副题名、说明题名文字、附件题名）、主题（主题词、关键词、分类号、机构或问题、人物）、文件编号、责任者、成文时间、内容摘要、组件名称、组件代码、文种、语种、参考信息（紧急程度、主送、抄送、页数）、电子档案生成方式、电子档案名、文件大小、格式、保管期限、附注、存储、覆盖范围、外部文件标识符、数字化信息、信息系统描述、权限、来源、密级管理、文件关联、编码数字签名......从以上的概括总结来看该方案对文件实体元数据的分类十分精细，并且以表格的形式展开，分工明确，执行力可以更强。

文书电子文件元数据方案(发稿时间:2010-04-26 阅读次数:32)【字号大中小】【我要打印】【关闭】ICS备案号: DA中华人民共和国档案行业标准DA/T 46—2009文书类电子文件元数据方案Metadata Standard for Administrative Electronic Records 2009-12-16发布 2010-06-01实施目次前言引言1 范围2 规范性引用文件3 术语和定义4 元数据元素、结构及描述方法4.1 元数据元素及其结构4.2 元数据的描述方法5 文件实体元数据元素的描述5.1 聚合层次5.2 来源5.2.1 档案馆名称5.2.2 档案馆代码5.2.3 全宗名称 5.2.4 立档单位名称 5.3 电子文件号 5.4 档号5.4.1 全宗号5.4.2 目录号5.4.3 年度5.4.4 保管期限 5.4.5 机构或问题5.4.6 类别号5.4.7 室编案卷号5.4.8 馆编案卷号5.4.9 室编件号 5.4.10 馆编件号 5.4.11 文档序号 5.4.12 页号5.5 内容描述5.5.1 题名 5.5.2 并列题名 5.5.3 副题名5.5.4 说明题名文字 5.5.5 主题词5.5.6 关键词5.5.7 人名 5.5.8 摘要 5.5.9 分类号5.5.10 文件编号5.5.11 责任者 5.5.12 日期5.5.13 文种5.5.14 紧急程度5.5.15 主送5.5.16 抄送5.5.17 密级5.5.18 保密期限5.6 形式特征5.6.1 文件组合类型5.6.2 件数5.6.3 页数5.6.4 语种5.6.5 稿本5.7 电子属性5.7.1 格式信息 5.7.2 计算机文件名 5.7.3 计算机文件大小5.7.4 文档创建程序 5.7.5 信息系统描述 5.8 数字化属性 5.8.1 数字化对象形态5.8.2 扫描分辨率5.8.3 扫描色彩模式 5.8.4 图像压缩方案 5.9 电子签名5.9.1 签名规则 5.9.2 签名时间 5.9.3 签名人5.9.4 签名结果 5.9.5 证书5.9.6 证书引证 5.9.7 签名算法标识 5.10 存储位置 5.10.1 当前位置5.10.2 脱机载体编号 5.10.3 脱机载体存址 5.10.4 缩微号 5.11 权限管理5.11.1 知识产权说明 5.11.2 授权对象 5.11.3 授权行为 5.11.4 控制标识 5.12 附注6 机构人员实体元数据元素的描述6.1 机构人员类型6.2 机构人员名称6.3 组织机构代码6.4 个人职位7 业务实体元数据元素的描述7.1 业务状态7.2 业务行为7.3 行为时间7.4 行为依据7.5 行为描述8 实体关系元数据元素的描述8.1 实体标识符 8.2 关系类型8.3 关系8.4 关系描述附录A(资料性附录) 文书类电子文件元数据表参考文献前言本标准由安徽省档案局(馆)提出。

电子行业电子文件元数据方案1. 引言在电子行业中，随着信息技术的进步，电子文件的管理变得越来越重要。

而电子文件的元数据是电子文件管理的基础，它能描述电子文件的属性、特征和内容。

本文将介绍一种电子文件元数据方案，旨在提高电子文件管理的效率和准确性。

电子文件元数据是指描述电子文件的数据，可以帮助用户快速了解和检索电子文件的相关信息。

这些元数据可以包括文件名称、作者、创建日期、修改日期、文件大小、文件格式等信息。

电子文件元数据的正确和准确描述，有助于提高电子文件的管理效率和可信度。

3.1 元数据字段为了提高电子文件管理的效率和准确性，我们设计了一套电子文件元数据字段，包括以下几个方面：•文件属性：文件名称、文件路径、文件大小、文件格式等。

•文件描述：文件摘要、文件关键字、文件描述等。

•文件权限：文件访问权限、文件修改权限、文件删除权限等。

•文件版本：文件版本号、上一个版本、下一个版本等。

3.2 元数据规范为了确保电子文件元数据的一致性和可重用性，我们制定了一套元数据规范，包括以下几个方面：•数据类型：对每个元数据字段进行数据类型定义，如文本、日期、数字等。

•数据格式：对日期、时间、数字等特定格式的数据进行定义，确保数据的正确性和可读性。

•数据范围：对某些字段的取值范围进行约束，如文件格式只能是特定的几种类型。

•数据命名规则：对元数据字段的命名进行规范化，以方便用户理解和使用。

•数据词汇表：维护一个数据词汇表，对常用术语和词汇进行定义，确保元数据的一致性。

3.3 元数据存储与检索为了实现电子文件元数据的存储和检索，我们建议采用一种结构化的存储方式，如数据库。

通过定义数据库表和字段，将电子文件元数据存储在数据库中，以便用户进行快速检索和查询。

同时，我们可以提供一个用户界面，方便用户输入和修改电子文件元数据，并提供相应的搜索功能，以提高用户使用的便捷性。

4. 元数据的应用和优势4.1 应用场景电子文件元数据方案可以应用于以下场景：•电子文件管理：用户可以通过元数据检索、分类和归档电子文件，提高电子文件管理的效率和准确性。

探究电子档案元数据管理方案策略作者：***来源：《兰台内外》2021年第15期摘要：电子档案元数据管理方法与水平直接影响着保存电子档案的真实性。

为充分发挥出元数据的优势，本文对电子档案元数据管理方案进行深入分析，在明确管理系统技术架构、功能模块、数据库以及元数据管理设计的基础上，对元数据管理方案展开对比与评价，希望为电子档案元数据管理方案的实施提供科学参考与借鉴。

关键词：电子档案;元数据;数据库;管理方案前言电子档案具有十分重要的保存价值，是指实体档案数字化过程中产生的一类文件，具有体积小、容量大、检索便捷等特点。

在实际应用过程中，元数据管理成为电子档案有效保存应重点解决的问题。

在大数据、云计算、互联网等技术快速发展的背景下，有必要应用成本效益、工作效能、可操作性优良的元数据管理方案，以此实现电子档案管理系统的优化。

1 电子档案元数据管理系统设计1.1 元數据管理原则元数据的功能定位与模型描述是整合电子档案资源、创建档案利用服务的关键，在从整体角度分析电子档案元数据这一核心系统时，首先，尊重档案、尊重客观、尊重元数据与整体间的有机联系，以此保证元数据与档案内容信息间的关系，可通过可视化、可理解的形式展现出来。

其次，注重电子档案不同生命阶段中内容信息的著录，坚持前端控制与全过程管理原则，实现档案数字化管理系统有效运行。

最后，注重元数据扩展性、互操作性、标准化功能的运用，使得元数据与电子档案内容信息间构建起有效的逻辑关系，从而实现信息共享与数据交换。

1.2 系统技术架构电子档案元数据管理系统是以JAVA为开发语言、MYSQL为后台数据库系统、XML为系统配置技术，在JE22平台上创建起来的，严格按照文档一体化理念进行设计，各功能模块、业务层独立且协同工作，具有较强的互操作性与扩展性。

前台展现层、系统业务层、系统服务层、数据访问层、数据存储层构成了电子档案元数据管理技术架构，强大的用户展示、档案数字化业务管理、系统开发服务、数据存储与转移功能，极大地提高了元数据的利用效率。

电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。

其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。

凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 ELECTRONIC RECORDS,ICA(W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

文书类电子文件元数据方案国家档案局 2010-06-01实施 2009-12-16发布DA/T 46—2009中华人民共和国档案行业标准目次前言 IV引言 V1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 元数据元素、结构及描述方法 2 4.1 元数据元素及其结构 2 4.2 元数据的描述方法 55 文件实体元数据元素的描述6 5.1 聚合层次 65.2 来源 65.2.1 档案馆名称 75.2.2 档案馆代码 75.2.3 全宗名称 85.2.4 立档单位名称 95.3 电子文件号 95.4 档号 105.4.1 全宗号 11 5.4.2 目录号 11 5.4.3 年度 125.4.4 保管期限 13 5.4.5 机构或问题 13 5.4.6 类别号 14 5.4.7 室编案卷号 14 5.4.8 馆编案卷号 15 5.4.9 室编件号 16 5.4.10 馆编件号 16 5.4.11 文档序号 17 5.4.12 页号 175.5 内容描述 18 5.5.1 题名 195.5.2 并列题名 20 5.5.3 副题名 20 5.5.4 说明题名文字 21 5.5.5 主题词22 5.5.6 关键词 22 5.5.7 人名 235.5.8 摘要 245.5.9 分类号 245.5.10 文件编号 25 5.5.11 责任者 255.5.12 日期 265.5.13 文种 275.5.14 紧急程度 28 5.5.15 主送 285.5.16 抄送 295.5.17 密级 305.5.18 保密期限 30 5.6 形式特征 315.6.1 文件组合类型 31 5.6.2 件数 325.6.3 页数 335.6.4 语种 335.6.5 稿本 345.7 电子属性 355.7.1 格式信息 35 5.7.2 计算机文件名 36 5.7.3 计算机文件大小 365.7.4 文档创建程序 37 5.7.5 信息系统描述 37 5.8 数字化属性 38 5.8.1 数字化对象形态 395.8.2 扫描分辨率 39 5.8.3 扫描色彩模式 40 5.8.4 图像压缩方案 40 5.9 电子签名 415.9.1 签名规则 42 5.9.2 签名时间 42 5.9.3 签名人 435.9.4 签名结果 44 5.9.5 证书 445.9.6 证书引证 45 5.9.7 签名算法标识 45 5.10 存储位置 465.10.1 当前位置 47 5.10.2 脱机载体编号 47 5.10.3 脱机载体存址 48 5.10.4 缩微号 485.11 权限管理 495.11.1 知识产权说明 50 5.11.2 授权对象 50 5.11.3 授权行为 51 5.11.4 控制标识 52 5.12 附注 526 机构人员实体元数据元素的描述 536.1 机构人员类型 536.2 机构人员名称 536.3 组织机构代码 546.4 个人职位 557 业务实体元数据元素的描述 55 7.1 业务状态 557.2 业务行为 567.3 行为时间 587.4 行为依据 587.5 行为描述 598 实体关系元数据元素的描述 60 8.1 实体标识符 608.2 关系类型 608.3 关系 618.4 关系描述 62附录A(资料性附录) 文书类电子文件元数据表 64参考文献 67前言本标准由安徽省档案局(馆)提出。