电子文件元数据分类与方案设计对策研究

（ １ ） 对 象元数据
文件和 电子档 案的元数据分类方法 ， 以及 各类型电子文件 和电子档案的元数据项最 优集合， 破解当前元数据分类不够清晰、 项
对象元数据是指电子文件形成过程中
目繁杂难以落地执行的难题 。
该课题设计并构建了 “ 对象 元数据” 和“ 事件元数据” 两分法， 探索设 计了 当前 常见的文本类、 图像类、 影像类、 声音类电 子文件和电子档案的对象元数据项和事件 元数据 项， 形成了重要 的科研成果 北京 市电子文件和电子档案元数据分类方案） ） 。 方 案统一 了国内电子文件和电子档案元数 据在分类方法和管理模 式上 的争议， 填补 了图像类、 影像类和声音类３ 类 电子文件和 电子档案元数据方案的空白， 优化了 文书 类电子文件元数据方案》（ ＤＡ ／ Ｔ ４ ６ ） 在实 践中存在执行不便的元数据项选择。
文件和 电子档 案元数据 研 究的重 点和关
在课题组组长陶水龙发表 的 （ （ 电子档
键。 北京市档案局根据北京市 电子文件和
电子档 案 管 理 的 基 本 现 状 ， 专题 攻 关 电子
案元数据分开管理研究》论文的指导下， 课题明确了对象元数据和事件元数据的两
分法， 界定了它们的概念与主要 作用。
档案元数 据的种类和层级繁多 ； 三是电子 文件和电子档案元数据随着保管和利用而 不断增 加。 可以说 ， 现有成果对于 电子档
案真实性 、 凭证性保 障及长期保存有效利
基础理论， 逐步 形成统一的理论体系和一
致的认知 ， 进而快速推动 电子文件和电子
用并不都是最佳选 择。 设计 电子文件和电
执行 会出现地 性 的信息 系统 ： 次 开 发
电子 文件 和 电子 档 案 元数 据 分 类 方 案 》覆
允许由人工干预是其与对象元数据最主要 的特征区别； ②事件元数据的核心功用： 对 电子档案溯源起重要作用， 这就意味着事 件元数据 的选择不应聚焦那些对 电子文件
和 电子 档 案 起 到凭 证 性பைடு நூலகம்保 护 作 用的 项 目；
设计和解释电子文件和电子档案元数据的
的分类研 究表现 出以下３ 个特点 ： 一 是概
念涉及 内容范 围广 ； 二是电子文件和 电子
工录入的元数据项， 事件元数据以结 构化 的数据形式存 储在 数据库中， 并通 过电子
档案目录与电子档案的内容信息和电子档 案身份证进行有效关联。 可 以看 出， ①事 件元 数据 的基 本特
子档 案元数据的最佳分类方 案是关于 电子
档案管理工作又好又快 发展， 是我 国档案
界当前一项重要的工作。
征： 是电子文件归档和 电子档 案管理 过程 中产生 的， 由信息 系统 自动生 成或人工录
６ ２ ｍ 档案 ２ ０ １ ７ ・ ４
人 的 元数 据 项 ， 事 件 元数 据 的产 生 阶段 和
行为， 总体成本投入 巨大 ， 档案 行政 管理
部 门 难 以硬 性 推 动 ； 还 有一 些 是 因为 在 深 入研 究ＤＡ ／ Ｔ ４ ６ 之后， 结 合本 地 区 、 本单 位、 本系 统 、 奉行 业实 际 ， 认 为 其 中的 某些 必选 和 可选 项 目并 不会 实 际 产 生 ， 或 并 没
元数 据是电子文件和电子档案管理工
事件元数据是指电子文件归档和电子
档案管理过程 中产生的， 对 电子档 案溯源 起重要 作用的 ， 由信息系统 自动生成或 人
作重心之一， 这是毋庸 置疑的。目前， 国内 档案界对元数据的概念边界、 分类思路、 管理方法等方面的认知和理论并不统一 ， 各地 区的具体实践也各有特点。 如何科学
有保 存 的必 要 。
盖了 目前党政机 关和国有 事业 位普遍 形成的主要电子文件和电子档案的类型， 方
案的指 导性 更强 、 参考意 义更大 。
３ ． 实践创新
该课 题 根 据 对 北 京 市 和 各 档 案 移 交 单位 、 市 和 区档 案馆 现 行 信 息 系 统 的 调 研结果 ， 充分 考 虑 《 北 京 市 电 了文件 和 电
１ ． 元 数 据两 分 法 基 础 理 论 研 究
产生的， 由信息系统 自动生成且不可人工
干预的， 直接关 系电子文件 和电子档案凭 证性的元数 据项 ， 对象元数据应封装在电 子档案身份证中。 可以看 出， ①对 象元 数据 的 基 本特 征： 是 电子 文件形成过 程 中产生的 ， 由信 息系统 自动生成且不可人工干预的元数据 项； ②对象元数据的核 功用： 直接关系电
子文件和电子档案的凭证价值和真实性，
在这里谈到的凭证价值和真实性主要聚焦 在文件的依法合规问题 ； ③对象元数据 的 管理原则： 封装在 电子档案身份证 中， 与电
子 档 案 身份 证一 体 化管 理 。
（ ２ ） 事件 元数据
研究内容
根据 调研 已有 的标准和学 术研 究 项
目来看， 对于 电子文件和电子档案元数据
交 流
档 案 科 技 成 果推 介
电子文件元数据分类与方案设计对策研究
文 ／田雷
北京市档案局于２ ０ １ ４ 年承担了国家档 案局科技项 目 “ 电子文件元数据分类与方 案设 计对 策研究” 课题， 形成了电子文件 和 电子档案元数据两分法 （ 即对象元数据 和事 件元数据 ） 的管理理论和 《 北京市 电 子文件和电子档案元数 据分类方 案 等重 要研 究成果。 该课题于２ ０ １ ５ 年１ ２ 月通过了 国家档案局鉴定委员会的评审。 鉴定委员 会认 为， 该课题的科研成果具有 较高理论 价值 ， 对北 京市 电子文件和 电子档 案元数 据 管理 以及 数字档 案馆 建设实践 具有指 导 作用， 对其他地方 相关工作的开展 也有 参考借鉴意义， 其科研成果具有较强的可 操作性， 对推进 电子文件和电子档案元数 据相关标准规范的制定和实施具有重要参 考价值 。 该课题荣获２ ０ １ ６ 年度国家档案局 优秀科技成果二等奖。