商务英语写作的六大原则
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商务英语写作的三大功能和七个原则English:Business English writing serves three key functions: conveying information clearly and concisely, fostering goodwill and positive relationships with stakeholders, and promoting credibility and professionalism. To achieve these functions effectively, seven principles guide business writing: clarity (using straightforward language and structure), conciseness (being concise and avoiding unnecessary details), courtesy (maintaining a respectful tone and positive language), coherence (ensuring logical flow and organization), correctness (using accurate grammar, spelling, and punctuation), consistency (maintaining uniformity in style and formatting), and completeness (providing all necessary information for the intended audience).中文翻译:商务英语写作有三个关键功能:清晰简洁地传达信息、促进与利益相关者的良好关系和友好氛围、提升可信度和专业性。
商务英语语篇要遵循的7大原则和9种模式对于很多人来说,多掌握一门外语不管在职场竞争还是在总体的发展大模式下都是一个非常不错的竞争点。
更多人选择商务英语是因为英语可以提升职业的含金量,并且有更多的晋升机会。
商务英语语篇作为一种独立的语篇,有着独特的语篇风格,根据不同的用途及语言特点可分为不同的语篇类型,从语篇的宏观结构来分析各种类型语篇的组成和表达,又可将这些类型划分成不同的语篇模式。
对这些不同的语篇模式分析将有助于对商务英语的掌握和运用。
一、商务英语的语篇类型根据篇章语言学对语篇类型的研究,可从实际运用角度把商务英语语篇细分为:商务信函(Business correspondence)、备忘录(Memorandum)、会议纪要(Synopsis of minutes)、广告(Commercials)、报告(Report)、通知(Notice)、说明书(Specification)、协议或合同(Agreement or Contract)以及各种相关单据与表格(Bills and Forms)等各种语篇类型。
语篇的宏观结构对这些类型的语篇作进一步的分析又可划分为九种语篇模式,这里仅对其中常用的几种作简要的语篇分析。
二、商务英语语篇风格的特点从整个商务英语语篇的角度来讲,商务英语篇章具有完整(completeness)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)、清晰(clarity)、礼貌(courtesy)和体谅(consideration)等七个特点。
1、完整(completeness)在商务英语使用过程中,我们应力求内容完整。
商务英语篇章的完整性特点要求商务英语文书涵盖写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题,或者回答对方来信提出的全部问题或要求。
在订货时,则需要写清所需商品、何时需要、收货人和收货地点及付款方式等。
2、简洁(conciseness)置身于商务领域的专业人士大都根忙,没有时间阅读过长的商务文书,特别是商务信函,所以,各种商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁。
商务英语写作7c原则
商务英语写作的7C原则是商务英语写作中应遵循的基本原则,包括:
1. 清晰性(Clarity):文章的内容必须清晰明了,表达直接,读者能够快速理解作者的意图和信息。
2. 简洁性(Conciseness):文章应简洁明了,避免冗余和复杂的表达方式,使读者能够快速理解文章的主旨。
3. 具体性(Concreteness):文章应使用具体、明确的词汇和表达方式,避免抽象和模糊的表达。
4. 准确性(Correctness):文章的语言和信息必须准确无误,避免使用错误的语法、拼写或表达方式。
5. 一致性(Consistency):文章在逻辑和语言表达上必须保持一致,避免前后矛盾或不确定的表达。
6. 正式性(Cordiality):在商务英语写作中,文章的语言和语气应保持正式和礼貌,尊重读者的感受和利益。
7. 完整性(Completeness):文章必须完整地传达作者的意思,不遗漏任何重要信息或细节。
这些原则是商务英语写作中应遵循的基本准则,可以帮助作者更好地表达自己的意图,提高文章的可读性和理解性,同时也可以建立良好的商业形象和信誉。
商务英语写作技巧分析×××专业学生×××学号×××关键词:商务英语写作原则;商务英语写作技巧;商务英语实例分析一、商务英语的写作原则商务英语的写作包括四个原则:礼貌原则、体谅原则、完整原则以及清除原则。
(一)礼貌原则1.使用you—attitude对方观点:首先,它表明作者站在读者的角度看问题,体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意,维护对方的积极面子,构建和谐的关系;其次,you —attitude体现一种写作风格,用积极的方式。
乐观的态度和愉快的口吻表达观点。
2.使用we包容性词汇…we 很适合表达礼貌,维护读者的面子。
但作者使用we时,他实际上是强调“you”和“me”,更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。
3.使用积极的词汇在书写商业英语时,作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关一“,体现出维护读者的积极面子。
这样可以激发写信人和读者的共识,巩固双方合作关系。
这些积极词汇可包括很多,如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。
4.使用原因状语从句提问或解释原因是表达礼貌的方式,它表明说话者想积极的将听者拉到谈话氛围中来,暗示说话者可以帮助听者,或者反之,由此体现双方合作愿景。
5.使用主动语态主动语态将施为者置于句子开头,直接传达施为者或作者的善意,满足读者积极面子,由此实现礼貌的目的。
(二)体谅原则商务英语写作强调信息沟通的效果,不仪要关注内容的准确与完整,还应必须重视对方的反应,要学会站在对方的角度思考问题。
只有这样才能获得满意的沟通效果。
首先着重强调对方的利益。
在商务中,对方最根本目的是了解他们能获得多少利益以及这些利益能否满足他们的需要。
其次应用肯定句代替否定句,强调信息的准确性。
(三)完整原则信息完整对于商务英语的写作很重要。
一些在日常行文中常用的如“theabove—mentioned”,“thelatter”,“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用,尽可能提供完整的信息,使对方易于理解。
商务英语写作的过程与基本要求商务英语写作的过程与基本要求准备——深思熟虑准备工作可以采用多种形式,。
具体讲,一般需要对以下几方面有明确的认识:1.作者的角色一般来说,首先要判定交际双方的.等级关系和亲疏关系,然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。
划分出这个界限,才能做到语言准确得体。
2.读者的角色读者信息包括:-身份(决定语气)-专业水平(决定用词)-人数-主次3.预期的目的效率是第一位的,因此最好开门见山,切中主题;文字应简洁明了。
起稿——条理分明在写的过程中,我们需要完成如下几项任务:1.确定篇幅一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角:迅速捕捉头尾信息。
2.组织布局商务文章注重逻辑性,结构严谨,环环相扣。
由近至远,由浅至深,由轻至重,资料共享平台《商务英语写作的过程与基本要求》(https://www.)。
3.区分类别在给自己的文章定位时,以下几点值得我们注意。
ⅰ 记叙与非记叙ⅱ 互动性与单向性ⅲ 抽象信息与具体信息ⅳ 客观描述与主观判断定稿——精雕细琢定稿的标准尺度:布局合理,层次分明信息合理,内容完整语气恰当,适合读者语句连贯,一气呵成句型丰富,短句为主措辞到位,表达准确商务写作的基本要求:在写作过程中都必须遵循的六大原则,即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy),也叫做商务写作的6C原则。
第一条原则:准确(correctness)从广义上讲,商务英语写作的准确性原则包括四层意义:阅读人能理解、接受的英语水平。
商务英语的写作原则何谓“7C” :“7C”原则是商务写作的基本原则。
“7C”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“C”开头的单词,即:清楚(clearness)正确(correctness)体谅(consideration)礼貌(courtesy)完整(complete)简洁(conciseness)具体(concreteness)1. 清楚(clearness)在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。
因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。
例如:1).The credit will remain valid the end of this month. (Worse)2).The credit will remain valid until May 31, 2009. (Better)2. 正确(correctness)一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括术语选择等。
错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。
例如:1).This goods’ price is high t. (×)2).This article is high in price. (√)3. 体谅(consideration)拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
要做到体谅,写信人需注意以下两点:1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:Y ou will be happy to know…Y our new charge account is now open for your convenience.2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的, 例如:We are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.Y ou earn 4% discount when you pay cash.4. 礼貌(courtesy)礼貌是外贸函电的重要特征。
商务英语电子邮件写作六大原那么商务英语电子邮件以其方便快捷,在现代商务活动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的评估。
所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email 地址、密送收信人Email地址。
②标题。
③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌完毕语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、号码、等。
其中邮件主题应表达邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,那么用DearAll 作为邮件称呼;正文应构造清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
每一封email往来,都是你和与收信人之间的交流。
很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」,于是把本来有感情根底的e-mail写得官样。
把每次e-mail往来当成是跟对方进展了一次交谈,只不过交谈的界面是e-mail。
用我/我们做主词,这样才能让email读起来热情、友善,像朋友交谈那样简单自然,亲切又人性化。
官样e-mail:Your mail has been received.亲切e-mail:I have received your mail.官样e-mail:Your plaint is being looked into.亲切e-mail:We are looking into your plaint.写email最忌讳文绉绉,要打给人就用call,要去拜访人就说visit,不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。
模糊字:contact清楚字:call/write/visit模糊字:soon清楚字:by March 15大部份商业人士跟你一样,每天都要阅读大量e-mail。
在写作过程中都必须遵循的六大原则,即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy),也叫做商务写作的6C原则。
第一条原则:准确(correctness)从广义上讲,商务英语写作的准确性原则包括四层意义:阅读人能理解、接受的英语水平使用精确措词,传达准确信息正确地使用语法和标点符号拼写正确(1)恰当的语言风格我们在撰写正式的商务英语写作时,应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时,可使用较通俗的口语。
请比较下面两组例词:FormalInformalapproximatelyinquireascertainobtainassistparticipateconstructpurchasecontributesufficientdifficultutilizeAboutAskfind outreceivehelpsharebuildbuygiveenoughharduse(2)准确的措词和信息商务写作离不开商务术语,一般常用的商业术语用字简洁。
商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
(3)正确的语法和标点符号常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面:①主谓之间的一致关系②代词与先行词之间的一致关系③悬垂句④修饰语与被修饰语之间的一致关系⑤状语的位置(4)正确的拼写第二条原则:清楚(Clarity)写作中要合理安排要点,运用正确的句型句法,突出重点,层次分明。
(1)逻辑布局(Logical Organization)常用的逻辑布局方法包括:①因果关系(Cause & Effect)②时间顺序(Chronological Development)③序列顺序(Sequential Development)④比较(Comparison)⑤一般到特殊(From General to Specific)⑥特殊到一般(From Specific to General)(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)在商务英语写作中,应该合理安排句子和段落的结构与长度,把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。
商务英语的原则
商务英语的原则是:
1. 清晰明确:商务英语要求表达清晰明确,避免使用模棱两可的词语或短语。
确保消息传达准确,不引起歧义。
2. 简练扼要:商务英语注重言简意赅,用尽量少的词语表达信息,避免冗长和啰嗦的表达方式。
3. 正式规范:商务英语应遵循正式规范的语法和词汇用法,不使用俚语、口语和地方用语,确保专业性和专注度。
4. 礼貌友好:商务英语中的交流应保持礼貌和友好的态度,使用适当的称谓和敬语,避免使用冒犯性或侮辱性的语言。
5. 多样化和灵活性:商务英语要适应不同的文化和背景,尊重不同的观点和习惯,同时也要具备灵活应对复杂情况的能力。
6. 实用性和专业性:商务英语应具备实用性和专业性,能够满足商务活动中的需求,包括写作邮件、报告和演讲等。
7. 确保准确性:商务英语要求准确地传达信息,避免语法错误、拼写错误和语义错误,确保信息的准确性和可靠性。
8. 适度的正式与非正式:商务英语需要根据不同的场合和对话对象适度的选择正式和非正式的语言风格,以增进沟通效果。
9. 注重商务礼仪:商务英语中需要注意商务礼仪和商务文化,包括称谓、礼节和礼品等方面的规范与应用。
10. 灵活运用技巧:商务英语需要灵活运用各种技巧,如语气的控制、鼓励性语言的运用和积极的沟通方式等,以增加自身的说服力和影响力。
商务英语写作的简洁礼貌原则及写作技巧随着经济全球化,国际商务的发展日益蓬勃,商务书信的沟通在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。
“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用”(2003丹尼尔·肯尼迪)。
因此,在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的:Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Cor—rectness(正确)、Conciseness(简洁)、Clearness(明晰)、Courtesy(YfU貌)和Conscientiousness(诚意)。
这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则,在这7“C”原则中,简洁、礼貌原则又是极其重要的两个原则。
本文主要研究这两个原则及探讨写作中所能运用的技巧。
二、简洁、礼貌原则及写作技巧(一)简洁原则及写作技巧商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上,要做到简洁。
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思,语言精练,言简意赅。
一般不需要礼节性的寒暄,最好是开门见山、直入主题,让对方很清楚地了解你想说什么,轻易地领会你的意图,从而快捷迅速地做出反应。
1.3W 的文章组织结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示,即:Why do you writethe letter?(fg一部分);What’S the detailed rea—son?(第二部分);What do you expect your read—er to do?(第三部分)。
第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如:W ill you please send me information aboutyour dress material# l 23,especially as to its fab—ric content?I am replying tO your letter of April15 asking US tO clear our M arch payment.这样的开头直接提出要求和询问,可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上。
竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函原则篇一:商务信函的7c原则principlesofbusinessLetterwriting商务信函写作原则为达到通过信函有效沟通的目的,有必要掌握写好国际商务函电的原则。
一般地,商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7c原则”:1.clearness[kl?rn?s]清楚清楚原则包括两个方面的内容,一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思,不会产生误解。
这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确,避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。
2.conciseness[k?nsa?sn?s]简洁简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容,并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要,语言要通俗易懂,内容要精练丰富。
这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇,采用简洁,直接的句子。
3.correctness[k?r?ktn?s]准确商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关,是制作各种商业单据的依据,以及进行商业活动往来的重要凭证。
准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误,语法使用、结构格式正确,还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。
因此,在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息,如:收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.concreteness[kɑnkritn?s]具体具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物,信息要详实具体、丰富生动,表达要完整。
商务信函写作中注意避免类似:soon,atanearlydate,good,nearly等笼统的、含混不清的表达法。
例如:Iwillsendthesamplestoyousoon.就不如Iwillsendthesamplestoyouintwoweeks.如果能再具体,那就更好了,例如Iwillsendthesamplestoyounextmonday.5.courtesy英[k??t?s?]美[k?t?si]礼貌为了建立、保持一个友好贸易关系,商务英语信函往来一般要注意礼貌原则,以理待人。
剑桥商务英语写作7C原则2016年剑桥商务英语写作7C原则剑桥商务英语写作有著名的7C原则:Clarity清楚、Correctness 准确、conciseness简洁、completeness完整、courtesy礼貌、concreteness具体、consideration体贴。
下面就和yjbys网店铺一起来了解下吧!注意:在商务函件中,传达的内容和传达的方式同等重要。
原则一Concreteness 具体尽量使用明确、具体的词汇。
这样你的信函将更为专业、准确、有趣并且有力。
(由于有时需要使用某种外交手段,可能会反其道而行之。
)原则二Clarity 清楚“清楚”在于“在正确的场合使用正确的词汇”,具体而言:1 使用短小、熟悉并且在会话中经常使用的.词汇,然后将其有效地组句成段。
2 一句话不要讲述过多的思想,一句话最多讲一个点。
3 每句话不超过17-20个词。
4 如果情况允许,可以使用一些直观辅助,像举个栗子、做个图表等等。
原则三Correctness 准确“准确”指没有错误:即数据、陈述和意见都准确清晰。
此外,“准确”还指撰写人在拼写、语法、标点以及格式上都没有问题。
试一试完善以下例句~1.Well chosen words are likely to be short and natural words.2.The principals of effective letters and memorandums are similiar.3.An efficient and concerned personal department builds employee morale.4.The box, together with the baskets, were sent to theshipping room.5.Jim and Paul are good friends of Mary and I.6.In countries where two or more languages co-exist confusion often arises.改善~1.Well-chosen words are likely to be short and natural words.2.The principles of effective letters and memorandums are similar.* principle3.An efficient and concerned Personnel Department builds employee morale.* Personnel4.The box, together with the baskets, was sent to the shipping room.5.Jim and Paul are good friends of Mary and me.6.In countries where two or more languages co-exist, confusion often arises.原则四Conciseness 简洁简洁指在不违背其他C原则的前提下尽量使用最少的的词汇来表达自己的意思。
商务英语写作的原则和注意的要点商务英语写作的原则和注意要点商务英语写作是在商业场景中使用英语进行书面沟通的一种技能。
它在国际商务交流中发挥着重要的作用。
下面是商务英语写作的原则和注意要点。
一、清晰明了清晰明了是商务英语写作的首要原则。
在商务英语写作中,要使用简单明了的语言,避免复杂的词汇和句子结构。
句子要简洁明了,控制在15个词左右,段落之间要有连贯性。
同时,要注意使用正确的语法和标点符号,以避免造成歧义或误解。
二、恰当得体商务英语写作要使用恰当得体的语言。
要根据不同的写作目的和读者来选择合适的词汇和表达方式。
避免使用过于随意或非正式的语言,保持专业态度。
同时,要避免使用第一人称和情感性的表达,以保持客观性和专业性。
三、简洁有力商务英语写作要力求简洁有力。
要用尽量少的词语来表达清楚的意思。
避免运用冗长的句子和描述,而是使用简短而有表达力的句子来传达信息。
同时,要避免使用废话和啰嗦的表达,直截了当地陈述问题和解决方案。
四、准确无误准确无误是商务英语写作的基本要求。
写作中要注意使用准确的词汇和专业术语,以确保信息的准确传达。
同时,要仔细校对和编辑文章,避免拼写错误、语法错误和句子结构错误。
正确使用标点符号和大小写也是非常重要的。
五、专业可靠商务英语写作要具备专业可靠的特点。
要根据具体的商务场景和目的选择合适的文体和语气。
在信函和邮件中,要使用适当的称谓和礼貌用语。
在商业报告和提案中,要使用专业的术语和数据来支持自己的观点。
要确保所写的内容有逻辑性和合理性,能够让读者信服。
六、时间管理商务英语写作中要注意时间管理。
根据写作任务的紧急程度和重要性,制定合理的时间安排。
做好写作之前的准备工作,包括收集和整理相关资料,构思写作内容和结构。
在写作过程中要保持高效率,避免拖延和分心。
同时,要合理安排时间来校对和编辑文章,确保文章的质量和准确性。
七、注意语言风格商务英语写作要注意语言风格的选择。
要根据相关的商务场景和读者的背景选择适当的语言风格。
商务英语写作技巧(1篇)最新商务英语写作技巧 11.主客分明、意思清晰2.表达明确,决不模棱两可3.结构对称,易于理解.4.单复数不乱,不然会好刺眼,看不舒服.5.动词主谓要呼应.6.时态和语气不要转变太多7.标点要准确.8.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,也需要认真检查.9.大小写.非必__整个字都是大写:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。
二、外贸函电写作文体技巧1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行.多用短句(15-20字为佳), 技术性的字,就更加要简单易明.2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded hiscongratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.3.轻重有分. 等同重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). furthermore和moreover5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the mittee members. They have delayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或which.6.修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为He could reimburse the cost only after July 15.7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” Significant十分不明确, 改为: The figures show an increase of 19%.8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了.三、外贸函电写作格调技巧1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object太单调乏味,有时短句与长句可以相互搭配.2.弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人觉得受冷落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.四、外贸函电写信提示技巧1.人家的名字、头衔或学位千万不要错.以下是一样的:Howard E. Wyatt, D.D.SPhD.Dr. Howard E. Hyatt2.多过一个男人,用Messrs, :/'mɛsɚz/就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓例如:Messrs. Smith, Wyatt, and Fury女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子:Mses. Farb, Lionel, and Gray男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:Dr. and Mrs. Harold WrightMr. Harold Wright and Dr. Margaret WrightMr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的'头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms. Sarah Gray4.地址要低,日期至少两行.写名时,职衔短可以一行过,长就两行.例如:Ken Green, PresidentKen GreenVice President of International Operations但下面的写法就显得不妥:Ken GreenVice President of China正确应为:Ken GreenVice President, China5.老外的名字有时有Jr. 或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:Michael J. Smith, Jr.Michael J. Smith Sr.6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮.7.地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了One,例子:127 Ninth Avenue, North127 E. 15 Street5 Park AvenueOne Wingren Plaza556 - 91 Street五、外贸函电写作结尾致意——弄清大家的关系才选择用词例子:1. Very formal非常正规的(例如给政府__的)Respectfully yours,Yours respectfully,2. formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours,Yours very truly,Yours truly,3. Less formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours,Yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Yours cordially,Cordially,4. Informal非正规的(例如普通朋友,同事之类) Regards,Warm regards,With kindest regards,With my best regards,My best,Give my best to Mary,Fondly,Thanks,See you next week!we, I, and you的选用。
商务英语信函的写作原则与技巧商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式,它撰写的好与坏对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。
下面是小编分享的商务英语信函的写作原则与技巧,欢迎大家阅读!商务英语信函是一种常用的商务英语应用文,商务英语信函的内容固然很重要,但表达方式也同样重要。
商务英语信函的写作是有一定规范的,即应遵循一定的写作原则,采用一些写作技巧,从而使商务信函表意准确,语言流畅,更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段,在以书面形式沟通商务信息的同时,它也体现着一个GS 或机构的商务形象。
因此,商务英语信函的内容固然很重要,但表达方式也同样重要。
商务英语信函的写作是有一定规范的,即应遵循一定的写作原则,采用一些写作技巧,从而使商务信函表意准确,语言流畅,更易于贸易双方的沟通与理解。
一、商务英语信函的写作原则商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具,其目的多是处理业务磋商的各种问题,或是与对方建立良好的关系。
因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs 原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise—ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。
1。
礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。
所以,在信函中宜多用“please”,“I twill be highly appreciated that …”,“I t is our pleasure to…”,“We feel dread fully s orry that …”,“We regret that …”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,。
一、商务英语信函的写作原则写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
一般地,商务信函有以下几个方面的写作原则:1、礼貌原则(courtesy)礼貌不仅仅是指有礼而已,为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。
2、体谅原则(consideration)体谅原则强调对方的情况而非我方情况,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。
3、完整原则(completeness)在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。
4、清楚原则(clarity)清楚是商务英语信函写作最重要的原则.必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。
5、洁原则(conciseness)要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。
应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦。
6、具体原则(concreteness)使所表达的内容准确而又生动。
当涉及到数据或具体的信息时,比如时间、地点、价格、货号等等,尽可能做到具体。
6、正确原则(correctness)正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确,也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。
二、商务英语信函中的礼貌表现(一)、商业信函中的积极礼貌表现按照布朗和列文森的礼貌理论,积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。
积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。
为保住对方的积极面子不受损害,说话人有必要使用积极礼貌策略。
在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略:赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。
1、赞美赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,是一种“社交催化剂”。
在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。
即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许,也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。
在写作过程中都必须遵循的六大原则,即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy),也叫做商务写作的6C原则。
第一条原则:准确(correctness)
从广义上讲,商务英语写作的准确性原则包括四层意义:
阅读人能理解、接受的英语水平
使用精确措词,传达准确信息
正确地使用语法和标点符号
拼写正确
(1)恰当的语言风格
我们在撰写正式的商务英语写作时,应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时,可使用较通俗的口语。
请比较下面两组例词:
Formal
Informal
approximately
inquire
ascertain
obtain
assist
participate
construct
purchase
contribute
sufficient
difficult
utilize
About
Ask
find out
receive
help
share
build
buy
give
enough
hard
use
(2)准确的措词和信息
商务写作离不开商务术语,一般常用的商业术语用字简洁。
商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
(3)正确的语法和标点符号
常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面:
①主谓之间的一致关系
②代词与先行词之间的一致关系
③悬垂句
④修饰语与被修饰语之间的一致关系
⑤状语的位置
(4)正确的拼写
第二条原则:清楚(Clarity)
写作中要合理安排要点,运用正确的句型句法,突出重点,层次分明。
(1)逻辑布局(Logical Organization)
常用的逻辑布局方法包括:
①因果关系(Cause & Effect)
②时间顺序(Chronological Development)
③序列顺序(Sequential Development)
④比较(Comparison)
⑤一般到特殊(From General to Specific)
⑥特殊到一般(From Specific to General)
(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商务英语写作中,应该合理安排句子和段落的结构与长度,把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。
请看例句:
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)
一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证,而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence),一般安排在段首或段尾,而其它的句子则围绕着它进行论证,全文就这样一步进一步,一环扣一环地统一在主题思想上。
而且,句子与句子之间,段落与段落之间都要前后呼应,首尾连贯。
(4)强调(Emphasis)
在商务英语写作中,有时需要强调某些单词、词组、句子,突出它们的作用,可以采用一些技巧手段,如下加横线,大写,或不同的字体、颜色等。
(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
注意将句中关系紧密的词尽量靠近
第三条原则:简洁(Conciseness)
简洁是现代商务英语写作的发展趋势,是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来
阐明主题。
商务英语写作要求既筒短扼要,又不失完整与清楚明白,还要包括必要的礼貌。
(1)用简洁的语言(Use simple language)
尽量使用避免使用
please will you be good enough to
prefer express a preference for
because for the reason that
ask request
buy purchase
need request
do accomplish
letter communication
(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常见的陈词滥调:
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
take the liberty to
due to the fact that
thanking you in advance
enclosed herein
with kindest regards
(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
请看下表中的两组例子,比较一下修改前与修改后的差别。
Wordy
Concise
We would like to
A long period of time
I expected it to be
During the year of 1995
For the development of
Square in shape
During the time that
please
a long time
expected
during 1995
for developing
square
while
(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意,那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。
如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义:
It should be noted that this is the best we can do。
(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思
请比较下面两个句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四条原则:具体(Concreteness)
商务英语写作要求内容书写得具体和明确,因此,尽量使用确定、具体的语言,直接了当地传递信息,说明问题,切忌笼统模糊。
(1)尽可能地提供明确、具体的信息。
(2)使用具体词汇避免使用抽象的词汇,因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
第五条原则:完整(Completeness)
商务英语写作的内容务必完整周密,任何要点的遗漏都可能导致重大损失。
第六条原则:礼貌(Courtesy)
商务英语写作中的礼貌原则,并不是指采用一些客套的句式,而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
以下是几条有助于礼貌的写作方法:
使用礼貌友好的词汇
体谅对方的写作态度(You-Attitude)
措辞得体(Appropriate Wording)
避免使用有性别歧视之嫌的词语
及时答复(Timely Response)。