关于政府采购档案管理若干问题的思考

收证 明、质疑答复 、 投诉处理决 定及 其他有关文件 、 资料 。 采购活动记录至少应当包括下列内容 采购项 目类别 、 名称；采购项 目预算 、 资金构成和合 同价格；采购方式 ， 采
承诺 ， 购人有可能要退货或者换货。发生 纠纷的 ， 采 还可能 打官司或者 申请仲裁 。采购文件是 解决这些 问题 的直 接证
系的若干文件 的集合体 （ 又称档案保管单位）就 叫做案卷 ， 这种把零散文件 归集、组合成案卷的工作就是文书组卷工
作， 也称立卷。将形成的文件 整理立卷后 ， 按规定移交档案
目前 。招标采购代理机构作 为采购文件保存的责任主
体之一 ，对招标采购相关文件 的保存 和归档一般都比较重 视 ，基本 都能做到有专人整理按时 归档 。但是 ，对于法律 为什 么做这样的规定 ，换句话说采 购文件 归档的重要性是
组合在一起 ， 形成一个个数量不等的集合体 ， 这些 由互有联
废标的原 因 ；采 用招标 以外采购方式的相应记载 。
上 述规 定 有 五 层 含 义 ，
一
是规 定采购人 、采购代理机构有保存采购文件 的义
务 。二是规定采购文件应 当客观 、完整地保存 。三是规定 采购文件保存的期 限。四是规定采购文件 的构成 。五是规 定采购活动记录的 内容 。
关 于政府采 陈 川生
采购代理机构是档案 管理的主体之一
情况有 一是采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才 暴露 ， 具有一定的滞后性 。 二是 已经发生的问题需要予以解
政府采购法》第四十二条的规定 ，“ 购人 、采购代 采
理 机构对政府采购项 目每项采购活动的采购文件应当妥善 保 存 ，不得伪造 、变造、隐匿或者 销毁 。采 购文件的保存 期 限为从采购结束之 日起至少保存十五 年。 ”
据。因此 ， 法律规定采购文件是解决这些问题 的直接证据 ， 保存的期 限至少为十五年 。 规模大、 价值高 、 性能复杂的采
购项 目 ，采 购 文 件 保 存 的 时 间应 当 更 长一 些 。
用公开 招标 以外 的采购方式的 ，应 当载明原因 ；邀请 和选
择供应 商的条件及原 因；评标标 准及确定 中标人 的原 因 ；
三 、代理机构档 案管理工作的切入点
采 购代理机构应 当从 以下三方面做好档案管 理工作 ： 首先应当对采购代理机构 的专职管理人员进行档案管理的培 训包括对档案资料分类 、 立卷 、 归档 、 检索等基本知识的培
训， 现有代理机构专 门人 员受过系统档案管理培训的不多； 其次有关部门应当依法加强对这项工作进行定期或不定期监
管理机构就是 归档 。 而这些档案资料就是第三方或采购代理
机 构 为评 价 采 购 质 量 ，提 高 采 购 水 平 的 重要 依 据 。
什 么、什 么是规范 的档 案管理等方面还存在差距 ，对采购
文件 的完整性 、安全性 和保 密性 认识不足 ，有 些单 位问题 还 比较 严 重 ，如 由于 泄 密 给 供 应 商 造 成 损 失 引发 诉讼 等 。 目前依据不同采购方法各个环节应当归档的资料 目录 （ 见附表一 、表二 ） 。
二、 政府采购 代理机构对档案管理 的重要性 督检查 、 ， 抽查 实际上对采购单位的监督检查主要是 对通过
政府采购文件档案管理的重要性体现在以下三个方面 ；
１政府采 购文件的档案 管理是有 关财政部 门对政府采 ． 购监督管理的基础性 工作。
采 购 文 件是 反映 采 购 活动 过 程 及 各项 决 策 的记 录 ， 整 完
作者 单位 ：中 国招标投 标协会
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地区每年采购项 目成百上千 ， 档案资料要求保存十五年 ， 这
样对代理机构档案室的压 力很大 ， 解决的办法是分散管理 、 综合利用 。即 由采购人对采 购文件全 面管 理 ，采购代理机 构择要保存 电子版 ，如需检索 必要请采 购人予以配合 ，档
案材料的衔接问题 ，应 当在委托合 同中协商 明确 。
档案资料监督检查 ， 通过对档案资料的监督检查对代理机构 进行考核； 三是鼓励 采购代理机构通对相关资料的统计 、 分 析 向政府管理部 门提交有价值的统计报告 ， 充分发挥 档案资 料的重要作用 。 如对某类产 品采购数量 、 格变化对 当地经 价 济发展的影响等报告 ，目前这方面工作比较薄弱。 目前代理机构档案管理的主要 困难是场地 困难 ，一个
妥善地保存采购文件 ， 可以为政府采购的统计分析 、 总结经
验教训 、接受监督检查 、处理纠纷等项 工作提供客观依据 。
通过对地 区采购档案的综合统计分析研究可以为地方经济发 展的决策提供有价 值的参考意见 。 ２ 政府采购文件 的档案管理是政府采购合 同争议 、纠 ．
纷和诉讼 的重要证据 。 政府采购活动的结束 ，表明采购人 已经获得了其需 要 的采购对象 ， 但采购事件和交易行为并未终结。 经常出现 的
决， 而解决问题所需要的时 间要视解决方式而异 ， 如进入司
法程序的案件 ， 审理时 间较长并具有不确定性 。 三是供应商 履约情况有待实践检验 ， 一旦出现质量问题或者未履行有关
采购文件包括采 购活动记 录 、 购预算 、 采 招标文件 、 投 标文件 、评标标 准、评估 报告 、定标 文件、合同文本 、验
３ 对政府采购文件的档案管理是采 购代理机构为提高 ． 自身综合素质 ，分析 、总结 、评价采购活动的重要依据 我们知道， 在项 目管理 中会形成 的大量文件 ， 当工作一 个阶段之后 ， 需要按 照一定的原则和方法 ， 将有保存价值的 文件要加以系统的 归集整理 ， 整理得最终结果是把单份文件