浅谈电子档案管理
作者：白秀虾
来源：《办公室业务·上》 2018年第5期
【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案，包括电子档案的移交、管理、输出等工作，
做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节，电子档案的实用价值得以实现。此文对如
何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。
【关键词】电子档案；重要性；管理
一、电子档案管理的意义
（一）促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质
量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分
类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文
信息。历史档案原件也得以保护。
（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而提高生产经营的工作效率，并能提升档案部门在企业中的
重要地位，过去简单的档案管理模式，将成为企业的信息中心。
（三）促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息，记载与反映了
全公司生产经营活动，能为利用者提供决策与参考信息，实现资源共享，减少直接面对面沟通，促进各部门之间更和谐，信息决策反馈得到提升，极大提高了我们主动性。
（四）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理者将取消控制部门的
监督等职能，加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就加强了管理水平，同时也减少了
组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好地
实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大提高了各个阶层的潜力和主动性，使知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。
二、电子档案系统的概念及特点
（一）概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案，保证电子档案的行政有效性和
法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件，它由一组软
件程序组成，共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。
（二）特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统，系统里保存的档案
是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能，在
管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与，因为没有人能比档案工作者详细了
解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求，也无法有效管理企业只能活动
的证据。
三、电子档案的特点及优越性
（一）与传统档案相比，电子档案具有如下特点。1.信息的易变性，可以方便改变信息的
位置，复制、剪切、粘贴信息，多次地撤销或恢复，也可以增加和删除文件信息，可以根据需
要得心应手地操作，可以任意更改文件信息，在文件的任何地方加上表格和图形，可以转换信
息的媒体形式。2.与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案是由
电子计算机生成和处理，以二进制数字代码记录和表示，数字信息使用0和1两种数码组合来
记录信息，每一个0和1叫做一个比特，需要记录信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，并可通过通信网络进行传输。
（二）基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性。1.电子档案工件效率高于传统
档案。电子档案管理省时省力，节约了大量时间去提高基础业务水平，传统文件是纸质文件不
依赖任何辅助设备，档案员从手工建档的繁琐乏味的工件中解脱出来。2.电子档案存储空间优
于传统档案。电子档案信息容量大，所占空间却很小，减少了档案的存储体积，避免了纸质文
件占用的存储空间。
四、电子档案管理目标
（一）保证电子档案的真实性。文件的形成与发送时间与其既定的形成者与发送者相符。
档案在形成过程中真实依靠身份认证、权限管理等技术，对长期的真实性，主要依据存储格式、全程跟踪等方法来加以保管。
（二）保证电子档案的可用性。可用性指档案可以查找、检索、呈现或理解。也就是说利
用者所需信息，档案可以以用户需求的方式输出。保证电子档案的可用性，除了维护好可读性，还应保证信息的需求，对电子档案进行深入开发、挖掘，开拓多种检索工具。
五、做好电子档案管理的措施
（一）完善电子档案管理规章制度。电子档案管理制度是旨在实现电子档案全程管理，较
为全面地涉及各方面管理要求的制度。其范围可以是一个机构、一个地区、一个国家甚至国际
性的，其内容有宏观的、原则性要求，也由比较具体的操作性规定。这类制度主要涉及到管理
程序、方法、技术等，内容一般比较具体、详细，且具有可操作性，如针对电子档案管理的工
作环节，相应地制定电子档案归档制度、长期存取制度、鉴定制度、利用制度等。这类制度的
制定和配套对于提高电子档案管理规范化程度是十分有效的。
（二）保证电子档案安全。在电子档案管理过程中，禁止电子档案的修改，保证电子档案
完整、真实、可用、可读。对电子档案设置加密操作，保证档案的安全性，企业办公自动化系
统内外设置隔离，通过路由器、防火墙等将内外网隔离开来，在档案系统进行注册登记。电子
档案也可以异地备份，以确保档案安全。
【参考文献】
[ 1]冯惠玲.电子档案管理教程[M].中国人民大学出版社,2001.
[ 2 ] 王鹏飞. 企业档案管理与创新研究[ J ] . 办公室业务,2016(5):69-70.
[ 3 ] 何丽华.现代企业档案管理的发展趋势[J] .云南档案,2008(3):45-46.
