时间管理法中的二八原则.

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請排出正確的行事優先順序
要把時間用在對的地方 !
高
高
緊急度 1 st 急
低
重要性
1
2 nd 3? 重
?
輕
低
3 ?
2?
4 th 緩
4
時間管理矩陣
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「艾森豪」法則
美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被 緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全 或儘可能的將時間與精力用在重要的事。 「艾森豪」法則的啟示：留多一點時間給 重要的事情。 ? 5% 1 45% 重要 But How ?
需要高度專注力的工作，如撰寫報告、 擬定計畫等。 相對而言不需要太多專注力的工作，像 是開會、處理文書作業、電話連繫等。
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有 效 管 理 時 間 的 四 大 關 鍵
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三、排定優先順序
可以採取 ABCDE 模式：
．A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。 ．B級工作：很重要，但有較多緩衝的時間。
淺談 八二法則 與 時間管理
广东精益管理研究院
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Agenda
沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線 又轉了一圈晴天終於出現轉變 .. 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 設定SMART的目標 附錄 – 傳奇人物王品集團的戴勝益
Andrew S. Grove（安德魯˙葛洛夫）為「Intel」主要創始人
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如何提高 Email 的處理效率
一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽 一遍，然後做分類的動作。 (或設定自動分類) 除了真正急件以外，集中時段回信。 養成習慣，一天只在三個時段看 Email, 例如 :
時段 08:30 13:00 17:20 21:45 信箱 公事 回信 V X V V
你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有 人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有
空的時間再來。
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你 的 時 間 管 理 出 了 什 麼 問 題 ？
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二、做事沒有方法
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做 事，但事實上，這並不是最有效率的方法。 完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否 找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了， 先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有 效率的完成事情？ 儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來 像做完 80% 一般。
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你 的 時 間 管 理 出 了 什 麼 問 題 ？
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三、過度溝通而沒有想法
如果真要開會，要避免毫無結果的討論。 當我們遇到問題時，第一個想到的是找人 開會，希望多一點人一起商量討論。但是 「會議的核心目的在於做出決策，而非討 論。」 主管應該事先分析問題的可能原因、可 能的解決方法，然後在會議上提出來讓 大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這 樣可以讓你原先的思考更為完整，而且 可以當下做出決策，開完會後所有就能 立即開始工作。
國家80% 的人口被20%的人統治 。 80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。
企業80%的利潤來自20%的客戶! (其它 80%客戶是澳門來的)
80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,…) 通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。
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80/20原理用在生活 示意圖
20% 成效
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四、留點時間給自己
記住! 你無法做一切的事情， 要學習何時該說不。 主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管 工作很重要的一部份就是策略的規劃，像是團 隊未來的發展或是新市場的開發等。
儘管工作再忙，都應該留給自己 一點時間，在不受打擾的狀況下， 專心的思考一些問題。
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預留 Buffer (緩衝區)
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我沒有時間?
沒有時間只是藉口， 沒有『意願』才是『失敗』的主因 !
其實只要20%的時間就可以完成80%的事情 成功與否不是能力問題，而在『意願』是否堅定 「時間可以造就人格， 可以成就事業，也可以儲積功德」 -- 證嚴法師
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為何需要時間管理?
為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的
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你 的 時 間 管 理 出 了 什 麼 問 題 ？
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一、無法管理外在的要求
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時 得放下手邊的工作去做別的事情。
缺乏說 “不” 的勇氣。
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共 同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很 大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主 管工作的一部份。
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如何處理情緒低潮
每天至少完成一件事情。


完成事情的定義 : 完整的 + 相關的 + 善後的 + 記錄的文件 通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情
不要因為花了時間去度假而覺得內疚，度假使你 心情愉快所以會讓你更能有效的工作。 莫非定律(Murphy 's Law)

If anything can go wrong, it will. 會出錯的事終歸要出錯 不要杞人憂天 !
不緊急的事
計畫之研擬 公關之促進 技能之提升 問題之調查 誤會之澄清 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 個人嗜好的沈迷 無關緊要的信件
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時間管理不是什麼?
時間本身不是問題，因為每個人每天所 擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間， 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間。
註: 戴勝益為三勝製帽(扁帽工廠)老闆戴勝通的弟弟
將性質類似的工作集中在同一時段完成。

每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低 潮時。
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記住-- 拖延必須付出代價
一直不去看牙醫 --- 牙疼會愈來愈厲害， 甚至需拔牙或做根管治療。 延誤機械修理 --- 故障後花費更大。 遲遲運動計畫 --- 容易縮短生命。 延遲答覆詢問 --- 將失掉顧問。 拖延開發新產品 --- 將被對手超越。 延誤重要的事情 --- 將喪失豐富的人生。
1
1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”
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各類輕重緩急事情範例
緊急的事
設備故障或生產停擺 員工產生肢體衝突 重要的事 有期限的任務 突然停電 顧客抱怨 有些會議之出列席 有些不速之客到訪 不重要的事 有些臨時的邀約 有些無謂的請託 有些無聊的電話
．C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。
．委派（Delegate）緊急但不重要工作： 將緊急但不重要的工作分派給適當的人執行。 ．刪除（Eliminate）沒有時間做的工作： 如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。
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有 效 管 理 時 間 的 四 大 關 鍵
並不是每件事情都那麼的急。 如果我們每件事情都要即時地處理掉， 相信我們會變得神經兮兮的。 所以應該要有一個地方，緩衝區，讓我 們放一些比較不必馬上處理掉的事情， 但是時間到時又要能提醒我們。
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學會拒絕
拒絕要求四部曲

傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要 求。 鼓勵部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時支 持部屬拒絕不合理的要求。 提醒他你目前處理中的工作，並請他協助決定新工作 的優先次序。
說的容易 ..
降低右表中 不重要 3和4的時間!
? 35%
緊急
錯誤的時間分配
15%
不緊急
10
4
正確的行事優先順序與時間分配
留多一點時間給重要的事情
緊急的事 1 st 急 35%
不緊急的事 2 nd 重 50%
重要的事
不重要的事
3 rd 輕 12%
時間管理矩陣
4 th 緩 3%
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主管明智的時間配置
拒絕部屬

拒絕老闆

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如果沒有 E-Mail 該有多閒
1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看廣告信? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? 葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎 碎的片段? 其實你應該集中處理它!
二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。 時間管理最重要的功能是透過事先的規劃， 做為一種提醒與指引。
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什 麼 「八二」法則 -- by 社會學家柏雷多 (Pareto; 巴烈圖) 是 八 80% vs. 20% (or 90% vs. 10%) 二 義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二 法 法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20% 則？ 的人口所擁有 !
當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變 (change)…但是要用對 “新的思考方 式” 。
正確分配時間 i.e., 時間管理
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什 麼 是 時 一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效 間 的運用時間。 管 時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外， 理？ 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。
出建議並採取雙方都同意的做法或是主動 採取行動並向上報告。
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有 效 管 理 時 間 的 四 大 關 鍵
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二、釐清不同性質的工作
根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發 現，人的大腦在持續不間斷處理一件事情時，才能發揮 最佳功能。
因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同 一時段完成。你可以將工作分成兩大部份：
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時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績 效，更富效能。



把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing!
時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。
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備註 急件才回
公事
公事 私人
今日三件事
今天 必須做的事
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時間管理 就是 要有好的規劃。
設定SMART的目標
目標設定要 SMART

Specific 要明確 Measurable 要可量測 Attainable / Achievable 要可達成 Realistic / Relevant 要務實 / 要切題 Time bound 要有時限
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Summary
開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細 思考你要做些什麼，就能節省四小時的 時間浪費。 時間管理是一種工作習慣的養成，它就是生 活的一部份，而非是額外的工作。當你有了 良好的工作習慣，對你自己、對周遭的人都 是好事一樁。
先做不想做但必須做的事。
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好心情才有好效率
王品集團老闆戴勝益月休15天，理由是不讓 忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分 配工作與休閒時間，「如果把自己弄得很忙， 就無法思考公司的未來和大方向」。 己經遍覽全球八十多個國家的戴勝益說， 他不但增加自己的國際觀，也強制主管必須 休假，「因為忙碌疲備，會降低服務品質」。
Acronym 頭字語
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養成良好的工作習慣
行動才是企劃的開始。 用兵貴在速戰速決，時機稍縱即逝。 可以早上做完的事，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。 養成做備忘錄與思考的習慣。

開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做 些什麼，就能節省四小時的時間浪費。
需要高度專注力的 vs.不需要太多專注力的
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有效管理時間的四大關鍵
從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己
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有 1/4 效 管 一、從自我可掌控的部份開始 理 時 主管在進行時間管理時，可以從自己 間 可能掌握的部份開始，包括與下屬的 的 互動時間、和完全屬於自己的時間。 四 大 關 最直接的方法，就是有效管理與屬下之間 鍵 互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提
瑣碎的 多數事物
80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
80% 成效
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我是學生, 八二法則干我屁事
前面的80分通常只要花20%的努力

努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分 儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做 完 80% 一般。
程式(習題)20%的時間可以完成80%
பைடு நூலகம்
每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣) 剩下的時間優先分配於有興趣的或效用大的 !